Für Kanzleien wird die Gewinnung von Fachkräften in den kommenden Jahren zu einer immer größeren Herausforderung. Um für den Nachwuchs attraktiv zu sein und Mitarbeiter:innen an die Kanzlei zu binden, gilt es, den gestiegenen Erwartungen von Kanzleiteams besser früher als später gerecht zu werden. Die Implementierung einer modernen, intuitiv bedienbaren und zu den Bedürfnissen der Kanzlei passenden Software kann hier gleich an mehreren Stellen ansetzen: etwa dem Ermöglichen von orts- und geräteunabhängigem Arbeiten oder dem kollaborativen Arbeiten mit Kolleg:innen und der Mandantschaft. Im Interview verrät Ralph Vonderstein, Leiter des Geschäftsbereichs Legal Software bei Wolters Kluwer Deutschland, mit welchen Ansprüchen Kanzleileitungen zu rechnen haben und auf welche Technologien und Features es heute ankommt.
Herr Vonderstein, seit der Coronapandemie und bedingt durch den Fachkräftemangel haben sich die Anforderungen von Juristinnen und Juristen an ihre Arbeitgeber grundlegend verändert - und damit auch die Anforderungen der Kanzleien an Anbieter, z. B. von Kanzleisoftware. Wie lassen sich diese Anforderungen und Wünsche konkret zusammenfassen?
Zum einen sind die Ansprüche der Kanzleien an die eingesetzte Technologie und zum anderen die der Fachkräfte an ihren Arbeitgeber gestiegen – das zeigen auch die Ergebnisse unserer Future Ready Lawyer Studie. Die Grundvoraussetzungen, die bspw. eine geeignete Software für Kanzleien erfüllen sollte, sind flexibles, smartes sowie ortsungebundenes Arbeiten. Darüber hinaus sollte sie den Arbeitnehmer:innen ermöglichen, mit einer einfachen Internetverbindung von unterwegs oder von zu Hause aus mit Hilfe eines Mac, Windowsrechners oder Tablet-PCs unkompliziert auf die Daten der Kanzlei zuzugreifen.
Wir sehen bei vielen Kanzleien, aber beispielsweise auch bei uns im Unternehmen den Trend, dass junge Kolleg:innen immer öfter den Schwerpunkt auf die Wahl des Arbeitsgeräts legen.
Das heißt, gutes Arbeitsmaterial ist ein Muss. Kanzleien bekommen mit Organisationsstrukturen aus der Vergangenheit keine neuen Talente mehr ins Büro. Und möglicherweise können sie gleichzeitig vorhandene Talente deshalb nicht halten. Eine Software sollte also nicht nur flexibel und smart sein, sondern auch eine ansprechende und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche haben.
Die Kanzleisoftware Kleos aus Ihrem Hause hat durch ihre Cloud-Struktur bereits ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht - woher kommt die Entscheidung, die Software mit der neuen Version nun browserbasiert anzubieten?
Mit der neuen browserbasierten Version unserer Software erfüllen wir die Anforderungen von Anwält:innen in der neuen Arbeitswelt. Kleos ist für die Zusammenarbeit entwickelt worden: Die Kanzleisoftware schafft eine Umgebung, die es den Anwender:innen ermöglicht, von jedem Ort zu jeder Zeit geräteunabhängig in einer sicheren Cloud-Umgebung auf Apple Mac- oder Microsoft Windows-Endgeräten arbeiten zu können.
Wenn zeitlich oder örtlich versetztes Arbeiten im Kanzleialltag implementiert wird, ist es wichtig, dass die Software kollaboratives Arbeiten unterstützt und hilft, Aufgaben von Kollege zu Kollegin weiterzugeben. Aber auch Mandant:innen haben keine Lust mehr, Anwält:innen ständig E-Mails zu schicken oder einen USB-Stick in die Kanzlei zu bringen. Daher bieten wir mit dem Feature Kleos-Connect einen direkten Austausch vollintegriert in die Kanzleisoftware an: Über eine Portalseite können Mandant:innen auf freigegebene Dokumente zugreifen und haben die Möglichkeit, Dokumente in eine Akte hochzuladen, selbstverständlich mit entsprechender Security-Ausstattung und DSGVO-konform. Anwender:innen können so auf unsichere Kommunikationswege wie E-Mail verzichten.
Auch die Nachfrage nach KI-Tools steigt. Wie wird sich das auf die Weiterentwicklung von Kanzleisoftware-Angeboten auswirken?
KI-Tools werden immer beliebter, somit wird auch die Nachfrage nach Kanzleisoftware-Angeboten, die diese Tools integrieren können, steigen. Solche Tools können dazu beitragen, die Effizienz von Kanzleisoftware-Angeboten zu verbessern und somit die Arbeit von Anwält:innen zu erleichtern. Kanzleisoftware-Anbieter werden sich daher bemühen, ihre Produkte mit KI-Funktionen auszustatten, um den Bedürfnissen ihrer Kund:innen gerecht zu werden.
Wir bei Wolters Kluwer arbeiten bereits seit 2018 mit Sprachmodellen und haben KI in verschiedene Produkte eingebunden. Beispielsweise arbeitet unsere Software für Rechtsabteilungen, Legisway, mit der Dokumentenanalyse von Della AI, einem KI-Anbieter für den Rechtsmarkt, den wir kürzlich übernommen haben. Generell ist es uns wichtig, KI-Lösungen in enger Interaktion mit unseren Kund:innen und entlang deren Bedürfnisse zu entwickeln. Wir machen regelmäßig entsprechende Verprobungen und Evaluierungen unserer Produkte auch schon in der Entwicklungsphase. Eine hohe Qualität und Zuverlässigkeit der Ergebnisse sind für uns fundamental.
Abschließend noch eine Frage zum Thema Fachkräftemangel: Viele Kanzleien haben Schwierigkeiten, Rechtsanwaltsfachangestellte zu finden. Kann eine gute Kanzleisoftware helfen, diese Lücke zumindest teilweise zu schließen?
Kanzleien stehen vor immer größeren Hürden, qualifiziertes Personal zu finden. Alleine durch den demografischen Wandel gibt es schlichtweg weniger neue Talente auf dem Markt. Das Nutzen von externen Ressourcen ist eine Lösung, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, der jedoch mit einer ständigen Einarbeitung externer Mitarbeiter:innen verbunden ist. Langfristig wird eine interne Lösung, wie das Einarbeiten von Quereinsteiger:innen, benötigt. Doch traditionelle Methoden der Einarbeitung und Schulung von Quereinsteiger:innen sind zeitaufwendig und kostspielig.
Mithilfe von intuitiven Kanzleisoftware-Lösungen können neue Mitarbeiter:innen zügig und ohne komplizierten Einarbeitungsprozess schnell und effizient starten.
Außerdem bieten moderne, in die Kanzleisoftware implementierte Technologien mehr Möglichkeiten, die Arbeit flexibler und attraktiver für Arbeitnehmer:innen zu gestalten und somit neue Talente zu überzeugen. Anwendungen, beispielsweise auch unsere Software Kleos, öffnen auch Türen für Themen wie die sich wandelnde Arbeitskultur mit New Work, besserer Work-Life-Balance und mobilem Arbeiten.
Mithilfe von Kanzleisoftware können Kanzleien also auf verschiedenen Wegen den Fachkräftemangel umgehen.
Herr Vonderstein, vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Antworten.
Bild: DALL·E
Ralph Vonderstein ist Geschäftsführer und Leiter des Geschäftsbereichs Legal Software bei Wolters Kluwer Deutschland.
