Von Legal Tech - Die digitale Transformation der Anwaltskanzlei
Die meisten Kanzleisoftwares werben mit einem umfangreichen Funktionsangebot. Das bietet viele Möglichkeiten, setzt aber auch voraus, dass Sie den Überblick behalten und die ganzen Funktionen verstehen und nutzen können. Vor allem Anwälte, die noch nie mit einer Kanzleisoftware gearbeitet haben, können leicht überfordert sein. Um das zu verhindern, geben wir im Folgenden einen Überblick darüber, wie die Alltagsarbeit eines Rechtsanwalts mit der elektronischen Akte aussehen kann. Welche Kanzleisoftware Sie nutzen, ist dabei egal; die meisten dargestellten Funktionen finden Sie in allen Softwares.
Die elektronische Akte im Kanzleialltag
Die elektronische Akte (E-Akte) ist eine digitale Version einer normalen Papierakte. Inhaltlich unterschieden sich die beiden Varianten nicht voneinander: Korrespondenz, Schriftsätze, Vermerke, Abrechnungen und alle anderen Informationen, die aus Ihrer Sicht für einen Fall wichtig sind, gehören ebenso in die E-Akte wie in die Papierakte. Viele Rechtsanwälte haben gerne beide Optionen zur Verfügung. Sofern darauf geachtet wird, dass beide Akten aktuell gehalten werden. Sie müssen jedoch damit rechnen, dass die doppelte Aktenführung mehr Ressourcen in Gestalt von Geld und Personal in Anspruch nimmt.
Wenn Sie morgens in die Kanzlei kommen, ist der erste Schritt nach dem Hochfahren des Computers das Starten der Kanzleisoftware. Damit öffnet sich in der Regel auch die E-Akte. Dringende Fristen, Termine und Aufgaben aus den einzelnen Akten werden Ihnen angezeigt, sodass Sie Ihren Arbeitstag direkt strukturieren können.
Um eine bestimmte Akte zu öffnen, die Ihnen nicht im heutigen Terminplan angezeigt wird, geben Sie den Namen eines Beteiligten oder das interne Aktenzeichen in die Suchfunktion ein. Der Zugriff auf bestimmte E-Akten sollte nie länger als ein, zwei oder drei Mausklicks dauern. Somit können Sie in Sekundenschnelle reagieren, falls etwa plötzlich ein Mandant am Telefon ist: Name in die Suchleiste eingeben, Akte öffnen, und schon werden Ihnen alle wichtigen Informationen strukturiert auf dem Bildschirm angezeigt.
Expertentipp: Telefonanlage und Kanzleisoftware koppeln
Es ist auch möglich, die Telefonanlage mit der Kanzleisoftware zu verbinden. Das könnten Sie dazu nutzen, eine konkrete E-Akte automatisch auf Ihrem Bildschirm öffnen zu lassen, sobald Sie den Anruf eines in der Akte registrierten Mandanten entgegennehmen. Denken Sie das noch einen Schritt weiter: Die Beendigung des Anrufs wird ebenfalls von der Kanzleisoftware registriert, und die Anrufdauer wird über die Zeiterfassung in der jeweiligen Akte eingetragen. Nicht alle Kanzleisoftwares bieten diese Funktionen an, weshalb Sie hier unter Umständen selbst tätig werden müssten.
Die Arbeit mit der E-Akte erfolgt entweder über die Kanzleisoftware selbst oder durch Drittprogramme. Die Kanzleisoftware ist meist für die administrativen Änderungen an der E-Akte zuständig: Fristen, Vermerke und Gerichtstermine eintragen, Arbeitszeiten erfassen und abrechnen. Diese Änderungen notiert sich die Software auch für andere Bereiche – etwa Ihren Kalender – und optimiert so die Workflows.
