Kaum ein Thema bewegt Rechtsabteilungen, Kanzleien und den gesamten Rechtsbereich derzeit so sehr wie generative KI. Die Hoffnung: Künstliche Intelligenz automatisiert komplexe Aufgaben und reduziert den steigenden Arbeitsaufwand – am liebsten „auf Knopfdruck”. Die Praxis sieht oft noch anders aus. Dabei scheitern viele Legal Tech-Projekte nicht an der Technologie, sondern an fehlenden Standards.
Wenn Vertragsvorlagen, Klauselvarianten und Prozesse unkoordiniert nebeneinander existieren, kann keine Legal Tech-Lösung sinnvoll arbeiten – auch kein KI-Modell. Contract Harmonization, also die Standardisierung und Vereinheitlichung von Verträgen, schafft hier die notwendige Basis.
Warum Standards über den Erfolg von KI entscheiden
In den meisten Unternehmen kursieren unzählige Varianten derselben Vertragstypen. Oft hat sich über die Jahre eine stark fragmentierte Vertragslandschaft herausgebildet, z. B. durch Fusionen, neue Mitarbeitende, externe Kanzleien und lokale Anpassungen. Das mag zunächst harmlos erscheinen, erschwert aber im Ergebnis Verhandlungen, verlängert Abstimmungsprozesse, verdeckt Risiken und macht Automatisierung umständlich.
Mit Blick auf den Einsatz Künstlicher Intelligenz ist das besonders problematisch. KI ist immer nur so gut wie die Daten, die sie verarbeitet. Wenn die Daten uneinheitlich, unvollständig oder fehlerhaft sind, spiegelt das Modell diese Schwächen wider. KI kann in der Regel nicht aus sich heraus zwischen den eigentlich gewünschten Standards und historischen Zufälligkeiten unterscheiden. Deshalb muss jedes Unternehmen selbst definieren:
- Welche Inhalte und Formulierungen sollen Teil neuer Standards werden?
- Welche Geschäftsprozesse sollen sich wie in den Verträgen widerspiegeln?
- Welche Formulierungen entsprechen dem gewünschten Auftreten gegenüber Vertragspartnern?
- Wie sollen Widersprüche aufgelöst werden? Wo braucht es sogar Ambiguität?
- Welcher Risikoappetit gilt als Maßstab?
- Wie sollen Verhandlungsstrategien im Einzelnen aussehen?
Bei Contract Harmonization geht es darum, Antworten auf derartige Fragen zu finden. Dabei entstehen klar definierte Templates mit standardisierten Klauselvarianten und einheitlichen Entscheidungslogiken. Auf Basis dieser lassen sich dann mit Hilfe von KI z. B. Abweichungen erkennen, Vertragsrisiken bewerten und alternative Formulierungen finden.
Contract Harmonization in der Praxis: Von der Bestandsaufnahme zur Umsetzung
Wer sich mit Vertragsharmonisierung befasst, merkt schnell, dass es nicht den einen perfekten Einstiegspunkt gibt. Manche beginnen mit einem zentralen Vertragstyp. Andere wählen eine Gruppe thematisch und prozessual verbundener Verträge, z. B. Master Service Agreements und Statements of Work. Beides kann funktionieren.
Bewährte Vorgehensweisen in der Praxis:
- Template Audit
Welche Versionen eines Vertragstyps sind im Umlauf? Wer nutzt sie und warum? Diese Bestandsaufnahme macht Muster, Widersprüche und unnötige Unterschiede sichtbar. - Klausel-Inventur
Zentrale Regelungsbereiche wie Haftung, Kündigung oder Datenschutz werden gesammelt, verglichen und bewertet. Das Ziel ist nicht, sofort alles zu vereinheitlichen, sondern erst einmal zu verstehen, welche Logiken im Unternehmen tatsächlich gelebt werden. - User Research
Wer täglich mit Verträgen arbeitet, weiß am besten, wo Reibungspunkte liegen. Sales kennt die Diskussionen mit Kund:innen, Procurement die Verhandlungsroutine mit Lieferanten, Compliance die Graubereiche der Regulierung. Auch Kanzleien können dabei wertvolle Einblicke liefern. Dabei soll es nicht darum gehen, jeden Wunsch zu erfüllen, sondern darum zu verstehen, welche Interessen und Rahmenbedingungen bei der Entwicklung von Standards zu berücksichtigen sind. - Rollen & Struktur
Häufig übernimmt ein Kernteam aus Legal und relevanten Fachbereichen die Koordination. Wichtig ist, dass alle Beteiligten wissen, welche Aufgabe sie im Prozess haben: Wer liefert Input? Wer gibt Feedback? Wer trifft Entscheidungen? - Iteratives Vorgehen
Standards erfordern wiederholtes Testen und Anwenden. Erst dadurch zeigt sich, was wirklich funktioniert. Diese Erkenntnisse zu sammeln und gezielt in die nächste Iteration einfließen zu lassen, macht den Unterschied. Harmonisierung sollte daher stets als fortlaufender Prozess betrachtet werden.
