Von Thomas Linhardt
Kanzleien haben heute eine Vielzahl an Möglichkeiten, mit ihrer Mandantschaft zu kommunizieren – einige Lösungen sind dabei weniger datenschutzkonform als andere. Statt mehrere Kanäle zu nutzen, gibt es Softwareanbieter, die kollaborative Kommunikationsplattformen anbieten, über die Kanzlei und Mandantschaft Dateien austauschen, mobil kommunizieren und sich über noch fehlende Unterlagen informieren können. Rechtsanwalt Thomas Linhardt hat in seiner Kanzlei eine solche Plattform eingeführt – im Interview verrät er, welche Funktionen die Software bietet, wie sie den Workflow verbessert hat und was bei der Einführung zu beachten ist.
Herr Linhardt, was hat in Ihrer Kanzlei den Anstoß gegeben, sich mit dem Thema Mandantenkommunikation jenseits von E-Mail und Telefon zu beschäftigen und auch über den Einsatz modernerer Lösungen nachzudenken?
In unserer Kanzlei haben wir nach einem Tool gesucht, das uns bei der Digitalisierung unserer Arbeitsprozesse unterstützt und unsere Kommunikation mit Mandantinnen und Mandanten vereinfacht.
Wir führen täglich viele Telefonate und haben neben Dokumenten in Papierform eine große Anzahl an E-Mails zu bewältigen, die Anhänge haben oder Links zu Filesharing-Ordnern enthalten. Uns werden Informationen über viele unterschiedliche Kanäle zugespielt, die den entsprechenden Fällen bzw. der entsprechenden Akte zugeordnet werden müssen. Das ist zeitintensiv, kann unübersichtlich werden und ist unter Umständen auch fehlerbehaftet.
Ein weiterer Punkt ist, dass die Kommunikation und der Versand von Dateien per E-Mail erhebliche Sicherheitsrisiken birgt und alles andere als optimal ist. Datenschutz hat für uns höchste Priorität, weshalb wir unseren Mandanten ein sicheres Medium für den Datenaustausch bieten wollten.
Es musste also ein System her, das unsere Arbeitsprozesse vereinfacht, Effizienz und Übersicht schafft und alle gängigen Datenschutzstandards erfüllt.
Sie setzen in Ihrer Kanzlei eine Software ein, die ein Cloud-Portal für den Datenaustausch, die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit der Mandantschaft bietet. Warum haben Sie sich für den Einsatz dieser Plattform entschieden und wie hat sich dies auf die Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei ausgewirkt?
Ja, das stimmt. In unserer Kanzlei haben wir die 5F Cloud-Plattform des Regensburger Softwareentwicklers 5FSoftware im Einsatz.
Diese ist made & hosted in Germany, DSGVO- sowie GoBD-konform, ermöglicht eine lückenlose Dokumentation aller Arbeitsprozesse und gewährleistet damit höchste Datenschutzstandards für Berufsgeheimnisträger.
Mithilfe von interaktiven Checklisten zum Einsammeln von Dokumenten und sicheren Projekträumen zum Datenaustausch und zur Kommunikation arbeiten wir nun einfach, strukturiert und sicher mit unseren Mandanten zusammen. Überzeugt hat uns vor allem die Übersichtlichkeit in der Plattform: Auf einen Blick ist zu erkennen, welche Unterlagen noch fehlen, was bereits versendet wurde oder wo noch eine elektronische Signatur platziert werden muss.
Die gesamte Kommunikation über eine einzige Plattform digital abzuwickeln – ohne zusätzlich E-Mails schreiben und Telefonate führen zu müssen – hat in unserer Kanzlei insgesamt eine enorme Zeitersparnis bewirkt.
Toll ist, dass die Rechte einzelner Benutzer auf verschiedene Bereiche festgelegt und die damit verbundenen Zugriffe exakt gesteuert werden können. Das zuverlässige Rechtemanagement gibt uns auf Kanzleiseite viel Sicherheit.
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„Digitale Mandantenkommunikation in der Praxis“
Wie empfinden Ihre Mandantinnen und Mandanten diese digitale kollaborative Zusammenarbeit – wurde das Tool direkt von diesen direkt angenommen oder gab es Vorbehalte?
Ich denke bei der Einführung eines neuen Tools ist es wichtig, Mandantinnen und Mandanten von Beginn an die Hand zu nehmen, ihnen die Nutzung des Tools so einfach wie möglich zu machen und sie nicht mit Informationen zu überladen. Mit diesem Ansatz hat die Einführung der von uns genutzten Software sowohl für unsere Mandanten als auch intern in unserer Kanzlei reibungslos funktioniert.
Der Support hat uns beim Anlegen erster Projekte unterstützt und stand für Fragen zur Verfügung, was vor allem für die ersten Schritte sehr hilfreich war. Zusätzlich gibt es in der Plattform einen Bereich mit Info-Texten und Tutorial-Videos, auf den alle Nutzer der Plattform Zugriff haben.
Erwähnenswert ist auch noch die Möglichkeit, die Plattform im Corporate Design der eigenen Kanzlei zu nutzen, z. B. mit Kanzlei-Logo, eigenem Farbkonzept, individueller Domain sowie E-Mail-Signatur. Dies trägt erfahrungsgemäß dazu bei, dass sich Mandantinnen und Mandanten mit dem genutzten Tool besser identifizieren können.
Gibt es weitere Tools oder Apps, die Sie nutzen, um mit Ihren Mandantinnen und Mandanten zu kommunizieren?
Ja, die zum Mandantenportal gehörende App. Für unterwegs ist sie sehr praktisch, da man schnell mal ein Dokument vom Handy aus hochladen und auch abseits vom Arbeitsplatz seine Projekte im Blick behalten kann.
Gibt es eine Lösung zur effizienteren Mandantenkommunikation, die Sie sich noch wünschen würden?
Wir haben mit der von uns genutzten Software ein effizientes Mandantenportal gefunden, das uns in unserer Arbeit unterstützt, vieles erleichtert und uns schneller zu Ergebnissen kommen lässt. Ich freue mich schon darauf, wenn gesammelte Daten automatisiert in die entsprechenden Kanzleisoftware-Programme übertragen werden können!
Herr Linhardt, vielen Dank für das Interview.
Bild: Adobe Stock/©elenabsl
Thomas Linhardt arbeitet seit über fünfundzwanzig Jahren als zugelassener Rechtsanwalt in Nürnberg. Neben seiner Expertise im Zivil-, Arbeits- und Betriebsverfassungsrecht, sowie der Beitreibung von Forderungen widmet er sich der Schulung von Betriebsratsmitgliedern und hält regelmäßig Vorträge zum Arbeits- und Betriebsverfassungsrecht.
