KI-Kennzeichnung in der Kanzlei: Wann Sie Hinweise geben müssen

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 KI-VO. Für Kanzleien stellt sich damit eine konkrete Frage: Wann müssen Sie Mandantinnen und Mandanten oder die Öffentlichkeit darauf hinweisen, dass KI im Spiel ist? Die Antwort hängt weniger vom Tool ab als von Ihrer Rolle und vom Kanal, über den Sie kommunizieren.

Die Pflicht gilt – und Ihre Rolle bestimmt ihren Umfang

Die Digital-Omnibus-Verordnung (VO (EU) 2026/1744) hat die Transparenzpflichten aus Art. 50 KI-VO nicht verschoben. Verschoben wurden vor allem Hochrisiko-Pflichten. Für Systeme nach Art. 6 Abs. 2 in Verbindung mit Anhang III gilt jetzt der 2. Dezember 2027, für Systeme nach Art. 6 Abs. 1 in Verbindung mit Anhang I der 2. August 2028. Mit Art. 50 KI-VO haben diese Termine nichts zu tun.

Auch der 2. Dezember 2026 ist keine Frist für Ihre Kanzlei. Diese Übergangsregel betrifft nur Anbieter generativer KI-Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden (Art. 111 Abs. 4 KI-VO). Sie gilt ausschließlich für die Maßnahmen, mit denen diese Anbieter Art. 50 Abs. 2 KI-VO nachkommen, und ist keine allgemeine Betreiber- oder Kanzleifrist. Ihre Pflichten als Betreiberin aus Art. 50 Abs. 3 und 4 KI-VO gelten seit dem 2. August 2026 ohne Übergangsfrist. Das gilt auch für die Vorgaben des Art. 50 Abs. 5 KI-VO zu Form, Zeitpunkt und Barrierefreiheit der Information.

Betreiberin ist Ihre Kanzlei regelmäßig, wenn sie ein fremdes KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt, etwa ein Sprachmodell, einen SaaS-Chatbot oder einen fremden Telefonassistenten.

Anbieterin ist nach Art. 3 Nr. 3 KI-VO, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Handelsmarke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt. Bei White-Label- oder individualisierten Systemen ist die Rolle im Einzelfall zu prüfen. Maßgeblich sind Entwicklungsauftrag, Modifikation, Inbetriebnahme, Markenauftritt und Verantwortungsverteilung. Die bloße Standardnutzung eines fremden Systems kann gegen eine Anbieterrolle sprechen. Einen gesetzlichen sicheren Hafen bietet sie aber nicht.

Chatbot und KI-Telefon: Anbieterpflicht, aber Ihre Verantwortung

Art. 50 Abs. 1 KI-VO verpflichtet den Anbieter, Systeme für die direkte Interaktion so zu gestalten, dass Menschen erfahren, dass sie mit einer KI kommunizieren. Unmittelbare Normadressatin ist die Anbieterin. Ist Ihre Kanzlei nur Betreiberin eines fremden Systems, folgt aus Art. 50 Abs. 1 KI-VO für sie keine unmittelbare Pflicht. Ihre Kanzlei bleibt aber für eigene berufs-, datenschutz-, vertrags- und wettbewerbsrechtliche Anforderungen verantwortlich (Art. 50 Abs. 6 KI-VO).

Da der Bot in Ihrem Namen mit Mandantinnen und Mandanten spricht, ist aus Compliance-Sicht zweierlei empfehlenswert:

bei Beschaffung und im Vertrag absichern, dass der KI-Hinweis erscheint,

regelmäßig testen, ob er vor der ersten Interaktion sichtbar oder hörbar ist.

