Fünf Kanzleiprozesse, die Sie mit Legal Tech optimieren sollten

Von Anna Balmes

In Zeiten, in denen die künstliche Intelligenz ChatGPT in aller Munde ist, taucht auch das Thema Legal Tech vermehrt in LinkedIn-Beiträgen und persönlichen Gesprächen zwischen Jurist:innen auf. Manch Eine(r) schwört schon seit Langem auf technische Lösungen und hat die eigene Kanzlei bereits von vorne bis hinten durchautomatisiert – andere Anwält:innen stehen vielleicht noch ganz am Anfang ihrer digitalen Reise und es bilden sich allein bei dem Begriff „Tech“ die ersten Schweißperlen auf der Stirn. Dabei kann Legal Tech auch und gerade für kleine und mittelständische Kanzleien eine Chance und Bereicherung darstellen – vorausgesetzt, die entsprechenden Tools werden an den geeigneten Stellen eingesetzt.

Aber ganz von vorne: Was ist überhaupt Legal Tech?

Eines vorab – eine offizielle Definition des Begriffs Legal Techs, die sich gerade Jurist:innen oftmals wünschen, gibt es nicht. Je nachdem, wen man fragt, können unter Legal Tech beispielsweise die schlichte Verwendung von Kanzleisoftware, das gesamte Gebiet der Rechtsinformatik oder die am Markt (und im Rechtsdienstleistungsgesetz) mittlerweile etablierten Online-Dienstleister mit Inkassolizenz verstanden werden. Da eine Beleuchtung all dieser Ausprägungen den Rahmen dieses Beitrags sprengen würde, soll der Begriff hier wie folgt definiert werden: Bei Legal Tech handelt es sich um die Verwendung von Technologie im Rechtsbereich, um Prozesse zu optimieren.

Digitalisierung nicht um der Digitalisierung willen

Im letzten Halbsatz liegt das Zauberwort: Prozessoptimierung und -vereinfachung sollte stets das erklärte Ziel des Einsatzes von Legal Tech sein. Dennoch ist oftmals zu beobachten, dass Kanzleien voreilig teure Tools einkaufen, um „auf der Welle mitzuschwimmen“ zu können – die Software dann jedoch, z. B. von den angestellten Anwält:innen, überhaupt nicht genutzt wird. Es ist daher essenziell, sich vor dem Erwerb technischer Lösungen genau vor Augen zu führen, welches Problem diese eigentlich lösen sollen – und ob sie nutzerfreundlich genug gestaltet sind, um dieses Ziel auch zu erreichen. Denn wie formulierte bereits 2015 der damalige Telefónica Deutschland-Chef Thorsten Dirks etwas drastisch, aber treffend: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“ Und das kann nun wirklich nicht der Sinn der Sache sein.

Warum ist Legal Tech gerade für kleine und mittelständische Kanzleien sinnvoll?

Richtig genutzt kann Legal Tech den Einstieg ins moderne, digitale Arbeiten gerade in kleineren Kanzleien indes erheblich erleichtern. Da diese oft nur über begrenzte Ressourcen und Personal verfügen, kann eine sinnvolle Standardisierung von Prozessen hier eine spürbare Entlastung gegenüber der manuellen Arbeit mit sich bringen.

Dabei empfiehlt es sich, die Nutzer:innen – also die Mandant:innen – von Beginn an in den Mittelpunkt der Überlegungen zu stellen. Demnach orientieren sich die folgenden fünf Tipps an der „Mandatsjourney“, also dem Ablauf eines Mandats in kleinen und mittelständischen Kanzleien.

Fünf Kanzleiprozesse, die mit Legal Tech optimiert werden können

1. Marketing und Mandatsakquise

Legal Tech kann und sollte bereits ansetzen, bevor ein Mandat überhaupt entsteht – so ist es heutzutage wichtiger denn je, bereits im Bereich der Mandantenakquise auf digitale Marketingstrategien zu setzen. Hierunter fallen z. B. die Nutzung von Anwaltsportalen oder die Suchmaschinenoptimierung von Fachbeiträgen auf der kanzleieigenen Internetpräsenz oder in Social Media-Beiträgen. Legal Tech-Tools und auf SEO-Optimierung spezialisierte Marketingexperten können dabei helfen, potenzielle Mandant:innen überhaupt erst auf die eigene Kanzlei aufmerksam zu machen. Und auch, wenn es fast selbstverständlich klingt, sei es an dieser Stelle doch noch einmal erwähnt – ein professionell gestalteter Online-Auftritt ist im Jahr 2023 die Grundvoraussetzung dafür, als Kanzlei bei der rasanten Digitalisierung der Rechtsbranche mithalten zu können.

