Roboter in der Kanzlei – repetitive Tätigkeiten automatisieren

Von Joachim Grouven, Alexander Scheel Simon Schirmbeck

Komplexe Sachverhalte durchdringen und im direkten Kontakt mit Mandant:innen verschiedene Interessen ausgleichen – das macht die Spannung des Anwaltsberufs aus. Gleichzeitig und weniger spektakulär muss die tägliche Arbeit in der Kanzlei erledigt werden: Korrespondenz sichten, Schriftverkehr analysieren, Termine und Fristen anlegen und verfolgen, Informationen an die verfahrensbetreuende Kollegin weiterleiten und vieles mehr.

Viele dieser Aufgaben sind wiederkehrende Routinetätigkeiten. Gerade diese Aufgaben müssen sorgfältig und gewissenhaft erledigt werden, gleichzeitig sind sie oftmals monoton und für den Menschen eher langweilig. Schnell schleichen sich Flüchtigkeitsfehler ein, was zu unangenehmen Konsequenzen wie verpassten Änderungen von Gerichtsterminen oder Zahlendrehern im Streitwert führen kann. Auch für die Motivation aller Mitarbeitenden sind Routineaufgaben wenig zuträglich: Der Mensch will Entscheidungen treffen und Probleme lösen und nicht Aufgaben immer und immer wiederholen.

Für die Bearbeitung von Routineaufgaben gibt es neue und innovative Lösungen. Eine dieser Lösungen ist Robotic Process Automation (RPA). Nachfolgend werden wir die Einsatzmöglichkeiten von Software-Robotern in der anwaltlichen Arbeit beleuchten.

Was ist Robotic Process Automation?

Software-Roboter sind die „Eierlegenden Wollmilchsäue“ unter den Softwareanwendungen: Sie sind digitale Mitarbeitende und bedienen die Softwarelösungen, die bereits in Ihrer Kanzlei eingesetzt werden. Dabei nutzt RPA einerseits wie wir Menschen Tastatur und Maus zur Dateneingabe, liest Informationen aus Dokumenten und vom Bildschirm ab und kann zusätzlich auf technische Schnittstellen zwischen Softwaresystemen zugreifen.

RPA ist damit eine spezielle Art von Software, die Menschen repetitive und regelbasierte Aufgaben abnimmt. Ein Software-Roboter extrahiert Daten aus Dokumenten und Websites, sodass beispielsweise die Angaben aus einer umfassenden Klageschrift nicht mühsam von Hand zusammengetragen werden müssen. Empfehlenswert ist, auch im Sinne der Sorgfaltspflicht, eine anschließende Überprüfung und ggf. Korrektur durch den Menschen. Auch hier hilft der Roboter, indem er alle gesammelten Informationen übersichtlich und klar strukturiert anzeigt. Wenn das „Ok“ vom Menschen kommt, übernimmt der Roboter wieder und füllt Datenbanken, versendet E-Mails, legt Termine und Fristen in Outlook oder im Kanzleisystem an usw.

Was bringt Robotic Process Automation?

Der Nutzen von Software-Robotern lässt sich wie folgt zusammenfassen:

1. Steigerung der Qualität
2. Steigerung der Produktivität
3. Reduzierung der Kosten

Qualität: Roboter können bereits bestehende, kanzleiindividuelle Arbeitsschritte ohne weitreichende Anpassungen übernehmen und automatisieren sowohl komplexe Arbeitsabläufe als auch einzelne Arbeitsschritte. Sie bilden damit Brücken zwischen Prozessen oder Software-Systemen, die bislang nur durch menschliche Arbeit wie „Copy und Paste“ überwunden werden konnten. Diese hohe Flexibilität erlaubt eine optimale Anpassung an die Rahmenbedingungen und Arbeitsabläufe der Kanzlei.

