Hardware und Zubehör: Was Sie bei der Auswahl Ihrer Diktiergeräte beachten sollten

Von Simon Reuvekamp

Mit Spracherkennung und digitalem Diktieren lässt sich eine Menge Zeit im Kanzleialltag sparen. Doch wie beim Handwerk kommt es auch hier auf das richtige „Werkzeug“, oder in diesem Falle, die richtige „Hardware“, an. Erfahren Sie in diesem Beitrag, für welche Nutzungsweisen sich welche Diktiergeräte eignen - und welches Zubehör dabei hilfreich ist.

Legen Sie Wert auf die Wahl der Diktiergeräte! Und mit Gerät meine ich jetzt nicht Laptop, PC oder Smartphone, sondern Diktiergeräte bei den BerufsträgerInnen und Abspielgeräte im Sekretariat. Natürlich ist es einfach, bei dem Hersteller zu bleiben, dessen Gerät man schon früher als Banddiktiergerät genutzt hat. Gegebenenfalls funktioniert sogar der Schiebeschalter genauso wie früher. Und wenn es zu Ihrem Bedarf und Arbeitsablauf passt, perfekt! Leider ist es oft nicht so einfach. Die Wahl der passenden Geräte hängt wiederum mit der Art zusammen wie, was und wo Sie diktieren wollen.

Wie und wo soll das Diktiergerät eingesetzt werden?

Ich möchte Sie nicht entmutigen, eines sage ich dennoch bereits jetzt: Die Geräte- und Anbieterauswahl ist hier noch viel größer als bei Diktiersoftware und Spracherkennung. Denn obwohl die meisten Anbieter von professionellen Diktiergeräten auch eine Softwarelösung anbieten, ist die Geräteauswahl größer, weil die Hersteller diverse Geräte mit teilweise unscheinbaren, aber wichtigen Unterschieden anbieten. Diese Geräte werden manchmal auch mit der zugehörigen Software als Paket angeboten.

Prüfen Sie die Kompatibilität zwischen Spracherkennungssoftware und Diktiergeräten

Zum Glück können Sie in aller Regel die unterschiedlichen Diktiersoftwaresysteme mit einer Vielzahl an Geräten nutzen. Hier empfiehlt es sich immer, vor dem Kauf einen Blick in die IT-Voraussetzungen des Wunschsystems zu werfen. Meist erfolgt der Anschluss einfach per USB. Kompliziert wird es nur, wenn mehrere unterschiedliche Software-Systeme mit einem Gerät genutzt werden sollen. Von diesem Vorgehen würde ich daher abraten, weil ich erlebt habe, dass die eine Software nur funktionierte, wenn man den zweiten Fußschalter, der für eine andere Software benötigt wurde, vom USB-Anschluss trennte.

Es mag auf den ersten Blick einleuchtend sein, dass eine Anwältin bzw. ein Anwalt, die oder der ein simples Diktiergerät ohne „Schnick-Schnack“ am besten mit einem digitalen Diktiergerät ohne PC-Anschluss ausgestattet ist. Aber wie erfolgt die Übergabe der Diktate ans Sekretariat? Mit Speicherkarten? Oder mit dem kompletten Diktiergerät? Womit wird in der Zwischenzeit diktiert, wenn das Diktiergerät zur Übertragung im Sekretariat liegt? Können die Daten ggf. über LAN oder sogar WLAN übertragen werden? Sie sehen: Schon in einer so einfachen Ausstattung verstecken sich viele Detailfragen.

Spracherkennung erfordert gute Aufnahmequalität

Kommt Spracherkennung als Funktion hinzu, ist die Qualität der Aufnahme wichtig. Dies erkennen Sie daran, dass die Hersteller in aller Regel die Speicherkapazitäten der Geräte nach der Qualität der Aufzeichnung berechnen. Sie werden feststellen, dass die Länge der Aufzeichnung bei Spracherkennung erheblich von der maximalen Dauer abweicht. Das liegt daran, dass für eine hohe Qualität bei gleicher Aufnahmedauer mehr Speicherplatz benötigt wird als bei einer schlechteren Aufnahmequalität. Sollte sich also die Aufnahme Ihres Diktiergeräts wie ein frühes Experiment von Alexander Graham Bell anhören, sollten Sie die Einstellung oder sogar das ganze Gerät in Frage stellen. Nutzen Sie für Spracherkennung bevorzugt Geräte, die für diesen Zweck entwickelt worden sind.