Eine Ausnahme gilt, wenn die KI-Natur nach Kontext und Umständen offensichtlich ist. Ein bloßer Avatar oder ein Hinweis außerhalb des Interaktionsmoments bietet dafür regelmäßig keine verlässliche Grundlage. Maßgeblich sind Nutzungskontext und konkrete Gestaltung. Die Information muss nach Art. 50 Abs. 5 KI-VO klar und eindeutig spätestens bei der ersten Interaktion oder Exposition erfolgen und den geltenden Barrierefreiheitsanforderungen entsprechen. Meist genügt ein kurzer Satz, etwa „Sie kommunizieren mit einem KI-System.“ oder am Telefon „Sie sprechen mit einem KI-Sprachassistenten unserer Kanzlei.“

Ist Ihre Kanzlei selbst Anbieterin, gilt Art. 50 Abs. 1 KI-VO für sie unmittelbar.

Blogbeitrag oder Deepfake: Die Prüfung befreit nur beim Text

Art. 50 Abs. 4 Unterabs. 2 KI-VO erfasst KI-erzeugte oder KI-manipulierte Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren. Ein Rechtstipp oder Social-Media-Beitrag zu neuen Gesetzen, Urteilen oder Verbraucherfragen kann darunter fallen. Ob das im Einzelfall gilt, hängt insbesondere von Thema, Zweck und Veröffentlichungsform ab. Einen amtlichen Katalog typischer Kanzleiformate gibt es nicht.

Ein Label brauchen Sie dennoch nicht in jedem Fall. Die Pflicht entfällt, wenn zwei Voraussetzungen zusammenkommen:

Der Text wurde einem Verfahren menschlicher Überprüfung oder redaktioneller Kontrolle unterzogen.

Eine natürliche oder juristische Person trägt die redaktionelle Verantwortung.

Die fachliche Prüfung durch eine Anwältin oder einen Anwalt kann für die Ausnahme sprechen. Dafür muss sie Teil eines tatsächlichen menschlichen Überprüfungs- oder redaktionellen Kontrollverfahrens sein, und jemand muss die redaktionelle Verantwortung übernehmen. Eine isolierte oder bloß oberflächliche Durchsicht reicht nicht ohne Weiteres. Die Mindesttiefe der Prüfung ist gesetzlich nicht definiert.

Art. 50 KI-VO schreibt keinen bestimmten Vermerk vor. Ein dokumentierter Freigabeprozess kann aber die interne Nachvollziehbarkeit und den Compliance-Nachweis erleichtern. Ein Vermerk könnte etwa lauten: „KI-gestützt erstellt; fachlich geprüft am [Datum] durch [Name/Funktion]; redaktionelle Verantwortung: [Person/Kanzlei].“

Für Deepfakes gilt diese Ausnahme nicht. Stellen Bild-, Ton- oder Videoinhalte einen Deepfake dar, müssen Sie als Betreiberin offenlegen, dass sie künstlich erzeugt oder manipuliert sind (Art. 50 Abs. 4 Unterabs. 1 KI-VO). Das gilt auch nach sorgfältiger Prüfung.

Ein Deepfake setzt nach Art. 3 Nr. 60 KI-VO zweierlei voraus: Der Inhalt hat einen merklichen Bezug zu bestehenden Personen, Gegenständen, Orten, Einrichtungen oder Ereignissen, und er kann einer Person fälschlich als echt oder wahr erscheinen. Typische Kanzleifälle sind:

ein KI-Video, in dem scheinbar Ihre Partnerin spricht,

die synthetische Stimme eines realen Kollegen,

ein manipuliertes Veranstaltungsfoto.

Bei Audioformaten ist ein akustischer Hinweis zu Beginn regelmäßig die rechtssicherste Gestaltung.

Auch frei erfundene Personen können ein Deepfake sein: Nach den Leitlinien der EU-Kommission genügt es, dass sie realistisch wirken und so existieren könnten. Nicht erfasst sind erkennbar unrealistische Darstellungen ohne Täuschungspotenzial. Die Leitlinien sind nicht bindend; im Zweifel sollten Sie realistische KI-Personen offenlegen.

Emotionserkennung: Ein Hinweis macht nicht alles zulässig

Setzen Sie ein System zur Emotionserkennung oder biometrischen Kategorisierung ein, müssen Sie die betroffenen Personen darüber informieren (Art. 50 Abs. 3 KI-VO). Emotionserkennung bedeutet nach Art. 3 Nr. 39 KI-VO die Identifizierung oder Ableitung von Emotionen oder Absichten natürlicher Personen auf Grundlage biometrischer Daten. Nicht jede Stimm-, Mimik- oder Blickanalyse ist daher Emotionserkennung.

