Für Anwältinnen und Anwälte ist eine effiziente Mandantenkommunikation ein zentraler Baustein für den Erfolg ihrer Kanzlei: Neben einer höheren Mandantenzufriedenheit sorgt eine durchdachte Mandantenkommunikation auch für schlankere Kanzleiprozesse. Im digitalen Zeitalter eröffnen sich neue, innovative Wege, um den Austausch zwischen Kanzlei und Mandantschaft effizienter, sicherer und kundenorientierter zu gestalten: Von der Cloud-Plattform über Apps bis hin zum KI-Chatbot.
Gleichzeitig ist es aber auch eine berufsrechtliche Verpflichtung der Anwaltschaft, die sensiblen Daten ihrer Mandanten und Mandantinnen zu schützen. Denn die üblichen Kommunikationskanäle wie Fax und E-Mail bieten nicht immer den gewünschten Schutz für vertrauliche Informationen. Daher werden immer mehr Alternativen für die Kommunikation mit Mandanten und Mandantinnen entwickelt, die eine höhere Datensicherheit gewährleisten. Eine Auswahl innovativer Tools, die gleichzeitig die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen, finden Sie hier.
vOffice
Die für Anwält:innen kostenlose Software vOffice ist DSGVO-konform, browserbasiert und ermöglicht verschlüsselte Videokommunikation mit Mandant:innen. Mit wenigen Klicks laden Sie Mandant:innen zu einem vOffice-Gespräch ein. Diese können dann im individuellen Warteraum empfangen werden. Mit vOffice Pay ist zudem eine Bezahlfunktion, z. B für Beratungsgespräche mit Mandant:innen, integriert.
5FSoftware
5FSoftware ist eine virtuelle Kommunikationsplattform speziell für Kanzleien. Das in Deutschland gehostete System ermöglicht es, untereinander, mit Mandant:innen und Dritten komfortabel und sicher zu kommunizieren und gemeinsame Arbeitsprozesse systematisch abzuarbeiten. Dabei werden Nachrichten ausgetauscht sowie Dokumente verwaltet und digital unterschrieben. Eine intelligente Aufgabenverwaltung ermöglicht es, stets den aktuellen Überblick über den Stand der Dinge zu behalten und die Effizienz zu erhöhen.
Advobot®
Der Chatbot ADVOBOT, sowie die damit verbundenen Features, werden an das Rechtsgebiet und die individuellen Bedürfnisse der Kanzlei angepasst. Möglich sind z. B. die Zusendung kurzer Infos zu rechtlichen Standardfragen (ähnlich FAQs) oder die erste Sondierung des rechtlichen Problems. Speziell neuen, potenziellen Mandant:innen beantwortet ADVOBOT erste Fragen und bindet die Interessent:innen direkt an die Kanzlei. Durch die Vorsortierung der aufgenommenen Daten wird die Arbeit der Anwält:innen zeitsparend unterstützt.
AdvoNext
AdvoNext ist eine individuellen Kanzlei-App für Android und iOS im eigenen Kanzleidesign. Die App bietet eine DSGVO-konforme, sichere und zeitgemäße Kommunikation mit Mandant:innen: Verschlüsselter Dateiaustausch, Terminvereinbarungen, Bewertungseinladungen, Push-Benachrichtigungen und mehr. Weiterhin enthält AdvoNext ein umfangreiches Verwaltungsprogramm für Mac und Windows, inklusive Akten- und Mitarbeiterverwaltung. Selbstverständlich werden alle Mandanteninformationen vollständig verschlüsselt.
FlexiLead
FlexiLead automatisiert den Prozess der Mandatsaufnahme und ermöglicht die automatisierte Anforderung und strukturierte Verarbeitung von allen notwendigen Daten und Unterlagen. Dokumente werden automatisiert erstellt und können digital unterzeichnet werden. Sind alle Daten und Unterlagen eingeholt, können diese in die Kanzleisoftware importiert werden. Eine Controllingfunktion macht die Mandatsakquise transparent und planbar.
Goyaa
Goyaa ist ein Digitalisierungs-Toolkit, das Kanzleien und Rechtsabteilungen darin unterstützt, das Potential digitaler juristischer Services voll auszuschöpfen. Die Software ist eine All-in-One-Lösung, um digitale Services ohne Programmierkenntnisse zu erstellen, in Betrieb zu nehmen und zu orchestrieren. Goyaa stärkt die Mandantenbindung durch ansprechende Benutzeroberflächen und Serviceoptionen wie Abo-Modelle. Mit dem „Digital Associate“ werden wiederkehrende juristische Tätigkeiten digitalisiert und effiziente Arbeitsabläufe ermöglicht.