Wenn Sie aber einen neuen Schriftsatz erstellen wollen, dann geht das nur über Drittprogramme, was in den meisten Fällen wohl Microsoft Word sein wird. Der fertige Schriftsatz wird nicht (nur) ausgedruckt, sondern über die Kanzleisoftware in der E-Akte abgespeichert. Mittlerweile bieten die meisten Kanzleisoftwares Schnittstellen zu Microsoft Word an. Das bedeutet, dass Ihrer Word-Version ein paar neue Buttons hinzugefügt werden, über die Sie einzelne Dokumente mit nur einem Klick in der jeweiligen E-Akte abspeichern.
Gleiches gilt für E-Mails, die Sie über Outlook empfangen. Auch hier bieten alle Kanzleisoftwares Schnittstellen an, über die eingehende E-Mails ohne große Umstände einer bestimmten E-Akte hinzugefügt werden können. Schließlich bieten einige Kanzleisoftwares auch den Versand von Dokumenten aus der E-Akte heraus an.
Die abgespeicherten Dokumente können Sie nun nach Belieben sortieren und anzeigen lassen. Während Sie in Ihren Papierakten stets blättern müssen, können auf durchschnittlichen Monitoren zwei bis vier Seiten gleichzeitig gut lesbar dargestellt werden. So können Sie mit dem Mausrad langsam durch die Akte scrollen und sich wunderbar einen Überblick verschaffen.
Selbstverständlich können Sie auch Lesezeichen in der E-Akte und einzelnen Dokumenten setzen, um schneller zu bestimmten Informationen springen zu können. Ein großer Vorteil der E-Akte ist die Volltextsuche, die mittlerweile etliche Kanzleisoftwares anbieten. Mithilfe einer Volltextsuche können Sie beliebig lange Texte nach einzelnen Wörtern durchsuchen. Das ist besonders nützlich bei Akten mit mehreren Hundert Seiten. Sie können die einzelnen Dokumente noch so gut verschlagworten und kategorisieren – wenn es etwa darum geht, einen bestimmten Namen, ein Datum oder eine Zahl herauszusuchen, sparen Sie wertvolle Zeit, wenn eine Software die Suche für Sie in einem Sekundenbruchteil erledigt.
Praxistipp: Erleichterung der Arbeitsabläufe durch Schlagwörter
Weisen Sie bestimmten Dokumententypen passende Schlagwörter zu, die Sie immer wieder verwenden. Eine abgespeicherte E-Mail kann mit »Mail« und »Korrespondenz« verschlagwortet werden, ein eingescannter Brief mit »Brief« und »Korrespondenz«. Im Anschluss können Sie die Akte nach bestimmten Schlagwörter filtern: Der Filter »Brief« zeigt Ihnen alle ein- und ausgegangenen Briefe in diesem Fall an, der Filter »Korrespondenz« hingegen zeigt darüber hinaus auch alle E-Mails an. Bei einheitlichen Schlagwörtern in der gesamten Kanzlei entsteht ein System, das Routine schafft und Arbeitsabläufe vereinfacht.
Die Volltextsuche rettet aus dem Aktensumpf
Verlassen Sie sich aber nicht ausschließlich auf die Volltextsuche. Ein Vorteil der E-Akte besteht darin, dass Sie Ihre Akten anders und besser strukturieren können als Papierakten. Auf Knopfdruck können Sie beispielsweise zwischen einer chronologischen oder alphabetischen Listenansicht wechseln. Sie können mehrere Dokumente bündeln und Aktenteile nach Themenbereichen sortieren. Gleichwohl hat all das eine wichtige Voraussetzung: Sie müssen neue Dokumente immer mit aussagekräftigen Namen abspeichern. »pdf1« oder »seite5« sind keine geeigneten Namen für digitale Dokumente. Auf diese Weise schaffen Sie mehr Chaos, als mit einer Papierakte jemals möglich wäre.