Gute Spracherkennung braucht gute Hardware

Dabei spielt nicht nur die Speicherkapazität eine Rolle, sondern auch die verbaute Technik. Können Sie sich vorstellen, dass ein Mikrofon für 20 Euro nicht die Qualität bieten kann, die ein speziell für Spracherkennung entwickeltes Diktiergerät für 400 Euro liefert? Bedingt durch die Covid-19-Einschränkungen haben wir in der letzten Zeit viele Videokonferenzen durchgeführt. Dabei ist mir immer wieder aufgefallen, wie unterschiedlich die Sprach- und Aufnahmequalität bei unterschiedlichen Mikrofonen sein kann. Wenn Sie also gute Ergebnisse bei einer Spracherkennung erwarten, dann sparen Sie nicht am Mikrofon.

Welche Steuerungsvariante passt zu Ihrem Workflow?

Sie werden in der Marktübersicht der Fachinfo-Broschüre „Mehr Effizienz durch Spracherkennung und digitales Diktieren“ spezielle Diktiergeräte finden, die auch die Steuerung der Diktierfunktionen unterstützen. Es gibt Geräte mit Schiebeschalter, Druckschalter, integrierter Maus. Ich nutze ein solches Gerät und halte es für einen Vorteil, wenn ich neben dem Mikrofon die Diktierfunktionen und auch die Maus mit nur einem Gerät bedienen kann. So kann ich während des Diktates in der digitalen Akte „blättern“ und habe sogar noch eine Hand frei. Nutzen Sie Angebote, die Geräte zu testen. Die meisten Anbieter haben Demogeräte im Angebot. Oder besuchen Sie in der Post-Corona-Zeit eine der vielen Ausstellungen, um die Geräte in die Hand zu nehmen.

Das Smartphone als Diktiergerät – lieber nicht?

Natürlich drängt sich die Idee, das Smartphone als „Diktiergerät“ zu nutzen, förmlich auf. Mann/Frau hat es immer dabei und auch Diktier-Apps gibt es genügend zur Auswahl. Auch die meisten Hersteller von Diktiersystemen haben entsprechende Apps im Angebot. Warum also nicht das Handy für das Diktat nutzen?

Lassen Sie mich eines vorweg festhalten: Wenn man die Nachteile der Nutzung kennt und somit bewusst in Kauf nimmt, ist gegen den Einsatz des Smartphones zum Diktieren nichts einzuwenden. Daher möchte ich Ihnen die wichtigsten kurz zusammenfassen:

1. Handhabung: Die Handhabung der Diktier-Apps ist deutlich anders als bei professionellen Diktiergeräten. So fehlt vielen der geliebte Schiebeschalter. So wurde ich früher mehr als einmal gefragt, ob es kein Handy mit Schiebeschalter gäbe, oder warum Apple so etwas nicht entwickle.
2. Datenschutz: Das Thema Datenschutz wurde in einem anderen Beitrag auf legal-tech.de beleuchtet, den Sie hier lesen können.
3. Aufnahmequalität: Während professionelle Diktiergeräte in der Regel komplexe – teilweise sogar mehrere Mikrofone eingebaut haben – ist hierfür in Smartphones kaum Platz. Ich hatte immer das subjektive Erlebnis, dass auf dem Handy aufgezeichnete Diktate mit einer schlechteren Qualität erkannt wurden als die mit professionellen Diktiergeräten aufgezeichneten.

Trotz dieser Einschränkungen wird das Smartphone in Zukunft eine steigende Relevanz beim Einsatz von Diktaten erhalten. Insofern halte ich es für sinnvoll und notwendig, dass ein Diktiersystem eine solche Option besitzt.

Pro und Kontra beim Einsatz eines Headsets

Bei der Verwendung eines Smartphones, aber vor allem auch im stationären Einsatz am PC bevorzugen viele Anwender Headsets, die ggf. auch für das Festnetztelefon oder Videokonferenzen genutzt werden können. Genau wie die zuvor besprochenen speziellen Diktiergeräte gibt es diese sowohl mit als auch ohne Kabel. Früher war der Einsatz von per Funk angebundenen Geräten ein technisches Problem, weil die Funkverbindung störanfällig oder qualitativ schlecht war. Diese Probleme konnte ich bei unterschiedlichen Herstellern in jüngster Zeit nicht mehr feststellen. Bei entsprechend gutem Mikrofon ist daher gegen die Verwendung von Headsets nichts einzuwenden, selbst wenn der Wechsel zwischen den unterschiedlichen Geräten (Telefon und Diktat) umständlich sein könnte und in der Regel etwas Übung verlangt.

