Kanzleiorganisation ohne Kanzleisoftware

Kanzleiorganisation ohne klassische Kanzleisoftware: Multiple Systeme als Alternative?

Von Dr. Maxmimilian Freyenfeld und  Melanie Spitzhüttl

Eine gut organisierte Kanzlei bedeutet effizienteres Arbeiten, bessere Ergebnisse und Erfolge, die Minimierung von Haftungsrisiken, Spaß an der Tätigkeit und vor allem die Gewährleistung der Mandantenzufriedenheit. Daher ist die Frage, wie sich eine Kanzlei strukturiert und organisiert, von grundlegender Bedeutung. Für die Organisation und Verwaltung der eigenen Kanzlei bestehen unzählige Möglichkeiten. Zahlreiche Kanzleien entscheiden sich für eine klassische Kanzleisoftware. Es ist jedoch auch möglich, eine Kanzlei ohne Verwendung solcher spezifischen auf die Anwaltstätigkeit zugeschnittenen Programme zu verwalten. Welche Vor- und Nachteile dieser Ansatz hat, will der vorliegende Beitrag zeigen.

1. Eine für alle und alles für eine?

Die Herausforderung für Entwickler von Anwaltssoftware besteht darin, dass eine solche Software so vielfältig sein muss wie die Anwaltstätigkeit selbst. Tätigkeiten wie das Erstellen von Schriftsätzen, die Verwaltung von Aufgaben und Projekten oder der Prozess der Abrechnung legen eine digitale Unterstützung zweifelsfrei nahe. All diese Lösungen in einem Gesamtpaket zu vereinen, ist äußerst anspruchsvoll.

Viele Softwareanbieter entwickeln deshalb zunächst sehr gute Lösungen für einzelne Nischen anstelle einer umfassenden Lösung für diverse Bereiche. Die Funktionalität der Zeiterfassungsfunktion als Teil einer Anwaltssoftware wird daher oftmals nicht mit der Funktionalität einer reinen Zeiterfassungslösung mithalten können. Denn der Anbieter einer reinen Zeiterfassungslösung kann hundert Prozent seiner Arbeitsleistung auf dieses eine Produkt fokussieren, während die Zeiterfassung für Anbieter von Anwaltssoftware nur eines von vielen Feldern ist, zwischen denen die verfügbaren Kräfte aufgeteilt werden müssen.

Der Vorteil der klassischen Anwaltssoftware liegt deshalb nicht in der Qualität der einzelnen Teillösungen, sondern darin, diese effizient miteinander verbinden zu können. Die Nutzung mehrerer voneinander unabhängiger Softwareanwendungen ist deshalb stets eine Herausforderung, da die einzelnen Anwendungen nicht immer optimal miteinander harmonieren. Multiple Systeme zu verwenden ist daher sicherlich nicht der Königsweg, für manche Kanzleien aber dennoch eine spannende Option.

2. Wahlmöglichkeiten

Für multiple Systeme spricht zunächst die hohe Flexibilität. Allein für den Bereich der Buchhaltung gibt es mit lexoffice, sevdesk, BuchhaltungsButler, FastBill und Co. zahlreiche Lösungen. Diese miteinander vergleichen und das für die eigenen Bedürfnisse optimale System wählen zu können, ist ein großer Vorteil gegenüber klassischer Anwaltssoftware, bei der es meist „alles oder nichts“ heißt. Anwaltssoftware bringt in der Regel eine Buchhaltung mit, die zwar innerhalb der Software gut harmoniert, aber in Sachen Nutzerfreundlichkeit, Funktionalität etc. nicht immer mit den oben genannten mithalten kann.

Da sich Kanzleien mit der Zeit verändern, dürfte auch der Wechsel einer Nischenlösung im Regelfall mit weit weniger Aufwand verbunden sein, als der Wechsel der gesamten Kanzleilösung. Durch die Fluktuation sind die Anbieter von Nischenlösungen vielleicht noch stärker darauf angewiesen, die Bedürfnisse ihrer Kunden und Kundinnen zufriedenstellend zu erfüllen. Anbieter von Kanzleisoftware können noch eher hoffen, dass Nutzerinnen und Nutzer Schwächen in einzelnen Softwarebereichen hinnehmen, weil sie insgesamt zufrieden sind.

