Von Nadia Neuendorf
Am 25. Mai 2018 wird die neue EU-DSGVO wirksam. Mit dieser Verordnung wird der Datenschutz innerhalb der EU vereinheitlicht und der Schutz persönlicher Daten verstärkt. Was bedeutet das für den Bereich Legal Tech?Da gerade Anwaltskanzleien personenbezogene bzw. personenbeziehbare Daten zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, Vertretung und Interessenwahrnehmung verarbeiten, besteht Handlungsbedarf. Denn die neuen Regelungen der DSGVO sehen erweiterte Betroffenenrechte, Pflichten und Bußgeldvorschriften vor.
DSGVO beeinflusst sowohl Software als auch Website
Auch bei der Nutzung von Legal Tech-Software, Tools und Anwendungen muss gezielt darauf geachtet werden, auf welche Daten die Software Zugriff erhält. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden - seien es die der Mitarbeiter oder die der Mandanten - muss mit dem Software-Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen werden. Nutzen Sie daher die letzten Tage vor Inkrafttreten der DSGVO zu nutzen, um festzustellen, wo, in welcher Form und zu welchem Zweck von Ihnen und Ihren Dienstleistern personenbezogene Daten verarbeitet werden. Anschließend sollten Sie sich über nötige Maßnahmen informieren und Ihre Prozesse dementsprechend überarbeiten. So muss beispielsweise auch die Datenschutzerklärung auf der Kanzleiwebsite angepasst werden und über die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten nachgedacht werden.
Legal Tech als Sicherheitsrisiko nach DSGVO?
Außerdem muss festgestellt werden, ob eine Datenschutzfolgenabschätzung erforderlich ist. Dies ist der Fall, wenn hohe Risiken für die Betroffenen bestehen. Dazu zählt auch der Einsatz \"neuer Technologien\", was auf einzelne Legal Tech-Anwendungen zutreffen könnte, wenn diese beispielsweise mit künstlicher Intelligenz verknüpft werden.
Eine Last Minute-Gebrauchsanleitung
In einer 20-seitigen Last Minute-Gebrauchsanleitung erläutern Dr. Astrid Auer-Reinsdorff und Kjell Vogelsang, welche Maßnahmen in der Anwaltskanzlei getroffen werden müssen.
Themen der Fachinfo-Broschüre:
- Wird ein Datenschutzbeauftragter benötigt? Was ist die Datenschutzfolgenabschätzung?
- Die korrekte Datenschutzerklärung auf der Kanzleiwebsite
- Die Erstellung einer Datenschutzverpflichtung für Mitarbeiter
- Die Verpflichtung externe Dienstleister/Auftragsverarbeiter
- Datenschutz durch Verschlüsselung prüfen und anbieten
Weitere Tipps zur Umsetzung der DSGVO:
Nadia Neuendorf arbeitet als Produktmanagerin und Redakteurin beim FFI-Verlag. Ein Schwerpunkt ihrer Arbeit ist das Thema Legal Tech. ffi-verlag.de