Zeit ist Geld
Die E-Akte verwaltet also alle relevanten Dokumente eines Mandats wie auch die Papier-Akte und bietet darüber hinaus bessere Möglichkeiten zur Organisation und Suche in der Akte. Neue Dokumente werden mit einem Klick in der Akte abgespeichert und anschließend kategorisiert. Fristen, Termine und Verfügungen erfolgen aus der E-Akte heraus und werden von der Kanzleisoftware automatisch verwaltet. Was schätzen Sie, wie viel Arbeitszeit Sie dadurch einsparen können? Vielleicht merken Sie bereits, dass Kanzleisoftwares in Teilen die Aufgaben des Sekretariats übernehmen. Vor allem kleine Kanzleien können hiervon profitieren und die eine oder andere zusätzliche Arbeitskraft einsparen.
Ein weiterer Vorteil der E-Akte ist, dass sie Ihnen eine flexiblere Arbeitsweise ermöglicht. Bei Cloud-Lösungen können Sie von überall auf die E-Akte zugreifen. Offline-Lösungen bieten in der Regel einen Fernzugriff an, sodass Sie sich unter Umständen in Ihrer Privatwohnung einen Zugang zur E-Akte einrichten können.
Mit der elektronischen Akte zu Gericht
Falls Sie eine Cloud-Lösung oder die App einer Offline-Lösung nutzen, können Sie die E-Akte auch in digitaler Form mit zu Gericht nehmen. Dann profitieren Sie von allen bisher dargestellten Vorteilen der E-Akte auch in der Gerichtsverhandlung.
Beispiel:
Als Beispiel sei auf die Volltextsuche verwiesen. Folgende Situation: Sie streiten sich um die Abwicklung eines Verkehrsunfalls. Das Gericht schlägt eine Einigung bezüglich eines Teils der geltend gemachten Reparaturkosten vor. Hier geht es häufig um viele kleine Schadenspositionen: Lackierkosten, Arbeitsaufwand, Fahrzeugreinigung, Airbag-Prüfung, UPE-Aufschläge. Sie wissen, dass Sie diese Zahlen im Kostenvoranschlag der Werkstatt oder im Regulierungsgutachten der Versicherung finden. Aber wo genau auf den ca. 20 mit Tabellen bedruckten Seiten? Spätestens jetzt geht das große Blättern und Suchen los. Mit einer Volltextsuche ist das kein Problem: ein Stichwort eingeben, und das Ergebnis wird angezeigt. Es kommt nicht selten vor, dass einer oder alle Beteiligten zur Klärung von Detailfragen unnötig lange in ihren Akten herumsuchen. Mit Volltextsuche und E-Akte sind Sie immer perfekt vorbereitet.
Keine Scheu vor der E-Akte
Trotz der neuen Möglichkeiten zeigt die bisherige Praxis, dass eine gewisse Scheu vor der Nutzung einer E-Akte bei Gericht besteht. Anwälte fürchten häufig einen Ausfall der Technik oder des Internets und sehen sich dann völlig unvorbereitet ohne Akte. Dann wird lieber sofort die Papierakte mitgenommen, die funktioniert immer und überall.
Richter hingegen äußern andere Bedenken bezüglich elektronischer Geräte im Gerichtssaal: Man wisse ja nicht, was die Anwälte dann mit ihren Geräten machen würden – zum Beispiel die Verhandlung aufzeichnen oder im Internet nach Urteilen und Aufsätzen suchen. Diese Argumente sind offensichtlich nicht ernst gemeint, sondern drücken einfach nur eine allgemeine Abneigung aus. Mitschneiden kann die Verhandlung jeder, der ein Smartphone oder Diktiergerät in der Tasche hat. Und eine schnelle Internetrecherche zu einer plötzlich aufgekommenen Fragestellung ist in keiner Weise verwerflich – ganz im Gegenteil.
