Low-Code: Legal Tech-Werkzeuge für Jedermann?

Von Anna Slaninkova, Jennifer Hülskötter Jan Baksa-Lesjak

Legal Tech ist seit einigen Jahren ein präsentes Thema und viele Kanzleien arbeiten bereits weitgehend digital. Für Kanzleien, die sich aktuell erst mit der Digitalisierung beschäftigen, gibt es aber einen mit einem Spätanfang verbundenen Vorteil: Der Markt bietet mittlerweile erprobte Lösungen, mit denen man nicht nur das Backoffice digitalisieren kann, sondern relativ schnell, unkompliziert und ohne Programmiererkenntnisse digitale Workflows in der Kanzlei implementieren kann – im Gegensatz zu den Legal-Tech Pionieren, die diese Möglichkeiten noch nicht hatten und oft auf kostspielige Eigenentwicklungen angewiesen waren.

Womit kann ein Legal Tech-Einsteiger anfangen?

Workflow-Automatisierungstools bieten die Möglichkeit, ganze Sequenzen von Arbeitsschritten, die sonst analog oder ineffizient in der Kanzlei stattfinden, zu automatisieren. Dabei ist es möglich, mit einfachen standardisierbaren Workflows anzufangen und nach und nach komplexere Workflows zu etablieren, die immer mehr Situationen im Kanzleialltag abdecken.

Es sind sogenannte Low-Code-Plattformen, die die Erstellung solcher Abläufe ohne Programmiererkenntnisse ermöglichen und so im Vergleich zu individueller Softwareentwicklung zeit- und kosteneffizient sind. Das bedeutet, dass Tools schneller und effektiver erstellt werden können. Dazu können auch mehrere Versionen und Varianten entstehen, um herauszufinden, was am besten funktioniert und wie man einen Mehrwert generieren kann.

Solche Plattformen erlauben es, das prozessuale Know-how einer Kanzlei in eine Software zu übertragen und den Service schneller und effektiver an mehr Rechtssuchende zu liefern.

Entwicklung eines Online-Kontaktformulars mit ersten Angaben zum Sachverhalt

Laufkundschaft, die sich zufällig in die Kanzleiräume verirrt, gibt es heutzutage selten. Amazon und anderen Online-Shoppingplattformen sei Dank, sucht ein immer höherer Anteil an potenziellen Mandanten und Mandantinnen nach einer Lösung für ihre rechtlichen Belange online.

Um hier den „Zuschlag“ zu bekommen, gibt es klar umrissene Faktoren. Die passenden Schlagwörter auf der Website in Kombination mit einer oder mehr geradlinig gestalteten Landingpages, die den Fokus der Kanzlei möglichst zielgerichtet einem potenziellen Mandanten näherbringen. Daneben Google AdWords, um die Sichtbarkeit im Internet zu erhöhen. Befindet sich ein potenzieller Mandant auf der Landingpage, hilft ein passend gestaltetes Kontaktformular, das den ersten Kontakt zu der Kanzlei unkompliziert möglich macht und dem Anwalt oder der Anwältin die ersten wichtigen Daten zur Vorstellung des Falls liefert - und einen guten Ausgangspunkt für das Mandat gibt. Ein Must-have für jede moderne Kanzlei. Das Wichtigste: eine klare, zielgerichtete und moderne Onlinepräsenz, die die Anfrage bzw. den „Kauf“ eines Rechtsproduktes so einfach wie möglich macht.

Mit zunehmender Verbreitung von Smartphones, digitalem Shopping und insbesondere schnelleren Entscheidungen zum Kauf wird auch die Entscheidung, welche Kanzlei ich mein individuelles Rechtsproblem bearbeiten lassen will, durch die Verfügbarkeit digitaler Services beeinflusst. Wenn ich als Mensch nicht überzeugt bin, dass die Kanzlei professionell und effektiv arbeitet, werde ich wahrscheinlich schnell online eine andere Kanzlei bzw. ein Online-Rechtsportal mit guten Bewertungen finden und dort meinen Fall bearbeiten lassen.