Standardisierung vor Visualisierung – Legal Design als Gestaltung von Funktion
In vielen Projekten entsteht früh der Wunsch, harmonisierte Verträge auch visuell zu überarbeiten. Gerade bei NDAs, AGB oder Service Agreements, die „den ersten Eindruck” von einem Unternehmen prägen, erhofft man sich von einem visuellen Redesign einen besonderen Mehrwert, z. B. durch ein moderneres oder markenkonformeres Erscheinungsbild.
Doch im Sinne von Legal Design bedeutet „Design” weit mehr als Ästhetik. Der Begriff umfasst die funktionale Gestaltung juristischer Inhalte im weitesten Sinne, also wie Informationen strukturiert, formuliert und zugänglich gemacht werden. Damit sind Standardisierung, Struktur und verständliche Sprache bereits wesentliche Designelemente. Sie bestimmen maßgeblich mit, wie gut ein Vertrag am Ende verstanden, wahrgenommen, genutzt und verhandelt werden kann.
Darum ist es wenig sinnvoll, Energie in Layoutfragen und grafische Darstellungen zu stecken, solange die inhaltlichen und strukturellen Standards noch in der Entwicklung sind. Erst wenn klar ist, welche Wirkung eine Klausel, bzw. ein Vertrag erzielen soll, kann visuelles Design gezielt eingesetzt werden, um diese Wirkung zu fördern.
Der sogenannte Aesthetic Usability Effect aus der UX-Forschung zeigt: Visuell ansprechende Produkte wirken auf Menschen intuitiv verständlicher, vertrauenswürdiger und professioneller. Das kann und sollte man sich – wo sinnvoll – zunutze machen.
Im Idealfall greifen jedoch alle Ebenen, vom Inhalt über die Struktur bis hin zur visuellen Gestaltung, nahtlos ineinander. Das Ziel sollte dabei immer sein, den Vertrag so zu gestalten, dass er im jeweiligen Kontext bestmöglich funktioniert. Das ist die eigentliche Definition von gutem Design.
Wie Legal Operations, Legal Tech und KI von harmonisierten Standards profitieren
Contract Harmonization verändert nicht nur Vertragsdokumente, sondern auch die Art, wie in Unternehmen mit Verträgen gearbeitet wird.
Für Legal Operations ist das ein entscheidender Hebel. Standardisierte, vereinheitlichte Templates und dazugehörige Playbooks bringen Struktur in die tägliche Arbeit: Wer prüft was und wann? Welche Klauseln sind verhandelbar, welche nicht? Wenn ja, unter welchen Voraussetzungen? Wie sind bestimmte Situationen zu bewerten? Wann muss Compliance, Datenschutz oder ein Fachbereich einbezogen werden? Wenn derartige Fragen nicht jedes Mal neu gestellt werden müssen, können Teams viel eigenständiger, schneller und effizienter agieren – auch ohne KI!
Wer diese Effekte greifbar machen will, sollte sie messen. Sinnvolle KPIs (Key Performance Indicators) können sein:
- Negotiation Time – Zeit vom Erstentwurf bis zur Unterschrift
- Clause Deviation Rate – Häufigkeit von Abweichungen von Standards
- Redline Volume – Umfang der Überarbeitungen während Verhandlungen
- Escalation Frequency – Häufigkeit der Einbindung von Fachabteilungen
- User Feedback Score – Zufriedenheit interner Nutzer:innen
In reifen Legal Operations-Strukturen können solche Daten zeigen, was bisher erreicht wurde, wo ggf. noch nachjustiert werden muss und welchen Beitrag Harmonisierung insgesamt zur Wertschöpfung des Unternehmens leistet.
Fazit: Harmonisierung als strategische Grundlage für Legal Tech und KI
Was auf der operativen Ebene Effizienz schafft, entfaltet auf strategischer Ebene eine noch größere Wirkung. Contract Harmonization vereinheitlicht juristische Inhalte, Prozesse und Erfahrungswissen zu einer lebendigen, für alle zugänglichen Wissensbasis. So entsteht ein modernes Knowledge Management, das nicht nur Dokumente, sondern auch Denk- und Arbeitsweisen strukturiert.
Dadurch werden Rechtsabteilungen ganz anders anschlussfähig – sowohl für das Business als auch für neue Technologien. Ihre Rolle bewegt sich weg von einer reaktiven, prüfenden Funktion, hin zu einem echten strategischen Partner.
Wo die notwendigen Standards etabliert sind, können Legal Tech und KI-Lösungen zudem gezielt unterstützen und all das verstärken, was inhaltlich und organisatorisch bereits funktioniert. So betrachtet ist die Harmonisierung von Verträgen kein reines Strukturprojekt, sondern ein wirkmächtiger Hebel für die digitale Transformation des gesamten Unternehmens.
Bild: Adobe Stock/©Tina
Lina Keßler (geb. Krawietz) ist Juristin, Legal Designerin und Co-Founderin der auf den Rechtsbereich spezialisierten Innovationsberatung This is Legal Design sowie Vorstandsmitglied des Liquid Legal Institute e. V. Sie unterstützt Rechtsabteilungen und Kanzleien dabei, juristische Arbeit an der Schnittstelle von Mensch, Recht und (Legal) Tech zukunftsfähig zu gestalten. Für ihre Tätigkeit wurde sie 2020 mit dem European Women of Legal Tech Award in der Kategorie Professional Services ausgezeichnet.