Für Nischenlösungen spricht zudem, dass neuere Technologien wie Cloudcomputing, Blockchain oder Künstliche Intelligenz leichter und schneller in die Kanzlei integriert werden können. In den letzten Jahren haben auch die etablierten Anbieter diese Themenfelder erkannt, bei der Geschwindigkeit der Nutzung dieser Möglichkeiten können diese aber nur selten mit Nischenlösungen mithalten, die oftmals vollständig auf solche Technologien setzen. Eine Kanzlei ist eben stets nur so digital, wie ihre Software es ihr erlaubt. Die Verwendung einer Anwaltssoftware als Gesamtlösung versetzt Kanzleien in eine Abhängigkeit davon, dass der Softwareanbieter die technischen Entwicklungen zeitnah und sinnvoll umsetzen kann.

3. Kosten & Flexibilität

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die Kosten. Hier gibt es zwischen den verschiedenen Anwaltssoftware-Lösungen und auch innerhalb eines Anbieters durchaus Unterschiede. Oft werden Pakete mit verschiedenem Umfang angeboten. Insbesondere dann, wenn auch Serverkapazitäten und Serviceleistungen hinzugebucht werden, steigen die Preise entsprechend an. Sehr pauschal gesprochen dürfte der preisliche Rahmen für eine umfassende Anwaltssoftware samt Serverkapazitäten für eine kleinere Kanzlei im Regelfall zwischen 500 und 1.000 Euro netto pro Monat liegen. Da viele Anbieter mit steigender Anzahl von Nutzern auch höhere Kosten berechnen, steigen die Kosten für größere Einheiten entsprechend an.

Ob multiple Systeme demgegenüber günstiger sind, lässt sich pauschal nicht beantworten. Das liegt schon daran, dass beide Ansätze nicht vollständig vergleichbar sind. Schließlich ist der Funktionsumfang von multiplen Systemen nie identisch mit dem einer klassischen Anwaltssoftware. Richtig ist aber, dass durch das vielfach angebotene Monats-Abonnement eine höhere Flexibilität und eine bessere Kostenkontrolle gewährleistet sind. Verändern sich die Funktionalität oder die Kosten, kann ein solches Abonnement vergleichsweise einfach beendet werden.

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4. Multiple Systeme – Ein Überblick

Wir haben in den letzten Jahren verschiedene Anwendungen ausprobiert und uns intensiv mit der Frage beschäftigt, welche Einzellösungen für eine moderne Rechtsanwaltskanzlei sinnvoll sind. Einige dieser Anwendungen, wie diese genutzt werden können und was sie kosten, haben wir in den folgenden zehn Punkten zusammengefasst.

4.1 Zeiterfassung: Clockodo

Wir haben sehr gute Erfahrungen mit der Zeiterfassungssoftware „Clockodo“ gemacht. Das Tool ist sowohl über den Browser als auch über eine eigene App sehr gut bedienbar. Mit dem einfachen Feature einer Stoppuhr lässt sich der gesamte Arbeitstag sekundengenau dokumentieren.

Diese Lösung ist insbesondere für Kanzleien, die primär nach Stunden abrechnen, sehr spannend. Aus unserer Sicht ist eine genaue Zeiterfassung – auch der nichtabrechenbaren Stunden – ein absolutes Muss für jede Kanzlei. Der Prozess der Zeiterfassung sollte dabei so einfach und entspannt wie möglich ablaufen. Gerade für Kollegen, die viel unterwegs sind, ist aus unserer Sicht eine am Smartphone einsetzbare Lösung unabdingbar. Zeiten hinterher oder am nächsten Tag über den PC/Laptop in der Kanzlei einzutragen, ist vorsichtig ausgedrückt fehleranfällig.

Die Auswertung in Clockodo zeigt schonungslos, wofür wir unsere Zeit aufwenden. Neben der Kategorie Rechtsberatung empfehlen sich aus unserer Erfahrung auch Kategorien wie Akquise, Fortbildung, Veröffentlichungen/Vorträge, Teambesprechungen oder Allgemeine Organisation.

Spannend ist auch, dass die abrechenbaren Stunden leicht über eine Export-Funktion an eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice übertragen und dort abgerechnet werden können. Dieser Schritt ist in wenigen Sekunden vollzogen und ermöglicht eine reibungslose Abrechnung.

Die Kosten sind mit ca. neun Euro pro Nutzer pro Monat vertretbar.

4.2 Angebote, Rechnungen und Buchhaltung: lexoffice

Die Erstellung professioneller Angebote und Rechnungen sowie die Vorbereitung von Umsatzsteuervoranmeldungen oder (bei Einzelkanzleien bzw. Personengesellschaften) der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) lässt sich sehr gut über lexoffice abbilden. Besonders erfreulich ist, dass mit einem Klick Rechnungen erstellt werden können, die alle einzelnen Zeiteinträge pro Mandanten sauber abbilden. Das erlaubt absolute Kostentransparenz, ohne dabei viel Zeit in Anspruch zu nehmen.