Stellen wir uns vor, wie ein imaginärer Rechtsanwalt Max Müller, der gerne Ordnungswidrigkeiten im Straßenverkehr bearbeitet, im Legal Tech-Bereich aber noch nicht besonders versiert ist, ein Kontaktformular und Workflow-Automatisierung mit der Low-Code-Plattform ShakeSpeare® Software einsetzen könnte und welche Vorteile diese Form der Prozessautomatisierung bieten würde.

Die wichtigste Frage: Warum will er das überhaupt machen? Seine Kanzlei sitzt in München und er merkt, dass der Konkurrenzdruck stetig steigt, denn seine Kollegen und Kolleginnen bleiben auch nicht stehen. Insbesondere größere mittelständische Kanzleien, mit größerem finanziellem Rahmen, haben in den letzten Jahren viel investiert und bieten einen erstklassigen Mandantenservice. Er selbst hat viel Zeit in seine Spezialisierung auf Verkehrsrecht und Ordnungswidrigkeiten investiert, hat zwei Mitarbeiter:innen im Sekretariat und ist froh letztes Jahr – trotz Pandemie – eine  Auszubildende gefunden zu haben. Er merkt, dass abends auf dem Anrufbeantworter viele Anfragen von Mandanten und Mandantinnen landen, die bezüglich einer Erstberatung anfragen. Dies nachzuarbeiten, erfordert insbesondere seine Zeit, aber auch die der Mitarbeitenden und stören den Tagesablauf. Ein Callcenter wäre eine Möglichkeit – oder weitere Mitarbeitende für die Abendstunden einstellen. Das ist aber zu teuer.

Aus diesem Grund hat Herr Müller sich entschieden, sich auf neue, moderne Wege der Mandantenannahme und Akquise zu konzentrieren. Die Firma ShakeSpeare® Software bietet zusammen mit der Kanzleisoftware advoware eine Schnittstelle an, die es erlaubt, Mandantendaten auf der Homepage über ein Kontaktformular zu „sammeln“ und über ein Webportal zu entscheiden, ob ein Mandat oder eine Mandantin angenommen werden soll oder nicht. Das Beste: Die Akte kann direkt mit den ersten Dokumenten in advoware angelegt werden. Das spart in der Kanzlei pro Mandat etwa 30 - 45 Minuten und reduziert den Aufwand für die Evaluation, ob sich ein Mandat lohnt oder nicht. Herr Müller bestimmt selbst, welche Daten er von dem potenziellen Mandanten bzw. der Mandantin haben will. Außer Kontaktdaten können das etwa erste Angaben und Dokumente zum Fall sein. Für OWi-Fälle hat ein Mandant etwa die Möglichkeit, einen Bußgeldbescheid und die dazugehörigen wichtigen Daten direkt hochzuladen. Für die jeweiligen Rechtsgebiete gibt es hier standardisierte, ausgearbeitete Workflows. Generell können die Workflows auf jede weitere standardisierbare Rechtsdienstleistung zugeschnitten werden.

Mittels eines Webformulars auf seiner Kanzlei-Website melden sich bei ihm neue Mandanten und Mandantinnen, die die Kanzlei online gefunden haben, aber auch solche, die ihn auf einem anderen Wege kontaktiert haben, die er aber gebeten hat, ihre Angaben ihm via Formular zukommen zu lassen. Nach dem Login in seinen Benutzerbereich sieht Herr Müller alle neuen Anfragen, die er jetzt prüfen und genehmigen kann.

Der Übergang zum Legal Tech-Profi ist fließend

Da Herr Müller mit seinem Kontaktformular sehr gute Erfolge verzeichnen konnte, möchte er den Workflow erweitern und mehr Schritte einbeziehen, beispielsweise dass die Mandantschaft eine Vollmacht bereits online unterzeichnen kann. Nach dem Einstellen bekommt er gleich eine neue Anfrage von Frau Erika Schnell. Der ganze Ablauf sieht jetzt so aus: