Durch den Einsatz von Technik den Kanzleialltag effizient und qualitativ hochwertig gestalten!

Von Ronja Tietje

Das gesamte Kanzleiteam sorgt im täglichen Arbeitsprozess dafür, dass die Mandanten bestmöglich betreut werden – in juristischer Hinsicht, aber auch mit Blick auf das nichtjuristische Dienstleistungsspektrum. Um eine hohe Mandantenzufriedenheit zu erreichen und zu halten, ist es unter anderem wichtig, dass sämtliche Arbeitsabläufe immer wieder überprüft, angepasst und so weit wie möglich standardisiert werden. Dies grenzt nicht nur Fehlerquellen ein, sondern sichert auch ein gleichbleibend hohes Qualitätslevel. Welche Rolle dabei die eigene Kanzleisoftware spielt und wie andere technische Lösungen unterstützen können, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Softwarelösungen können auf vielfache Art und Weise unterstützen, um Arbeitsabläufe effizient und standardisiert durchführen zu können. Der konsequente und klar definierte Einsatz von Software lässt keine Variationen von Abläufen zu, sondern fordert immer dieselbe Handlung für dieselbe Funktion vom Anwender ein. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine spezialisierte Kanzleisoftware, die von verschiedenen Anbietern zu unterschiedlichen Konditionen auf dem Markt angeboten werden, oder Einzellösungen z. B. für die Adress- und Aktenverwaltung, das Dokumentenmanagement oder Customer-Relationship-Tools, im Kanzleialltag zum Einsatz kommen. Viel wichtiger ist es, die einzelnen Arbeitsschritte, wie z. B. die konkrete Aktenanlage, im Kanzleiteam festzulegen und dann auch konsequent anzuwenden.

Vorteile der E-Akte - und was Sie beachten müssen

Will man effizient und ohne Medienbrüche arbeiten, macht die immer weiter voranschreitende Digitalisierung – sei es über das beA oder in der E-Mail-Kommunikation mit dem Mandanten – die Nutzung von Software unumgänglich. Nach wie vor ist es in vielen Kanzleien noch sehr verbreitet, mit der Papierhandakte zu arbeiten. Dabei ist das Arbeiten mit einer vollelektronischen Akte, also mit elektronisch verfügbaren Postein- und -ausgängen, sehr komfortabel und erspart während der gesamten Mandatsbearbeitung sehr viel Zeit ein. Weitere Vorteile der E-Akte: Das elektronische Weiterleiten von Schriftstücken aus der elektronischen Akte ist einfach und spart neben Zeit auch noch Papier und Porto. Eine gut integrierte Schnittstelle der kanzleieigenen Software zu dem im Einsatz befindlichen E-Mail-Programm macht das Versenden und Empfangen von E-Mails direkt aus oder in die elektronische Akte möglich und verringert den Aufwand, viele Male am Tag zwischen verschiedenen Programmen hin- und herzuwechseln und verringert auch menschliche Fehlerquellen z. B. durch das Speichern in eine falsche Akte.

Bei der Bearbeitung von Posteingängen ist darauf zu achten, dass konsequent alle Dokumente, Informationen und E-Mails zur Akte gelangen. Dabei ist kanzleiintern festzulegen, welche Dateibezeichnung verwendet wird (z. B. Empfänger, Absender, kurze Beschreibung des Inhaltes: Mail an Mandant, Übersendung gegnerischen Schriftsatz v. 20.01.2020) und wie die elektronische Akte geführt werden soll. Es macht Sinn, wie auch in Zeiten der Papierhandakte, Unterordner (für Mandantenkorrespondenz, Gerichtskorrespondenz, Rechnungen etc.) anzulegen, in denen dann die jeweiligen Vorgänge gespeichert werden. Auch ein Entwurfsordner kann sinnvoll sein. Hier sollte jede Kanzlei den eigenen Bedarf feststellen und verbindlich regeln, wie die Aktenführung einheitlich für die Kanzlei erfolgt.