Produktivität: Auch in der Rechtsbranche ist der Fachkräftemangel angekommen. Der Markt für Fachkräfte im Rechtsanwalts- und Notariatsfach in Deutschland ist angespannt und viele Kanzleien haben größte Probleme, ihre offenen Stellen zu besetzen. Dann können neue Mandate nicht angenommen werden, was wiederum Wachstum, Ertragschancen und Innovationsfähigkeit der Kanzleien hemmt. Roboter können hier wirksame Abhilfe schaffen. Indem sie die zeitintensiven Routinetätigkeiten der Sekretariate und Fachanwältinnen und Fachanwälte übernehmen, schaffen sie verfügbare Kapazitäten. Oder sie nehmen fachfremde Kräfte an die Hand und leiten Sie durch verschiedene Arbeitsschritte, was zu einer schnelleren Einarbeitung und besseren Arbeitsergebnissen führt.

Kosten: Die Automatisierung von Routinearbeitsschritten durch Roboter ermöglicht die Senkung der Prozesskosten um bis zu 90 Prozent. Wenn zusätzlich die Mandatsarbeit einen transaktionalen Charakter hat und die Vergütung der Arbeit zumindest teilweise nach Pauschalen erfolgt, wird es doppelt interessant. Dann gilt: Jede eingesparte Minute optimiert die Rendite pro Fall und trägt somit zum wirtschaftlichen Erfolg der Kanzlei bei. Die Kostenersparnisse bei der Mandatsbearbeitung sind zudem eine wirksame Reaktion auf die immer höhere Preissensibilität der Mandantschaft und stärken die Wettbewerbsfähigkeit der Kanzlei.

Konkretes Beispiel: Roboter im beA-Einsatz

Die Nutzung des beA ist für die Korrespondenz mit Gerichten seit Anfang 2022 für Kanzleien verpflichtend. Ende 2022 kommt die passive Nutzungspflicht des „Gesellschaftspostfachs“ (vorher „Kanzleipostfach“) hinzu. In der Praxis ergeben sich in der Arbeit mit dem beA folgende Herausforderungen:

Die beA-Nachricht ist an den falschen Empfänger adressiert und muss weitergeleitet werden.

Ein Roboter kann mit dieser Herausforderung leicht umgehen. Der Roboter erkennt unter Prüfung von Aktenzeichen, Gericht oder anderen Merkmalen, wer der korrekte Verfahrensbetreuer des Posteingangs ist und leitet die Nachricht entsprechend weiter. Gleichzeitig erhält der ursprüngliche Adressat eine automatische Benachrichtigung, dass eine Weiterleitung erfolgt ist.

Die beA-Nachricht enthält eine wichtige Termin- oder Ortsänderung und erreicht den korrekten Empfänger nicht rechtzeitig.

Auch wenn eine Nachricht an den richtigen Empfänger adressiert ist, kann es sein, dass diese eine hohe Zeitkritikalität hat (beispielsweise kurzfristige Terminänderungen). Ein Roboter kann Nachrichten auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten, also rund um die Uhr, abrufen und bearbeiten. Somit stellen Roboter sicher, dass die aus zeitkritischen Posteingängen resultierenden Arbeitsschritte oder Meldeketten unmittelbar beauftragt und eingehalten werden.

Die Posteingänge müssen aufbereitet und archiviert werden.

Bevor die eingegangenen Korrespondenzen in die elektronische Akte der Kanzlei überführt werden können, müssen sie in aller Regel aufbereitet werden. Die (PDF)-Dateien müssen hierfür umbenannt und in vielen Fällen zusammengeführt oder aufgeteilt werden. Diese Arbeit ist sehr zeitintensiv. Der Roboter kann die Arbeitsschritte auf das Minimum reduzieren. Der Anwender legt die gewünschte Dokumentenstruktur fest, das abschließende Umbenennen, Aufteilen und Verschieben der Dokumente übernimmt wieder der Roboter. Am Ende legt dieser die Dokumente automatisch in den gewünschten Zielsystemen (beispielsweise iManage oder HighQ) ab und informiert den Anwender über die erfolgreiche Anlage der Dokumente in der elektronischen Akte.

