Legal Operations Design – ein Effizienztreiber für Kanzleien?

Von Lina Krawietz und Marius Eßer

Der Begriff „Legal Operations“ – derzeit in aller Munde – steht für die Optimierung von Strukturen, Prozessen und Ressourcen in Kanzleien und Rechtsabteilungen. Das Ziel von Legal Operations? Eine Steigerung der Effizienz, Qualität und Wertschöpfung der juristischen Arbeit. Dazu werden Veränderungen auf sämtlichen Ebenen einer Kanzlei in den Blick genommen – von strategischen Entscheidungen, über Finanzen, die Erbringung der Dienstleistungen, den Einsatz von Legal Tech und die Analyse von Daten bis hin zu Projektmanagement, Kommunikation und neuen Formen der Kollaboration.

Warum Legal Operations der Schlüssel für die Zukunftsfähigkeit von Kanzleien ist

Kanzleien stehen angesichts des sich wandelnden Rechtsmarktes vor vielen Herausforderungen: Der Wettbewerb nimmt zu, die Erwartungen der Mandantschaft steigen, die Preise für Rechtsberatung geraten mehr und mehr unter Druck, die regulatorischen Anforderungen werden komplexer und die digitale Transformation erfordert obendrein völlig neue Kompetenzen und einen smarten Einsatz von Tools. Um diesen Veränderungen effektiv zu begegnen, werden Kanzleien früher oder später gezwungen sein, ihre Geschäftsmodelle anzupassen und innovativer zu werden. An dieser Stelle eröffnet sich Kanzleien durch Legal Operations eine praktische Möglichkeit, ihre internen Abläufe zu verbessern, moderne Dienstleistungen zu gestalten und den Mehrwert für die Mandantschaft zu erhöhen. Mit Legal Operations können Kanzleien insbesondere:

eine zukunftsfähige Strategie entwickeln und umsetzen;
interne und externe Prozesse definieren, standardisieren und automatisieren;
relevante Daten generieren und effektiv nutzen, um neue Erkenntnisse zu erlangen und informierte Entscheidungen zu treffen;
Legal Tech Anforderungen bestimmen, geeignete Tools identifizieren, nutzerfreundlich konfigurieren und erfolgreich implementieren;
Projekte effizienter planen, steuern und überwachen;
die interne und externe Kommunikation und Kollaboration verbessern.

Was hat das mit Legal Design zu tun?

Legal Design ist ein nutzerzentrierter Innovationsansatz, der etablierte Design Thinking Methoden auf juristische Herausforderungen anwendet. Design Thinking sorgt dafür, dass die Lösungen, die entstehen, einen echten Bedarf adressieren, von Anwender:innen angenommen werden und dann auch tatsächlich funktionieren. Legal Design kann sowohl für die Gestaltung von (digitalen wie analogen) Dienstleistungen und Produkten für die Mandantschaft, als auch für die Optimierung interner Prozesse, z. B. der Informationssammlung (etwa in einem Due Diligence Prozess), der Erstellung von Dokumenten oder im Wissens- und Vertragsmanagement eingesetzt werden.

Damit spielt Legal Design eine wichtige Rolle für die Entwicklung und Umsetzung von Legal Operations Strategien und Maßnahmen in Kanzleien. Mit Legal Design können Kanzleien:

die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Mandant:innen sowie aller internen Stakeholder ganzheitlich verstehen und passgenau erfüllen;
juristische Dienstleistungen und digitale Produkte innovativer, effektiver und nachhaltiger gestalten;
effiziente Prozesse entwickeln;
juristische Informationen klarer, einfacher und ansprechender aufbereiten;
den Mehrwert ihrer Arbeit steigern und sichtbar machen.

Kanzleien sollten Legal Operations immer mit einem Legal Design Ansatz angehen

Legal Operations ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel zum Zweck. Mit juristischer Arbeit soll ein möglichst großer Mehrwert geschaffen werden – und zwar für alle Personen, die Berührungspunkte mit ihr haben. Dafür reicht es nicht aus, rein technische, betriebswirtschaftliche oder organisatorische Maßnahmen zu ergreifen. Es ist entscheidend, immer auch den Faktor Mensch hinreichend zu berücksichtigen, das heißt: Ziele, Motivationen, Gefühle, Gedanken und Verhalten der Beteiligten sowie die Art und Weise wie Prozesse, Tools und Inhalte wahrgenommen, verstanden und umgesetzt werden. Genau hier setzt ein Legal Design Ansatz an, denn er unterstützt Kanzleien bei der Ausarbeitung von Legal Operations Strategien und Maßnahmen vor allem darin:

sich in die Perspektive ihrer Mandant:innen, Mitarbeiter:innen und der Gegenseite zu versetzen;
Probleme kreativ und systematisch zu definieren und zu lösen;
Lösungen iterativ zu prototypen und zu testen;
Feedback einzuholen und zu integrieren;
einen fortlaufenden Lernprozess zu etablieren;
und sicherzustellen, dass das Richtige entwickelt wird, bevor richtig entwickelt wird.

Erste Schritte für Legal Operations in Kanzleien mit design-orientierten, nutzerzentrierten, agilen Methoden

Um Legal Operations in Kanzleien erfolgreich zu etablieren, ist es wichtig, strukturiert vorzugehen:

Definieren Sie eine Vision sowie konkrete Ziele und Erfolgskriterien für Legal Operations in Ihrer Kanzlei.
Bilden Sie ein interdisziplinäres Legal Operations Team aus Anwält:innen, Legal Designer:innen, Entwickler:innen und ggf. weiteren relevanten Expert:innen. Ziehen Sie bei Bedarf auch Personen aus anderen Abteilungen oder externe Dienstleister hinzu.
Führen Sie eine Status Quo Analyse durch: Was funktioniert bereits gut? Was müsste besser laufen? Welche Innovationspotentiale und Herausforderungen können Sie erkennen?
Identifizieren Sie Ihre relevantesten Stakeholder, z. B. Mandant:innen und Mitarbeiter:innen. Was sind ihre Bedürfnisse, Ziele und Erwartungen?
Fokussieren Sie sich auf einen konkreten Bereich oder ein ganz bestimmtes Projekt, das Sie mit Hilfe von Legal Operations und Legal Design optimieren wollen.
Nutzen Sie Design Thinking Methoden wie qualitative Nutzer-Recherchen, kreatives Brainstorming, Prototyping und Testing, um nutzerzentrierte Lösungsansätze zu entwickeln.
Implementieren Sie Ihre Lösungen schrittweise und messen Sie die Ergebnisse.
Sammeln Sie Feedback und lernen Sie aus Ihren Erfahrungen.

Ausblick: Die zukünftige Bedeutung von Legal Operations für Kanzleien

Legal Operations ist kein kurzfristiger Trend, sondern eine langfristige Entwicklung. Denn die Anforderungen an die juristische Arbeit werden sich weiterhin verändern und erhöhen - Kanzleien müssen sich darauf einstellen und anpassen. Legal Operations bietet Kanzleien die Chance, sich als innovative, effiziente und mandantenorientierte Partner zu positionieren. Mit einem Legal Design Ansatz können Kanzleien Legal Operations erfolgreich in ihre Praxis integrieren und ihre juristische Arbeit auf ein neues Level heben.

Anmerkung der Autor:innen:

Apropos Effizienzsteigerung: Den Rohentwurf für diesen Artikel haben die KI-Tools Bing und ChatGPT geliefert – es folgten sorgfältiges Überarbeiten, Prüfen, Korrekturschleifen und Gehirnschmalz.