Von Simon Reuvekamp
Zum Thema Datenschutz könnte man wahrscheinlich ein eigenes Buch füllen. Ich konzentriere mich in diesem Beitrag auf die einfachsten Fallen, die beim Einsatz von digitalen Diktiersystemen und Spracherkennung vermieden werden sollten.
Versand per E-Mail
Wir alle schätzen den einfachen Versand von E-Mails und regen uns nur zu gerne über die Probleme bei der Verschlüsselung von elektronischer Kommunikation, zum Beispiel beim beA, auf. Dennoch muss uns bewusst sein, dass unverschlüsselte E-Mails Postkarten sind, die grundsätzlich jeder lesen kann, der darauf Zugriff hat. Entsprechend sind auch Diktate, die auf diesem Wege transportiert werden, der gleichen Gefahr ausgesetzt.
Gleichzeitig kann es schnell passieren, dass beispielsweise beim Versand einer E-Mail der falsche Empfänger eingetragen wurde. Daher scheint es mir mehr als fahrlässig, derartige Dateien auf diesem Wege auszutauschen. Außerdem wären wohl nur die wenigsten in der Lage, vom Handy aus Dateien entsprechend zu verschlüsseln, wenn Sie die E-Mail per Smartphone verschicken wollen. Bei der Auswahl eines entsprechenden Diktiersystems sollte also Wert darauf gelegt werden, dass die Dateien verschlüsselt werden und möglichst automatisch nur in der eigenen Organisation ankommen können.
Die dabei verwendeten Zugangsarten oder Verschlüsselungsprotokolle, z. B. Secure File Transfer Protocol (SFTP) oder Virtuelles Privates Netzwerk (VPN), sollten jeweils auf dem aktuellen Stand der Technik sein. Da für die Anwenderin bzw. den Anwender beim Versand der Diktate keine technischen Hürden bestehen sollten, muss die Sicherheitstechnik zentral administrierbar und nicht in den Händen des Absenders liegen. Anderenfalls könnte die Sicherheit der Diktate dem Zufall überlassen werden.
Cloud-Systeme: Nutzen Sie nur professionelle Anbieter
Vor allem Smartphones gaukeln Ihnen heutzutage eine Spracherkennung vor. Da könnte man auf die Idee kommen: Wozu benötige ich eine kostenpflichtige Software auf meinem PC oder Server? Das wäre für Sie als Juristin oder Jurist jedoch ein gefährlicher Gedanke! Spracherkennung benötigt entsprechend leistungsfähige Technologie, die auf dem Handy in aller Regel nicht installiert ist und nur bei einer bestehenden Online-Verbindung funktioniert. Wenn Sie das nicht glauben, dann starten Sie einfach mal Siri und Konsorten bei deaktiviertem WLAN und ohne mobilen Datentarif.
Ihnen muss außerdem bewusst sein, dass Ihre Diktate direkt auf den Servern der Hersteller landen – unter dem Aspekt des Ihnen berufsrechtlich auferlegten Datenschutzes ein strafrechtlich relevantes Problem! Auch bei einigen Produkten, die auf PCs und Servern in Ihrer Kanzlei laufen, werden die Daten zum Zwecke der Mobilität oder des Austauschs beispielsweise auf Servern in den USA gespeichert. Mit der Nutzung des Cloud-Dienstes willigen Sie ein, dass Audiodateien, Texte und Transkripte auf den Servern der Hersteller landen. Dabei spielt es dann auch keine Rolle, wenn die Systeme „End-to-End“ verschlüsselt sind.
Das ist bei einem Terminalserver/Remote Desktop zu beachten
In der aktuellen Situation der Covid-19-Pandemie und dem verstärkten Ruf nach Heimarbeitsplätzen und flexiblen Nutzungsmöglichkeiten ist natürlich auch die Diktatverwaltung als eine Nutzungsvariante in den Fokus gerückt. Zu Beginn des Lockdowns waren Laptops nahezu ausverkauft, weil viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr kurzfristig für die Arbeit in ihren privaten Räumen ausgestattet werden mussten.
Viele Kanzleien haben in aller Eile einen Terminalserver für die Unterstützung der Heimarbeitsplätze eingerichtet. Darüber kann – sofern die Bandbreite der Internetanbindung erlaubt – so gearbeitet werden, als säße man in der Kanzlei. Wenn Sie sich in der glücklichen Lage einer solchen Einrichtung befinden, dann ist der Datenschutz über VPN relativ einfach umsetzbar. Wenn die genutzte Spracherkennung dann auch noch die Nutzung auf dem Terminalserver unterstützt, können Sie auch diese so nutzen als würden Sie am Schreibtisch in der Kanzlei sitzen. Dies gilt natürlich nicht nur für das Homeoffice oder den Gerichtsbesuch von Rechtsanwältin Dora, sondern auch für das Sekretariat.
Einen technischen Aspekt gibt es dabei jedoch zu beachten: Spracherkennung benötigt viel Prozessorleistung. Das bedeutet, wenn die Spracherkennung läuft, werden andere Prozesse auf dem Rechner langsamer. Beim Einsatz auf dem PC ist dies zu vernachlässigen, weil der Fokus in diesem Moment auf dem Diktat liegt. Wenn Sie die Spracherkennung jedoch auf einem Terminalserver laufen lassen, dann beeinflusst dies alle an diesem Server angeschlossenen Nutzer. Dies setzt eine spezielle Installation voraus, die unbedingt bei der Planung einer solchen Lösung beachtet werden muss. Anderenfalls kann schon ein einziges Spracherkennungsdiktat zur Auslastung des Servers und zur Beeinträchtigung aller anderen Nutzer führen.
Physischer Transport mit dem digitalen Diktiergerät
Wem das alles zu technisch und unsicher ist, der kann unterwegs auch ein digitales Diktiergerät nutzen. Bei Rückkehr in die Kanzlei wird dieses Diktiergerät der Schreibkraft übergeben. Diese importiert das Diktat mit oder ohne Spracherkennung. Mit diesem Bogen in eine sehr einfache Nutzungsweise möchte ich festhalten, dass es heutzutage fast alle denkbaren Möglichkeiten gibt, digitale Sprachaufzeichnungen mit und ohne Spracherkennung in einer juristischen Umgebung professionell, komfortabel und sicher zu verarbeiten. Insgesamt lässt sich sagen, dass der durch das Berufsrecht notwendige Datenschutz die Vorteile und Bequemlichkeiten von Spracherkennung in keinster Weise einschränken – vorausgesetzt, es steckt ein cleveres Konzept dahinter.
Foto: Adobe.Stock/©chinnarach
Simon Reuvekamp ist CTO bei Meyer-Köring mit Sitz in Bonn und Berlin. Seit 1990 berät er als Spezialist für Kanzleisoftware und Diktiersysteme Rechtsanwaltskanzleien. Seit 2019 leitet er die IT-Abteilung der Kanzlei mit 90 Mitarbeiter:innen. Die Kanzlei setzt einen eindeutigen Fokus auf den Einsatz von IT. Hierzu zählen diverse Produkte von der klassischen Kanzleisoftware bis hin zu RPA-Anwendungen zur Prozessautomatisierung.