Telefonische Sachstandsanfragen der Mandanten können ohne die meist aufwändige Suche der Papierakte sofort mit einem Blick in die elektronische Akte beantwortet werden. Dies spart Zeit und der Mandant erhält statt eines Rückrufangebotes, da die Akte derzeit nicht auffindbar ist, direkt und ohne Verzögerung eine Antwort. Die nach dem Telefonat zu verfassende Gesprächsnotiz kann sofort zur Akte gespeichert und z. B. dem Berufsträger elektronisch gesendet werden. Entweder nur zur Information oder mit einer entsprechenden Aufgabe, so z. B. die Vornahme eines Rückrufes.

Auch die Aktenablage kann bei der Führung einer elektronischen Akte digital und damit zeit- und kostensparend erfolgen. Ohne großen Aufwand für Aktenlagerung und -vernichtung muss im System nur die elektronische Akte zur Ablage verfügt werden, erhält eine Aktennummer und ist jederzeit ohne der Suche in Kellerräumen oder anderweitigen Archiven sofort verfügbar.

Natürlich spielt auch die Textverwaltung im Rahmen der Mandatsbearbeitung eine große Rolle. Nicht nur Standardformulare, wie Vollmachten, Mandatsbedingungen oder PKH-/VKH-Formulare sind einfach zu bearbeiten, zu versenden und zu verwalten, sondern auch Schriftsatzentwürfe und Mustertexte, die immer wieder verwendet werden. Allerdings ist es wichtig, das kanzleieigene Dokumentenmanagementsystem fortlaufend zu pflegen und anzupassen.

Kanzleisoftware ist nur so gut wie ihre Nutzer

So viele Vorteile eine gute Software auch bietet, so sollte zwingend beachtet werden, dass sie nur dann auch eine gute Unterstützung ist, wenn alle Kanzleimitglieder im Umgang mit der Software gut geschult sind und regelmäßig über Neuerungen und Verbesserungen informiert werden. Insoweit kann man festhalten, dass die Software immer nur so gut ist wie der Nutzer, der vor dem PC sitzt. Es empfiehlt sich daher, eine sog. Power-User-Gruppe zu benennen, die aus einem kleinen Team aus Mitarbeitern und Kanzleiführung besteht. Diese Gruppe hält den Kontakt zum Softwareanbieter, informiert sich über anstehende Änderungen und den Inhalt von aufgespielten Updates und ggf. den daraus folgenden Änderungsbedarf. Diese Gruppe steht auch dem übrigen Kanzleiteam für Anwendungsrückfragen zur Verfügung und schult in regelmäßigen Abständen das Kanzleiteam mit Blick auf die Nutzung der Software (z. B. zum Thema Aktenanlage und -führung, Nutzung von Dokumentenvorlagen etc.).

An dieser Stelle ein Hinweis für neu eingestellte Mitarbeiter: In der Regel erhalten die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keine Softwareschulung, sondern es steht eine Kollegin oder ein Kollege für Rückfragen zur Seite und es erfolgt das bekannte „learning by doing“. Eine Schulung auf die kanzleieigene Software z. B. durch angebotene zeitlich unabhängige Webinare des Softwareanbieters, ist zwingend anzuraten. Die neue Mitarbeiterin, bzw. der neue Mitarbeiter ist so wesentlich schneller in der Lage, die Software effizient zu nutzen und kann sich in der Einarbeitungszeit auf die eigentliche Sachbearbeitung konzentrieren und muss sich daneben nicht noch in Eigeninitiative die Nutzung der Software beibringen.

