Die Digitalisierung und neue Legal Tech-Angebote verändern die Kommunikationsmöglichkeiten von Kanzleien mit ihrer Mandantschaft. Es gibt eine Reihe neuer Tools, die die Mandantenkommunikation sowohl für die Mandantinnen und Mandanten einfacher als auch für die Kanzlei effizienter gestalten. Sehr innovativ agiert hier beispielsweise die Kanzlei Hufschmid: Neben der Nutzung der WebAkte und eines Online-Vollmachttools hat die Kanzlei seit kurzem auch einen eigenen KI-Chatbot auf der Kanzleiwebsite installiert und das Portal „keinkitaplatz.de“ ins Leben gerufen.
Im Interview verrät uns Kanzleigründer Alexander Hufschmid, welche Vorteile sich für die Kanzlei aus dem Einsatz der Tools für die digitale Mandantenkommunikation ergeben, wie der neue KI-Chatbot der Kanzlei funktioniert und welche Tipps er an andere Kanzleien weitergeben kann, die ihre digitale Mandantenkommunikation verbessern möchten.
Herr Hufschmid, wieso haben Sie sich dazu entschieden, auf eine digitale Mandantenkommunikation zu setzen und was sind die größten Vorteile, die sich daraus für die Arbeit in Ihrer Kanzlei ergeben?
Alexander Hufschmid: Unsere Entscheidung, die Mandantenkommunikation zu digitalisieren, basierte auf der Überzeugung, dass wir unseren Mandanten und Mandantinnen einen zeitgemäßen und effizienten Service bieten möchten. Die Digitalisierung ermöglicht es uns, die Kommunikation flexibler und transparenter zu gestalten.
Die größten Vorteile ergeben sich aus der Effizienzsteigerung: Mandantinnen und Mandanten können Dokumente unkompliziert über unsere WebAkte teilen und die allgemeine Erreichbarkeit der Kanzlei verbessert sich.
Zudem erleichtert die Digitalisierung die Verwaltung von Akten und die Zusammenarbeit im Kanzlei-Team. Insgesamt trägt sie dazu bei, dass wir Mandantenbedürfnisse noch besser und schneller bedienen können.
Auf ihrer neuen Website keinkitaplatz.de können potenzielle Mandanten und Mandantinnen selbst einen Fragebogen ausfüllen und Ihre Kanzlei erhält gleichzeitig mit der Anfrage eine fertige Klageschrift als PDF-Datei. Wie sind Sie auf die Idee zu dieser Website gekommen und haben diese dann umgesetzt?
Die Idee für die Website entstand, weil ich im letzten Jahr gezwungen war, für meine Kinder Kindergartenplätze einzuklagen. Das hat mich dazu motiviert, eine Plattform zur Unterstützung von Eltern in ähnlichen Situationen zu schaffen. Aus dem Bestreben, den Zugang zu juristischer Unterstützung in diesem Bereich zu erleichtern, entwickelte ich eine Website mit Online-Fragebogen und Chatbot. Wir haben erkannt, dass viele Eltern vor Herausforderungen stehen, wenn es um die Sicherung eines angemessenen Betreuungsplatzes für ihre Kinder geht. Die Digitalisierung schien hier eine Schlüsselrolle spielen zu können, um den Eltern den Schritt zu erleichtern, rechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen. Die aus dem Fragebogen individuell erstellte PDF ermöglicht uns als Kanzlei, eine schnellere und damit kostengünstigere Bearbeitung vorzunehmen und die Mandantinnen und Mandanten erhalten bereits im Rahmen der kostenlosen Erstberatung einen Klageentwurf.
Inwiefern hat die Plattform „keinkitaplatz.de“ den Intake-Prozess in Ihrer Kanzlei verbessert?
Durch die Digitalisierung des Intake-Prozesses können Mandantinnen und Mandanten relevante Informationen bequem online eingeben. Dies spart Zeit für beide Seiten und beschleunigt den gesamten Ablauf. Die Online-Fragebögen ermöglichen es ihnen, präzise und vollständige Informationen bereitzustellen. Dadurch minimieren wir Missverständnisse und Nachfragen und erhalten alle notwendigen Details für eine fundierte rechtliche Beratung. Unsere Mandantschaft hat zudem die Flexibilität, die Fragebögen in ihrem eigenen Tempo auszufüllen, da die Zwischenstände stets gespeichert bleiben. Die automatisierte Verarbeitung von Online-Fragebögen ermöglicht es unserem Team, Ressourcen effizienter zu nutzen. Zeit, die zuvor für die manuelle Dateneingabe und Nachfragen zum Sachverhalt verwendet wurde, kann nun für qualitativ hochwertigere Beratungsdienstleistungen genutzt werden.