Gutes Headset kann echte Vorteile für Spracherkennung bieten

Wahrscheinlich haben Sie es schon erkannt, dass viele hier beschriebenen Maßnahmen demselben Zweck dienen: Die optimalen Voraussetzungen für die Spracherkennung zu schaffen, damit das Erkennungsergebnis möglichst gut sein kann. Wie kann hier der Einsatz eines Headsets helfen? Wie bereits erwähnt, ist die Qualität der Aufzeichnung eine wesentliche Komponente für die Güte der Spracherkennung. Daher führen die Spracherkennungssysteme zumindest nach der ersten Installation in der Regel eine Einrichtung der Mikrofonempfindlichkeit durch.

Dabei wird die Lautstärke, mit der Sie sprechen, analysiert und der Aufnahmepegel – wie früher das Kassettendeck an der Stereoanlage – optimal eingestellt. In der Theorie perfekt. In der Praxis leider nicht immer, weil im Eifer des Diktats der Abstand zwischen Mund und Mikrofon zum Teil erheblich abweichen kann. Im Extremfall habe ich es erlebt, dass das Diktiergerät einfach irgendwo auf den Schreibtisch gelegt wurde. Der viel zu große Abstand zum Gerät und die Nebengeräusche – zum Beispiel Papierrascheln – haben die Aufzeichnungsqualität soweit herabgesetzt, dass eine gute Spracherkennung nicht gewährleistet werden konnte. In einem solchen Anwendungsszenario wäre der Einsatz eines Headsets eine echte Alternative.

Sie werden feststellen, dass der Markt auch bei den professionellen Headsets relativ groß ist. Es gibt Geräte, die speziell für Spracherkennung hergestellt sind und via Bluetooth an das Handy und/oder via USB an den PC gekoppelt werden. Außerdem gibt es Geräte, die eigentlich an das Festnetztelefon angeschlossen werden, aber auch eine Option für den PC-Anschluss bieten. Bei allen Varianten gilt es wiederum, sich möglicher Einschränkungen bewusst zu werden und abzuwägen:

1. Diktatsteuerung: Mangels spezieller Steuerungstasten am Headset muss die Bedienung der Diktate über die alternative Sprachsteuerung und/oder Maus/Tastatur erfolgen. Ein Umstand, der sich bei „Anfängern“ wieder auf das Diktat(-Erlebnis) auswirken kann.
2. Komfort: Sollten Sie das Headset nicht nur für das Diktat, sondern auch für das Telefonat nutzen wollen, erhöht sich die Zeit, in der Sie das Gerät am Kopf haben ggf. erheblich. Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass insbesondere schwere Headsets zur Qual werden können. Ob Sie ein Headset mit einem oder zwei Lautsprechern wählen, ist Geschmackssache. Jedoch möchte ich zu bedenken geben, dass Geräte mit nur einem Lautsprecher im Prinzip immer getragen werden können und nicht ständig auf- und abgesetzt werden müssen. Daher neige ich dazu, leichte Headsets dieser Art zu empfehlen und selbst zu nutzen.

Der klassische Fußschalter hat seine Berechtigung

Sie sehen also, wie Sie das Benutzererlebnis mit der passenden Technik erheblich steigern können. Berücksichtigen Sie diese Erkenntnis auch bei der Ausstattung des Sekretariats. Im Falle einer arbeitsteiligen Struktur, in der das Sekretariat die Diktate nachbearbeiten soll, ist es dabei – in meinen Augen – unerlässlich, dass die Diktate abgehört werden können. Hierfür empfehlen sich entsprechende Kopfhörer mit Fußschalter. Ja, ich weiß, dass man auch einen Kopfhörer in den PC stecken und die Diktatsteuerung über Tastatur und Maus durchführen kann, und wer dies so will, soll das gerne so machen.

Ich bin jedoch der festen Überzeugung, dass professionelle Arbeit auch nur mit professionellem Werkzeug erledigt werden kann. Hier 150 bis 200 Euro pro Platz sparen zu wollen, ist für mich falsche Sparsamkeit. Hinzu kommt, dass Kopfhörer und Fußschalter bei einem Wechsel von Bandsystemen in der Regel beim Personal bekannt sind. Gerade in der schwierigen Umstellungsphase erhöhen bekannte Bedienungselemente die Akzeptanz der Angestellten erheblich. Und glauben Sie mir: Sie wollen keine Spracherkennung ohne Akzeptanz der Angestellten einführen.

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