GoToConnect
GoToConnect ist eine sichere und einfach zu implementierende VoIP-Lösung für Anwaltskanzleien. Über eine einzige Plattform können alle Unterhaltungen mit Mandant:innen abgehalten werden, ortsunabhängig und auf jedem Gerät. Dabei kann zwischen Anrufen, HD-Videokonferenzen und Nachrichten gewechselt werden.
H&P Video
Mit H&P Video überträgt die Kanzlei Prof. Dr. Holzhauser & Partner die Logik von Online-Shops auf die Rechtsberatung. Mit der Komplettlösung für sichere Sofort-Rechtsberatung per Video können Anwält:innen ihre Website-Besucher:innen und Social Media-Follower mit nur wenigen Klicks in sofort zahlende Mandant:innen verwandeln. Mit eigenem Kanzleilogo und Kanzleifarben fügt sich der H&P-Baukasten für die Online-Rechtsberatung auf der Website nahtlos in die Digitalisierungsstrategie von Kanzleien ein.
IURIO
IURIO ermöglicht es, Aufgaben gemeinsam zu koordinieren, Dokumente zeitgleich zu bearbeiten und einen verschlüsselten Datenraum herzustellen. Damit können Dokumente auch mit Mandant:innen verschlüsselt ausgetauscht werden. Mit einem Klick kann der Status des Mandats eingesehen werden und der unnötige Versand von E-Mails wird reduziert. Darüber hinaus können Dokumente gemeinsam online verhandelt und einzelne Absätze angenommen oder abgelehnt werden.
JUPUS
Mit JUPUS automatisieren Kanzleien die An- und Aufnahme neuer Mandant:innen vom ersten Kontakt bis zur vollständigen Akte. Dazu erkennt JUPUS selbstständig das Rechtsproblem der Mandant:innen und übernimmt die wiederkehrenden problemspezifischen Aufgaben. So werden etwa von neuen Mandant:innen die für das jeweilige Problem relevanten Informationen eingesammelt. Außerdem wird das Generieren, Versenden und Einholen von Dokumenten übernommen. So liegen noch vor dem Erstgespräch die wichtigen Unterlagen vor.
Justin Legal
Die Online-Mandatsaufnahme von Justin Legal sammelt präzise Fallinformationen von Mandant:innen und bereitet diese samt generierter Anwaltsschreiben für die Kanzlei auf. Dank Importfunktion in die Kanzleisoftware RA-MICRO entlastet das Formular von Justin Legal Kanzleimitarbeitende um bis zu 1,5 Stunden pro Mandat und verbessert den Service gegenüber den Mandant:innen.
LEGALEOS
LEGALEOS ist ein Tool für die digitale Kanzlei oder Rechtsabteilung für die Zusammenarbeit im Team, mit Mandant:innen und externen Partnern. Das Tool dient als Ergänzung zur Kanzleisoftware. Über Schnittstellen können Daten mit bestehenden Systemen ausgetauscht und ohne Medienbrüche digital und papierlos übermittelt werden.
MavoRA
MavoRA ist ein Portal zur vertraulichen Kommunikation mit Mandant:innen. Ohne Softwareinstallation können Akten hier online verwaltet sowie Nachrichten und Dokumente ausgetauscht werden. Sämtliche Daten sind dabei Ende-zu-Ende-verschlüsselt; im Gegensatz zur E-Mail ist so ein Zugriff durch Dritte ausgeschlossen.
Silberfluss
Silberfluss unterstützt Kanzleien bei der effizienten Bearbeitung von Mandaten. Das Tool unterstützt über die komplette Bandbreite der Mandatsabwicklung, angefangen bei der Daten- und Sachverhaltserfassung, Aktenanalage, Erstellung von Schriftsätzen und Dokumenten bis zur Mandantenkommunikation. Genutzt wird das Tool bereits im Verkehrs-, Insolvenz-, Medizin-, Kapitalmarkt-, Reise-, und Familienrecht.
WebAkte
Von der digitalen Aktenverwaltung bis hin zum unkomplizierten Datenaustausch zwischen Kanzlei und Mandantschaft: Mit der WebAkte sind Aktenschränke und Papierstapel Vergangenheit. Die Benutzeroberfläche der WebAkte ist leicht verständlich und lässt sich ohne lange Einarbeitung bedienen. Anwält:innen können in der Cloud online Akten anlegen und einsehen, während die Mandant:innen von Zuhause die benötigten Daten übermitteln. Es muss kein Programm heruntergeladen oder eine zusätzliche Kanzleisoftware installiert werden.
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