Wir können Ihnen nur empfehlen, es einmal selbst zu versuchen. Am besten eignet sich ein Termin ohne Mandant, dann müssen Sie sich nicht sorgen, dass Ihre Unsicherheit eventuell auffällt. Sicherheitshalber können Sie die Papierakte als Rückversicherung mitnehmen. Und, auch wenn die Angst vor schlechter Internetverbindung, insbesondere an den Gerichten, verständlich ist: Auch hierfür bieten die E-Akten eine Lösung, indem sie einen Offline-Zugang und/oder einen Export anbieten. Beachten Sie, dass jede offline verfügbare Akte Speicherplatz benötigt. Aufgrund begrenzter Speicherkapazitäten ist es daher empfehlenswert, die zwischengespeicherten Offline-Akten regelmäßig zu löschen.
Praxishinweis: Export-Funktion
Häufig ist der Export in ein Word-Dokument möglich. So können Sie beispielsweise einen Schriftsatz aus der E-Akte in ein Word-Dokument umwandeln und dieses anschließend separat bearbeiten, ohne irgendetwas an der Akte selbst zu verändern.
Sie sehen, dass eigentlich keine guten Argumente gegen den Einsatz der E-Akte bei Gericht sprechen. Ohnehin ist zu erwarten, dass mit der Digitalisierung der Justiz auch die anwaltliche E-Akte verstärkt Einzug in die Gerichtssäle hält. Je mehr die Richter selbst mit E-Akten arbeiten, desto größer ist die allgemeine Akzeptanz gegenüber derartigen Neuerungen. Seit 2016 führen die Bundesländer nach und nach den elektronischen Rechtsverkehr in der Justiz ein.
Mandantenzugriff auf die E-Akte
Der letzte Bereich, für den die E-Akte einen Nutzen bietet, ist die Kommunikation mit dem Mandanten. Alles auf dem Postweg zu regeln ist mitunter logistisch aufwendig und papierintensiv. Vermehrt hat sich in den letzten Jahren somit die E-Mail als Kommunikationsmittel der Wahl durchgesetzt. Das geht schneller, verbraucht weniger Papier, und alle wichtigen Dokumente können als PDF im Anhang verschickt werden. Insbesondere in weniger umfangreichen Fällen und solchen, die von den Kanzleien besonders häufig übernommen werden, wird die E-Mail als willkommene Alternative aufgefasst.
Allerdings ist der anwaltliche Gebrauch von E-Mails vor dem Hintergrund des Datenschutzrechts problematisch. Eine unverschlüsselte E-Mail bietet nicht viel mehr Sicherheit als eine Postkarte. Gleichwohl verfügen die wenigsten Mandanten über die technischen Vorkehrungen zum Empfang von verschlüsselten E-Mails. Das ist auch oft überhaupt nicht gewünscht – einfach und schnell soll es gehen. Anwälte stellt das vor so einige Probleme.
Eine mögliche Lösung für diese Probleme stellt eine besondere Form der E-Akte dar. Noch ist es nicht Standard, aber immer mehr Kanzleisoftwares rüsten ihre E-Akten dahingehend um, dass ein Mandantenzugang eingerichtet werden kann. Das bedeutet, dass sich der Mandant über das Internet mit einem eigenen Passwort in einem Online-Portal einloggen und darüber auf seine eigene E-Akte zugreifen kann. Sie als zuständiger Anwalt können die Zugriffsmöglichkeiten auf alle oder bestimmte Dokumente beschränken bzw. eine separate Akte mit ausgewählten Dokumenten freigeben. Falls Ihre Kanzleisoftware diese Funktion (noch) nicht unterstützt, können Sie auch auf einen anderen Service wie die WebAkte der e.Consult AG zurückgreifen.
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Seit Anfang 2019 gibt es das Buch Legal Tech – Die digitale Transformation in der Anwaltskanzlei. Verfasst wurde es von den Autoren Christian Solmecke, Dr. Petra Arends-Paltzer und Robin Schmitt. Das 500 Seiten umfassende Werk ist in fünf Teile und 17 Kapitel gegliedert und liefert praktische Hinweise zur Nutzung von Legal Tech in der Anwaltskanzlei.