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„Mandantenkommunikation digital“
Sie haben kürzlich einen KI-Chatbot auf Ihrer Website installiert. Können Sie beschreiben, wie der KI-Chatbot funktioniert?
Die Implementierung unseres KI-Chatbots war eine strategische Entscheidung, um die Erstansprache mit potenziellen Mandantinnen und Mandanten zu optimieren. Der Chatbot verwendet Künstliche Intelligenz, um häufig gestellte Fragen zu beantworten, Informationen über unsere Dienstleistungen bereitzustellen und sogar einfache Anfragen zu erfassen. Dabei greift er unter anderem auf ihm von unserer Kanzlei zur Verfügung gestelltes Wissen zurück. Durch maschinelles Lernen wird der Chatbot kontinuierlich verbessert und kann personalisierte Interaktionen bieten. Wichtig war es hier darauf zu achten, dass der Chatbot selbst natürlich keine rechtliche Beratung liefern kann. Aus seinen Antworten muss daher eindeutig hervorgehen, dass er nicht in der Lage ist, die rechtliche Lage in einem Fall zu beurteilen. Er kann lediglich unverbindliche Tipps zur weiteren Vorgehensweise geben.
Was erhoffen Sie sich von dem Chatbot?
Wir erhoffen uns davon, die Hürde zu einer ersten Kontaktaufnahme herabzusetzen. Wir haben festgestellt, dass unser Chatbot bislang vor allem von jüngeren Usern verwendet wird.
Der Chatbot entlastet unser Team darüber hinaus von Anfragen, die von vornherein ohne Mandatierungsabsicht erfolgen.
Wie stellen Sie den Datenschutz bei der Entwicklung und Verwendung von automatisierten Systemen wie Ihrem KI-Chatbot sicher?
Datenschutz ist für uns von höchster Priorität, besonders bei der Implementierung von automatisierten Systemen wie unserem KI-Chatbot. Der Chatbot wird bei einem Besuch unserer Homepage erst nach ausdrücklicher Einwilligung seitens des Besuchers oder der Besucherin gestartet. Wenn diese Einwilligung nicht erteilt wird, kann der Chatbot nicht genutzt werden. Unsere Datenschutzrichtlinien sind zudem transparent und leicht zugänglich, damit Besucher und Besucherinnen unserer Homepage jederzeit nachvollziehen können, wie ihre Daten verwendet werden.
Welche Tipps würden Sie abschließend anderen Kanzleien geben, die ähnliche digitale Lösungen für die Mandantenkommunikation einführen möchten?
Die Einführung digitaler Lösungen in der Mandantenkommunikation kann die Effizienz steigern und die Zufriedenheit der Mandantschaft verbessern, wenn sie dieser einen Mehrwert bieten. Wichtig ist, dass die digitalen Lösungen benutzerfreundlich sind. Eine einfache Navigation und klare Anweisungen tragen dazu bei, dass Mandanten und Mandantinnen sowie Mitarbeitende die Tools problemlos nutzen können und tatsächlich Zeit sparen. Bei Chatbots ist es sehr wichtig, diese ausreichend zu trainieren und zu testen, um keine unerwünschten Antworten zu erhalten. In der Testphase bezeichnete unser Chatbot beispielsweise einen Gegner als „Betrüger“ – so etwas darf natürlich nicht passieren.
Vielen Dank für das Interview!
Bild: Adobe Stock/©elenabsl
Rechtsanwalt Alexander Hufschmid absolvierte sein Jura-Studium an der Universität Augsburg und der Ludwig-Maximilians-Universität München. Bereits während des Studiums spezialisierte sich Herr Hufschmid auf EDV- und Urheberrecht und war währenddessen knapp zehn Jahre als selbständiger Netzwerkbetreuer und Webdesigner für mittelständische Firmen und Rechtsanwaltskanzleien tätig. 2012 gründete Alexander Hufschmid seine gleichnamige Kanzlei.