Kurz gesagt: Roboter übernehmen mit der automatischen Bearbeitung von beA-Korrespondenzen die für den Menschen zeit- und nervenaufreibende Routinearbeit und reduzieren sowohl die Bearbeitungszeit als auch das Risiko von Terminversäumnissen.

Best Practice: Roboter in der Kanzlei einsetzen

Der Einsatz von Robotic Process Automation in der Kanzlei kann folgendermaßen vorbereitet werden:

Schritt 1: Prozesse identifizieren

Erstellen Sie gemeinsam mit Ihren Kolleg:innen und Mitarbeitenden eine Liste mit Routineaufgaben und schätzen Sie ab, wieviel Zeit Sie pro Aufgabe und wieviel Zeit sie insgesamt für diese Aufgabe, zum Beispiel im Laufe eines Monats, benötigen. Sortieren Sie diese Liste so, dass die Aufgaben mit dem höchsten Gesamtaufwand an erster Stelle stehen. Bewerten sie dann, bis zu welchem Grad die einzelnen Aufgaben regelbasiert sind („immer wenn …, dann immer …“). Die Bearbeitung und Verteilung von Korrespondenz oder die wiederholte Eingabe ähnlicher Daten in Softwaresysteme eignen sich besonders gut.

Schritt 2: Pilotprojekt vorbereiten

Benennen Sie eine Projektleitung, die ihre Abläufe gut kennt und die idealerweise technikaffin ist. IT-Kenntnisse sind hilfreich, aber nicht zwingende Voraussetzung. Binden Sie außerdem wichtige Entscheider:innen ein, um sicherzustellen, dass das Thema die nötige Aufmerksamkeit in der Kanzlei bekommt und dass Entscheidungen schnell getroffen werden können. Parallel suchen Sie einen geeigneten Umsetzungspartner. Es ist empfehlenswert, hier neben den eigenen IT-Spezialist:innen einen Automatisierungspartner einzubinden, der bereits erfolgreich Automatisierungsprojekte für Anwaltskanzleien bzw. Notariate umgesetzt hat.

Schritt 3: Pilotprojekt umsetzen

Sind die Anforderungen einmal definiert, kann die Umsetzung beginnen. Ihr Automatisierungspartner wird Ihnen in kurzer Zeit einen funktionsfähigen Roboter-Prototypen vorstellen können. Testen Sie den Roboter gemeinsam mit Ihrem Team und verbessern Sie ihn so lange, bis er die definierten Anforderungen erfüllt. Dieser Arbeitsschritt ist häufig schon nach zwei bis drei Wochen abgeschlossen.

Schritt 4: Roboter einsetzen

Lassen Sie Ihren neuen „digitalen Mitarbeitenden“ arbeiten und überzeugen Sie sich in den ersten Wochen von den Arbeitsergebnissen. So gewinnen Sie und Ihre Kollegeninnen und Kollegen Vertrauen in die Qualität und Zuverlässigkeit des Roboters und können eventuell verdeckte Fehler oder übersehene Ausnahmen und Sonderkonstellationen eliminieren.

Schritt 5: Lernen und skalieren

Führen Sie mit allen Teammitgliedern und Beteiligten zum Abschluss des Pilotprojektes einen Review-Workshop durch und besprechen Sie, was gut gelaufen ist und wo es noch Potenziale gibt. Mit dem gewonnenen Wissen werden Sie weitere Automatisierungsprojekte immer besser und professioneller abwickeln können.

Auf den Punkt

Beginnen Sie die Automatisierung ihrer Kanzlei mit kleinen und wirkungsvollen Automatisierungen und setzen Sie dort an, wo Menschen schnell eine große Entlastung erleben. So setzen Sie mit schnellen Erfolgen einen sichtbaren Gegenpol zu langlaufenden Transformationsprojekten, indem Sie mit überschaubarem Aufwand einen greifbaren Nutzen für alle Beteiligten und das Management erzielen.

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