2. Mandatsanbahnung

Sie posten fleißig auf LinkedIn, nutzen bereits ein Anwaltsportal zur Mandatsakquise oder haben Ihren Anwaltsblog erfolgreich suchmaschinenoptimiert – dann folgt im Idealfall die erste Kommunikation mit Ihren Mandant:innen, die ebenfalls automatisiert erfolgen kann. Viele denken in diesem Zusammenhang reflexartig an Chatbots – hier ist jedoch Vorsicht geboten. Man kennt es aus dem eigenen Alltag – ein Bot, der in jedem zweiten Satz etwa „Entschuldigung, das habe ich nicht verstanden“ antwortet, löst eher Frust aus, als dass er zum Kauf eines Produkts oder gar zur Beauftragung einer Rechtsanwältin anregt.

Manchmal ist daher weniger mehr – so kommt die Bereitstellung einfacher Eingabemasken auf der Kanzleihomepage in Betracht, in der die wichtigsten Daten zum Mandat eingetragen können. Auch die Möglichkeit des Dokumentenuploads sowie ein Buchungstool für Termine – so z. B. die zumindest in der Basisversion kostenfreien Lösungen von Calendly oder Hubspot – wird mittlerweile nicht nur beim Arztbesuch, sondern auch bei der Anwaltsbeauftragung sehr geschätzt. Es handelt sich insoweit um niedrigschwellige Lösungen, die das Nutzererlebnis Ihrer Mandantschaft mit geringem Aufwand deutlich angenehmer gestalten können.

Auch Erstberatungsgespräche per Video-Call sind spätestens seit der Corona-Pandemie aus dem Alltag einer digitalisierten Kanzlei nicht mehr wegzudenken. Abgerundet wird das digitale Mandantenerlebnis mit der Erteilung der Vollmacht, die ohne Medienbruch vom Smartphone, Laptop oder Tablet aus in einem digitalen Unterschriftenfeld unterzeichnet werden kann[1].

3. Fallmanagement und Mandantenkommunikation

Gerade in Zeiten des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA erscheint die Umstellung von der Papier- auf die digitale Akte naheliegend. Bereits eine gut gepflegte, regelmäßig aktualisierte Ordnerstruktur kann im weiteren Sinne als elektronische Akte verstanden werden – gerade bei einer hohen Anzahl an Fällen bietet sich aber die Nutzung eines sogenannten Document-Management-Systems (DMS) an. Entsprechende Lösungen werden am Markt vielfach als in die Kanzleisoftware integriertes Rundum-Sorglos-Paket angeboten.

Der Wechsel hin zur papierlosen Kanzlei bietet dabei nicht nur kosten- und umwelttechnische Vorteile; er kann im vielbeschworenen „War for Talents“ auch auf dem juristischen Arbeitsmarkt ein Alleinstellungsmerkmal für (künftige) junge Berufsträger:innen sein, die vielleicht lieber digital, aus dem Homeoffice oder perspektivisch vom portugiesischen Strand aus arbeiten möchten, als in verstaubten Kanzleiräumen hinter Aktenstapeln ihr Dasein zu fristen.

Insbesondere dann, wenn in Ihrer Kanzlei gehäuft kleinere, sich im Sachverhalt ähnelnde Fälle bearbeitet werden, empfiehlt sich zudem eine automatisierte E-Mail-Kommunikation mit der Mandantschaft, z. B. bezüglich standardisierter Nachfragen oder Updates zum Austausch mit der Rechtsschutzversicherung. Hierfür kann entweder ein Workflow Automation Tool genutzt werden, mit dem die wichtigsten Prozesse der Kanzlei mittels einer Wenn-Dann-Verknüpfung automatisiert werden. Dabei muss es sich nicht einmal zwangsläufig um ein auf Jurist:innen zugeschnittenes Tool handeln – wichtig ist lediglich, dass Sie gut funktionierende, analoge Prozesse Ihrer Kanzlei mit der Software standardisieren und digital abbilden können.