Denkbar ist der Fall bei KI-gestützten Bewerbungsgesprächen, wenn das System auf Grundlage biometrischer Daten Emotionen oder Absichten ableiten soll, etwa aus Stimme, Mimik oder Blickbewegungen. Nach den Leitlinien der EU-Kommission zu verbotenen KI-Praktiken erfasst der Bereich Arbeitsplatz auch Bewerberinnen und Bewerber im Auswahlverfahren. Dort sind solche Systeme nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. f KI-VO verboten, soweit sie nicht für medizinische oder Sicherheitszwecke bestimmt sind. Das Verbot erfasst Inverkehrbringen, Inbetriebnahme zu diesem Zweck und Verwendung. Ein Transparenzhinweis macht einen verbotenen Einsatz nicht zulässig.

Bei externen Kommunikationstools ist zunächst zu prüfen, ob überhaupt Emotionserkennung oder biometrische Kategorisierung vorliegt. Ist das der Fall, sind Art. 50 Abs. 3 KI-VO und das Datenschutzrecht maßgeblich.

Allgemein gilt: Art. 50 KI-VO lässt andere Pflichten unberührt (Art. 50 Abs. 6 KI-VO). Ein KI-Hinweis ersetzt weder die Information nach Art. 13 oder 14 DSGVO noch die Prüfung der Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 und § 43e BRAO sowie § 203 StGB.

Fazit: Rolle klären, Außenkommunikation prüfen

Das größte praktische Risiko liegt in Ihrer Außenkommunikation: bei Chatbots, Voicebots und automatisierten Rechtstipps sowie bei KI-Medien mit Bezug zu realen Personen oder Ereignissen.

Verstöße gegen Art. 50 KI-VO können nach Art. 99 Abs. 4 Buchst. g KI-VO mit Geldbußen von bis zu 15 Mio. Euro geahndet werden. Wird der Verstoß von einem Unternehmen begangen, gilt alternativ eine Obergrenze von bis zu 3 Prozent des gesamten weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für KMU einschließlich Start-ups gilt nach Art. 99 Abs. 6 KI-VO als Obergrenze der niedrigere der beiden Beträge.

Zum Redaktionsschluss war in den ausgewerteten amtlichen und Fachquellen keine veröffentlichte deutsche Bußgeldpraxis oder gefestigte Rechtsprechung speziell zu Art. 50 KI-VO auffindbar. Ob ein Verstoß zugleich wettbewerbsrechtlich angreifbar ist, ist nicht abschließend geklärt.

Für die Praxis empfiehlt sich:

Legen Sie eine Liste aller eingesetzten KI-Tools an und halten Sie je Tool Ihre Rolle fest.
Testen Sie Chatbot und Voicebot auf einen sichtbaren oder hörbaren KI-Hinweis und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Ordnen Sie öffentliche Texte ein und verankern Sie die fachliche Endkontrolle in einem festen Freigabeverfahren.
Geben Sie KI-Bilder, -Stimmen und -Videos, die einen Deepfake darstellen, nur mit Offenlegung frei. Bei anderen realitätsnahen KI-Medien sind insbesondere Irreführungs- und Persönlichkeitsrechtsrisiken gesondert zu prüfen.
Schließen Sie Emotionserkennung im Recruiting und Arbeitsverhältnis grundsätzlich aus; nur die engen medizinischen oder sicherheitsbezogenen Ausnahmen sind gesondert zu prüfen. Bei externen Kommunikationstools ist zunächst zu klären, ob überhaupt Emotionserkennung oder biometrische Kategorisierung vorliegt.

Solange offene Fragen nicht geklärt sind, ist ein früher, klarer Hinweis meist der vorsichtigere Weg. Datenschutz, Berufsrecht und Werberecht sollten Sie dabei stets mitprüfen.