Auch dieses Tool ist mit 10 bis 20 Euro brutto pro Monat eine sehr spannende Lösung, die im Übrigen auch die Lohnbuchhaltung als Zusatzmodul umfasst.

4.3 Interne Kommunikation: Signal/Telegram

Gute Erfahrungen haben wir auch mit den kostenfreien Messengern von Signal und Telegram gemacht. Insbesondere die Desktopversion beider Anwendungen erleichtert das schnelle Kommunizieren untereinander am virtuellen Schreibtisch. Dabei können sowohl einzelne Chats als auch Gruppenchats erstellt werden, in welchen nicht nur schriftlich kommuniziert, sondern auch per Anruf telefoniert werden kann. Ganz besonders praktisch erweist sich dabei die Funktion des Bildschirmteilens während eines Anrufs. Beide Lösungen sind für die interne Kommunikation aus unserer Sicht sehr empfehlenswert. Aus Datenschutz-Sicht verspricht insbesondere Signal als Open-Source-Lösung eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

4.4. Interne Organisation: Apple-Erinnerungen/Notizen

Mit den Apple-Erinnerungen können die einzelnen Aufgaben optimal erfasst und organisiert werden. Die einzelnen mit Bullet Points versehenen Aufgaben können einer themenbezogenen Liste, einem Datum sowie einer Uhrzeit zugewiesen werden. Das Tool Apple-Erinnerungen zeigt die Erinnerungen in den von Apple vorgefertigten oder den individuell angelegten Listen an, was einen schnellen Überblick verschafft, wenn etwa die Rubrik „Heute“ oder „Geplant“ ausgewählt wird.

Auch können die Aufgaben innerhalb der erstellten Erinnerung durch ein Feature einfach priorisiert sowie die individuell angelegten Listen unter den Mitarbeitern geteilt werden. Das Feature der Zuweisung einer Erinnerung hilft dabei, dass Aufgaben transparent unter den jeweiligen Bearbeitern verteilt werden. Zudem können die Erinnerungen mit einem beliebigen Hashtag versehen werden, nach dem bei Bedarf gefiltert werden kann. Dies kann sich insbesondere für die Qualifizierung einer Aufgabe mit fester Frist eignen.

Auch das Tool Apple-Notizen stellt eine gute Möglichkeit zur Ablage und Sammlung von internen Checklisten, Leitfäden und sonstigen Kanzlei-Standards dar. Die Notizen können wieder ohne Weiteres im Team geteilt werden. Apple-Notizen können schnell und einfach entweder am Apple-Endgerät oder über den Webbrowser erstellt und abgerufen werden. Optimierungsbedürftig ist jedoch die Such- und Filterfunktion der Apple-Notizen im Webbrowser, die im Suchvorgang die eigentliche Gliederung und Struktur der Notizen leider nicht abbildet. Wer auf Apple-Software setzt, ist – wenig überraschend – mit Apple-Hardware optimal aufgestellt.

Beide Tools sind kostenlos bei jedem Apple-Endgerät vorhanden. Es bedarf lediglich der für das Apple-Endgerät ohnehin erforderlichen Apple-ID. Im Hinblick auf Datenschutzaspekte eignen sich diese Lösungen zwar sehr gut für die kanzleiinterne Organisation, eine Nutzung für Mandantendaten setzt aber eine genaue Prüfung der DSGVO-Konformität voraus.

4.5 Externe Kommunikation: Simple-Fax

Auch für das klassische Faxgerät gibt es mit „Simple-Fax“ ein einfach ausgestaltetes System, das durch das bedarfsmäßige Aufladen von Guthaben eine platz- und kostensparende moderne Alternative zum herkömmlichen Faxgerät darstellt. Die Bedienung bei Simple-Fax ist selbsterklärend, ein Fax kann über den Browser mit den eigenen Login-Daten von überall aus versendet und empfangen werden. Für die Nutzung muss lediglich einmalig ein Guthaben in Höhe von EUR 25,00 aufgeladen werden. Insofern ergänzt das Tool beA sehr gut.

