DSGVO-Software: Darauf kommt es bei der Wahl an

Von Lev Lexow

Die DSGVO bedeutet für Unternehmen und deren BeraterInnen vor allem eines: umfassende Dokumentationspflichten. Dabei werden schwerfällige Excel- und Word-Tabellen zunehmend durch Softwareprodukte abgelöst. Diese vereinfachen das Datenschutzmanagement nicht nur für die Unternehmerin und den Unternehmer selbst, sondern auch für deren Anwältinnen und Anwälte, Datenschutzbeauftragte und sonstige BeraterInnen.

Die DSGVO – Fluch und Segen für die Anwaltschaft

Mit der DSGVO ist das so eine Sache: Einerseits muss man sie im eigenen Unternehmen umsetzen. Andererseits ist und bleibt sie ein lukratives Beratungsfeld für Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälte und Datenschutzbeauftragte.

Die Arbeit im Bereich Datenschutz unterscheidet sich allerdings erheblich von der klassischen Juristerei. Es geht viel um die formal korrekte Erfassung und Systematisierung datenschutzrechtlich relevanter Informationen – die Tätigkeit ähnelt insoweit eher der eines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin. Des Weiteren müssen auch technische Entwicklungen berücksichtigt werden, da Datenschutz sich zunehmend auf der Ebene der IT abspielt.

Der Teufel steckt hier – wie so oft – im Detail. Viele Aufgaben – wie z. B. das Erstellen eines Verarbeitungsverzeichnisses – sind sehr kleinteilig und müssen auf den jeweiligen Mandanten zugeschnitten werden. Um der Thematik Herr zu werden, systematisieren viele BeraterInnen die Datenschutzdokumentation seit jeher in Excel- und Word-Tabellen. Mittlerweile existieren jedoch zahlreiche Softwarelösungen, die die Arbeit deutlich beschleunigen und vereinfachen können – bei gleichbleibender bis besserer Qualität der Ergebnisse wohlgemerkt.

Doch welche Voraussetzungen sollte eine Softwarelösung aus Sicht einer beratenden Anwältin bzw. eines beratenden Anwalts oder Datenschutzbeauftragten erfüllen?

Datenschutzberatung mit Softwarelösungen

Die DSGVO selbst sagt naturgemäß nichts über den Einsatz von Softwarelösungen. Sie gibt auch keinen Regelkatalog dafür vor, was eine solche Software leisten muss. Seit Mai 2018 haben sich jedoch eine Reihe von Best Practices entwickelt, die bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen helfen.

Als Berater oder Beraterin sollte man dabei besonders darauf achten, dass es sich um eine Software handelt, die weitgehend standardisierbare Inhalte mit Hilfe von Generatoren erstellen kann. Dies betrifft vor allem Verarbeitungsverzeichnisse, Datenschutzerklärungen, Mitarbeiterverpflichtungen und Auftragsverarbeitungsverträge. Die Software sollte dabei über eine möglichst breite Datenbasis verfügen, um den eigenen Arbeitsaufwand zu minimieren.

Sinnvoll ist es ferner, wenn sich AV-Verträge und Mitarbeiterverpflichtungen online abwickeln lassen. Auf diese Weise kann man das zeitaufwendige Hin- und Hersenden von Dokumenten vermeiden und behält einen Überblick darüber, welche Dokumente noch nicht unterzeichnet wurden.

Mit der DSGVO sind zahlreiche Softwarelösungen auf den Markt gekommen – die einen komplexer, die anderen einfacher. Welche man wählt, hängt letztlich von den eigenen Bedürfnissen und denen der eigenen Kunden ab.

Auch in unserer Kanzlei standen wir vor diesen Herausforderungen und haben uns kurzerhand dazu entschlossen, mit PRIVE eine eigenständige Lösung zu entwickeln. Ziel war es, ein Tool zu schaffen, das speziell auf die Bedürfnisse von KMU-Beratern zugeschnitten ist. Es bietet dabei alle wesentlichen Funktionen, um die Vorgaben der DSGVO umzusetzen und reduziert die Komplexität der Verwaltung dabei auf ein Minimum. Dabei kann man sowohl die eigene Anwaltskanzlei verwalten als auch mit der Multi-Version den Datenschutz seiner Mandanten.