Koppelung von Kanzleisoftware mit der Telefonanlage

Software bietet auch auf anderen Ebenen eine gute Unterstützung. Manche Kanzleisoftware kann z. B. auch mit der Telefonanlage der Kanzlei gekoppelt werden. Es wird dann z. B. bei einem Anrufeingang angezeigt, welcher Anrufer hinter der Telefonnummer steckt und ob und ggfs. in welchen Akten der Anrufer beteiligt ist. Die annehmende Mitarbeiterin oder der annehmende Mitarbeiter kann bei Vorlage der Informationen das Telefonat serviceorientiert führen und auch bei der Weiterleitung an den zuständigen Sachbearbeiter die Akte benennen bzw. die Aktennummer/elektronische Akte dem Sachbearbeiter direkt zur Verfügung stellen. So werden Telefonzeiten effektiv genutzt und zeitlich auf ein Mindestmaß reduziert.

Des Weiteren könnten viele prozessoptimierende Möglichkeiten einer Telefonanlage verschiedentlich genutzt werden. So könnte ausgewertet werden, wann wie viele Telefonate angenommen oder geführt worden sind. Die Auswertung dieser Informationen ermöglicht z. B. die Anpassung von Mitarbeiterressourcen für den Telefondienst oder die Anpassung von Kanzleiöffnungszeiten bzw. die Einführung von telefonfreien Zeiten und/oder Telefonsprechzeiten vom Kanzleiteam. Wird z. B. festgestellt, dass immer am Montagvormittag in der Zeit von 09.00 Uhr bis 11.00 Uhr eine große Zahl von Anrufern die Kanzlei anwählt und ist aber zu diesem Zeitpunkt die Telefonzentrale nur mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter besetzt, die oder der diesen Ansturm nur schwer abarbeiten kann, ist zu überlegen, eine weitere Person für diesen Zeitraum mit dem Telefondienst zu betrauen. Genauso kann eine Auswertung auch ergeben, dass am Mittwochnachmittag ab 15 Uhr wenige Telefonate eingehen, so dass überlegt werden kann, die offizielle Kanzleisprechzeit ab z. B. 16.00 Uhr zu beenden. Auf diese Weise ermöglicht man den Mitarbeitern, in dieser störungsfreien Zeit die Sachbearbeitung von komplexen Vorgängen zu nutzen und auch die Berufsträger könnten in dieser Zeit planbar störungsfrei Akten bearbeiten.

Digitale Kommunikation mit dem Mandanten

Neben Telefon und E-Mail suchen viele Mandanten auch auf anderen digitalen Wegen den Kontakt zur Kanzlei. Manch ein Mandant sendet vielleicht sogar Informationen oder Fotos per WhatsApp oder anderen sozialen Messenger-Diensten. Für diesen Fall ist zu bedenken, dass nicht jede Form der Kommunikation den strengen Anforderungen der DSGVO oder des anwaltlichen Berufsrechts entspricht. Der Mandant sollte zwingend darauf hingewiesen werden, diese Art der Kontaktaufnahme zu unterlassen. Gut ist es, wenn die Kanzlei dem Mandanten Alternativen anbieten kann. Auch hier stellt Kanzleisoftware gute Lösungen parat, wie z. B. einen Zugang zur eigenen Akte (z. B „WebAkte“), der mittels Passwort jederzeit dem Mandanten einen Einblick in seinen Vorgang bietet und den Mandanten auch entsprechend informiert, wenn in seiner Akte neue Schriftsätze oder sonstige Informationen hinterlegt werden. Auf diese Weise spart die Kanzlei Zeiten für Mandanteninformationen und Telefonanrufe, weil sich diese durch die direkte Information reduzieren.

Fazit: Die zunehmende Digitalisierung die Kanzleiabläufe wird in Zukunft noch präsenter werden. Eine Kanzlei ist daher gut beraten, sich frühzeitig um die Anpassung ihrer Arbeitsabläufe und die laufende Überprüfung kümmert, sowie bei technischen Lösungen immer \"up to date\" zu sein. Diese Kanzlei kann dann gelassener in die Zukunft blicken und ihren Mandanten besten Service und dem gesamten Kanzleiteam gute Arbeitsbedingungen bieten.

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