4.6 Website: WordPress

Als beliebtes Tool für die Erstellung einer eigenen Kanzleiwebsite haben wir gute Erfahrungen mit WordPress gesammelt. Die benutzerfreundliche Oberfläche bietet eine Vielzahl an verschiedenen Funktionen und Designs, die für die Gestaltung einer eigenen Website wichtig sind. Dabei kann ohne umfangreiches technisches Wissen oder Programmierkenntnisse in kürzester Zeit eine solide Website mit den wichtigsten Informationen über die eigene Kanzlei erstellt werden. Die vorgefertigten Themes sind ansprechend und ermöglichen zusammen mit den Plugins die Funktionalität der Website je nach Bedarf anzupassen und zu erweitern. Die Website kann bei WordPress ohne Weiteres mit verschiedenen Inhalten und Formaten wie Bildern, Videos und Audiodateien versehen werden.

Die Nutzung von WordPress als Open Source ist kostenlos, weshalb auch in wirtschaftlicher Hinsicht vieles für WordPress spricht, da insgesamt für eine Kanzleiwebsite dann nur die Kosten für die Domain bzw. das Hosting anfallen. Da viele Webdesigner ebenfalls mit WordPress arbeiten, besteht natürlich auch die Option, eine Seite von einem Profi gestalten zu lassen. Aufgrund der leichten Bedienbarkeit erlaubt es WordPress jedoch besser als viele andere Anwendungen, die Website selbst zu pflegen, zu ergänzen und aktuell zu halten.

4.7 Terminbuchungen: Calendly

Für die einfache und automatisierte Terminvereinbarung hat sich das Tool Calendly als sehr nützlich und effizient erwiesen. Anstatt eines aufwendigen E-Mail-Verkehrs für die Terminvereinbarung können Mandanten und Mandantinnen zeitsparend auf den Kalenderlink zugreifen und einen Termin auswählen. Dabei kann der Berufsträger im Vorfeld seine verfügbaren Zeiten hinterlegen und der Mandant entsprechend seiner eigenen Verfügbarkeit einen passenden zur Verfügung stehenden Termin wählen.

Sobald ein Termin über Calendly gebucht wurde, wird dieser automatisch in den eigenen verknüpften Kalender eingetragen. Zudem verfügt Calendly über das Feature einer automatisierten Erinnerungsfunktion, weshalb Calendly insgesamt nicht nur zeitsparend ist, sondern auch mögliche Terminüberschneidungen vermeidet.

Calendly hat verschiedene Preispakete, wobei die hier dargestellten Features als Grundfunktionen unter dem kostenlosen Basic Programm für Einzelpersonen inbegriffen sind. Für die Nutzung von mehreren Personen oder etwa die Verknüpfung mit mehreren Kalendern kann je nach Bedarf auf eine kostenpflichtige Variante (etwa 8 bis 16 Euro monatlich) aufgestockt werden.

4.8 Digitale Mandatsverträge: Pandadoc

Kommt nach einem Erstgespräch das Mandatsverhältnis zustande, bietet sich für die digitale Abwicklung der Unterzeichnung des Mandatsvertrages sowie etwaiger erforderlicher Vollmachten das Tool Pandadoc an. Mit Pandadoc können Dokumente selbst gestaltet und erstellt werden. Diese Dokumente können dann von Mandantinnen und Mandanten unter einem Link abrufbar eingesehen und mittels der elektronischen Signaturfunktion online signiert werden. Dabei sparen alle Beteiligten Zeit, Papier und Geld.

Außerdem verfügt Pandadoc über das Feature einer Echtzeit-Analyse, mit welcher der Berufsträger oder die Assistenz nachvollziehen kann, ob das Dokument vom Mandanten geöffnet, gelesen und unterschrieben wurde.

Ebenso wie bei Calendly bietet Pandadoc verschiedene Preispakete beginnend mit einem kostenlosen Grundpaket an, weshalb auch hier ein flexibles bedarfsabhängiges Wirtschaften möglich ist. Die Upgrades von dem kostenlosen Basispaket belaufen sich auf einen preislichen Rahmen von ca. 19 bis 90 Euro pro Monat pro Nutzer.

4.9 Mandantenkommunikation: Outlook/ Thunderbird/ Zoom

Im Hinblick auf die schriftliche Kommunikation mit Mandanten ist die Kommunikation per E-Mail gängige Praxis. Als E-Mail-Programme haben sich klassischerweise Outlook und die kostenlose Variante von Thunderbird bewährt.

Für die fernmündliche Kommunikation mit Mandanten in Form einer Videokonferenz hat sich Zoom als geeignete Plattform etabliert. Zoom bietet mit der entsprechenden eigenen Hardware eine qualitativ hochwertige Video- und Audioübertragung und hat sich für Mandanten und Mandantinnen als sehr benutzerfreundlich herausgestellt, da sie weder extra die Software installieren müssen noch sonstige besondere technische Kenntnisse benötigen. Die Features der Bildschirmfreigabe, Chatfunktion und Aufzeichnungsoption haben sich sowohl während als auch nach den Gesprächen als äußerst hilfreich erwiesen. Die Bildschirmfreigabe ermöglicht es allen Teilnehmern, Dokumente gleichzeitig einzusehen und zu besprechen. Wenn alle Gesprächsteilnehmer das Gespräch aufzeichnen möchten, können alle relevanten Informationen für die weitere Bearbeitung durch die Gesprächsaufzeichnung festgehalten werden.

Zoom ist in der Grundversion kostenfrei, hat aber im Hinblick auf Teilnehmerzahl und Gesprächsdauer eine Limitierung. Es empfiehlt sich daher vor allem wegen der zeitlichen Beschränkung der Gesprächsdauer auf 45 Minuten ein kostenpflichtiges Abonnement abzuschließen. Dabei ist das Paket „Pro“ für ca. 140 Euro im Jahr pro Benutzer, mithin monatlich ca. 12 Euro, vollkommen ausreichend und preislich vertretbar.

4.10 Mitschriften: GoodNotes

Die Notizen-App GoodNotes stellt eine praktische Alternative zu Block und Stift dar. Mit Hilfe von Apple-Pencil oder vergleichbaren Produkten anderer Hersteller können handschriftliche Notizen vollständig digital und ohne unnötigen Papierverbrauch angefertigt werden.

Während Videokonferenzen bietet GoodNotes auf dem iPad die Möglichkeit, eigene Skizzen und Mitschriften zu erstellen und anschließend als PDF zu exportieren, um diese schnell und einfach zu archivieren oder an Mandanten und Mandantinnen zu senden. Ein besonderer Vorteil von GoodNotes besteht auch darin, dass eigene Vorlagen als Notizblöcke verwendet werden können. Zudem ist es sehr angenehm, bei späteren Gesprächen die passende Notiz sofort wieder finden, durchsuchen und leicht anpassen zu können. Mit der herkömmlichen Kombination aus Block und Stift ist dies so nicht möglich.

Die Vollversion von GoodNotes5 ist bei einmaliger Zahlung von 10,99 Euro eine kosten- und papiersparende Lösung.

5. Fazit

Unsere Erfahrungen mit den dargestellten Tools sind insgesamt sehr gut, gerade weil wir für jeden einzelnen organisatorischen Bereich diverse Programme getestet haben und die auf unseren Bedarf am besten abgestimmten Programme finden konnten, die in ihrer Summe und ihrem Zusammenwirken eine effiziente und flexible Ausgestaltung unseres Arbeitsalltages bieten.

Allerdings erhöht die Verwendung mehrerer Softwarelösungen die Komplexität der Datenverwaltung sowie des Datenschutzes. Dabei ist besondere Aufmerksamkeit geboten, dass Daten korrekt und einheitlich über alle verwendeten Systeme hinweg gespeichert und verwaltet werden, um Dateninkonsistenzen oder -verluste zu vermeiden. Ebenso ist es unumgänglich, sich mit den Datenschutzbestimmungen jeder einzelnen Software im Voraus vertraut zu machen und sicherzustellen, dass der Datenschutz entsprechend der geltenden Schutzvorschriften gewährleistet ist. Dies stellt insofern bei der Verwendung multipler Softwarelösungen eine größere Herausforderung im Vergleich zu einer Anwaltssoftware als Gesamtlösung dar.

Insgesamt können Lösungen wie die hier dargestellten eine klassische Anwaltssoftware ersetzen oder zumindest sinnvoll ergänzen. Dies erfordert Flexibilität, Geduld sowie die Bereitschaft, sich mit den unterschiedlichen Angeboten und Programmen auseinanderzusetzen. Aus unserer Sicht lohnt es sich daher, verschiedene Ansätze anzudenken und die eigenen Lösungen immer wieder kritisch auf den Prüfstand zu stellen.

Bild: Adobe Stock/©apinan

Dr. Maximilian Freyenfeld LL.M. ist Rechtsanwalt & Fachanwalt für Steuerrecht mit Schwerpunkt auf der Besteuerung von Vermögenswerten und digitalen Geschäftsmodellen. Er ist zudem Geschäftsführer der Cryptolight GmbH.

Melanie Spitzhüttl ist als Rechtsanwältin mit Schwerpunkt Steuerrecht und Strafrecht tätig und beschäftigt sich insbesondere mit der Gestaltungs- und Abwehrberatung.

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