Vor sechs Jahren startete am Arbeitsgericht Stuttgart, dem drittgrößten Arbeitsgericht Deutschlands, ein Pilotprojekt zur papierlosen Gerichtsakte. Zum 1.10.2018 stellte das Gericht als erstes in Deutschland vollständig auf die elektronische Aktenführung um. Wie sieht der Arbeitsalltag am papierlosen Gericht aus? Und wie zufrieden sind die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit der digitalen Bearbeitung der jährlich rund 12.000 Verfahren? Im Interview steht Richter Dr. Johannes Bader vom Arbeitsgericht Stuttgart Rede und Antwort – und verrät, welche Vorteile die Umstellung mit sich gebracht hat.
Herr Bader, das Arbeitsgericht Stuttgart war das erste Gericht in Deutschland, das seit dem Frühjahr 2016 die E-Akte pilotiert hat. Wie kam es dazu, dass das Gericht damals diesen Schritt gewagt hat?
Zunächst muss ich sagen, dass ich aus dieser Zeit nur vom Hörensagen berichten kann. Ich bin selbst erst Anfang des Jahres 2019 an das Arbeitsgericht Stuttgart zurückgekehrt.
Bereits im Juni 2016 begann die Pilotierung der E-Akte in fünf Kammern beim Arbeitsgericht Stuttgart. Ein Jahr später wurde die Pilotierung auf vier zusätzliche Kammern erweitert. Wir waren bundesweit das erste Gericht, bei dem die E-Akte als führende Akte pilotiert wurde. Dabei hatten wir von Anfang an keinen „doppelten Boden“, also keine Reserveakte in Papier. Ich denke, das Justizministerium hat sich für ein Arbeitsgericht als Pilotgericht entschieden, weil die Verfahrensdauer bei den Arbeitsgerichten relativ kurz ist. Fast alle Verfahren werden innerhalb eines Jahres beendet. Die Auswirkungen der E-Akte bei komplexen Zivilverfahren wurde beim Landgericht Mannheim pilotiert, das wenige Wochen nach uns die Pilotierung aufnahm. Vielleicht fiel die Wahl aber auch auf uns, weil die Arbeitsgerichtsbarkeit, die ständig mit den Veränderungsprozessen in der Privatwirtschaft zu tun hat, als besonders offen für Veränderungen gilt.
Tatsächlich haben sich der Präsident des Arbeitsgerichts Stuttgart und der Landesarbeitsgerichtspräsident um die Pilotierung sehr bemüht, weil sie die Entwicklung der E-Akte beeinflussen wollten. Ziel war, dass die E-Akte durch eine wohlwollende, aber auch kritische Pilotierung möglichst anwenderfreundlich wird. Was die Kolleginnen und Kollegen in dieser Zeit, bei aller Frustration über die „Kinderkrankheiten“ der Software geleistet haben, ist wirklich beachtlich. Zahlreiche Verbesserungen der Software, die heute selbstverständlich sind, gehen auf Vorschläge der Beteiligten des Pilotprojekts zurück. Für eine kleine Gerichtsbarkeit hat die Arbeitsgerichtsbarkeit Baden-Württemberg die E-Akte überproportional stark mitgestalten können.
Ein weiterer Grund für die Pilotierung und den frühzeitigen Flächen-Rollout der E-Akte am Arbeitsgericht Stuttgart war, dass man frühzeitig erkannt hat, dass die arbeitsintensiven Medienbrüche bei stetiger Zunahme der elektronischen Eingänge nur durch eine elektronische Aktenführung vermieden werden können. Der elektronische Rechtsverkehr (ERV) ist seit 1. Januar 2018 eröffnet. Anwaltschaft und Behörden müssen bekanntermaßen seit 1. Januar 2022 ihre Schriftsätze elektronisch einreichen.
Uns war immer klar, dass die E-Akte und der ERV zusammengehören und zusammen gedacht werden müssen.
Bereits Anfang Oktober 2018 hat das Arbeitsgericht Stuttgart deshalb mit allen seinen 30 Kammern auf die E-Akte umgestellt. Seit Anfang 2019 führt die gesamte Arbeitsgerichtsbarkeit Baden-Württemberg die Akten digital. Mittlerweile kenne ich praktisch niemanden mehr an unserem Gericht, der sich die Papierakte zurückwünscht. Im Hinblick auf Verbesserungen der E-Akte gibt es bei aller Freude über das bisher Geleistete aber natürlich weiterhin genug Potenzial.
Wie wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Gerichts auf diesen Schritt vorbereitet und dazu animiert, dass alle „an einem Strang“ ziehen?
Nach unserem Selbstbild an den Arbeitsgerichten – flache Hierarchien, Offenheit für Veränderungen, großer Teamgeist – ziehen wir qua Definition „an einem Strang“. Aber im Ernst: Es waren natürlich Ängste und Unsicherheiten vorhanden.
Die größte Unsicherheit war für alle Mitarbeitenden nach meinem Eindruck der Verlust von Routinen.
Die E-Akte bildet nicht alleine die Papierakte als Instrument zur Aufbewahrung einzelner Dokumente ab. Die Papierakte ist durch in ihr angebrachte Verfügungen und Vermerke auch Kommunikationsmittel zwischen verschiedenen Anwendenden. Dies muss auch die E-Akte leisten. Durch sie wurden viele Abläufe verändert, neue Aufgaben stellten sich, einiges ging schneller, manches dauerte aber auch länger. Aufgrund arbeitsteiliger Prozesse mussten viele Dinge neu abgesprochen werden. Schwierig war es auch, bei den digitalen Abläufen den Überblick zu behalten. Bis sich das alles eingespielt hatte, gingen alle Mitarbeitenden schon auch durch ein Tal der Tränen – und dort treffen wir uns heute noch manchmal, etwa nach Updates, wenn es regelmäßig einige Tage „rumpelt“.
Wenn die IT nicht funktioniert, ist das generell psychisch belastend – wie Veränderungsprozesse an sich. Dann vergisst man schnell, welche erheblichen Vorteile die E-Akte mit sich bringt. Daran erinnern wir uns regelmäßig, gerade bei unseren Treffen im Tal der Tränen. Und wie überall half und hilft eine offene und ehrliche Kommunikation zwischen allen Beteiligten natürlich sehr.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhielten im Übrigen vor der Einführung der E-Akte eine Schulung. Und wir schulen uns gegenseitig ständig weiter. Am Arbeitsgericht Stuttgart stellen wir einen stetigen Informationsaustausch und Wissenstransfer sicher, etwa mittels eines einstündigen Jour fixe per Videokonferenz im Zwei-Wochen-Rhythmus, bei dem Tipps und Tricks u. a. im Umgang mit der E-Akte vermittelt und weitergegeben werden. Diesen Jour fixe gibt es sowohl im Richter- als auch im Servicebereich. Er wird sehr gut angenommen.
Können Sie unseren Lesern und Leserinnen die wichtigsten positiven Veränderungen, die der Umstieg auf die E-Akte mit sich gebracht hat, knapp zusammenfassen?
Ein großer Vorteil ist das mobile Arbeiten über alle Mitarbeiterbereiche hinweg. Wir hatten am Arbeitsgericht Stuttgart bereits vor Pandemiebeginn ein Pilotprojekt zur mobilen Arbeit von Mitarbeitenden im Servicebereich. Früher mussten diese zwangsläufig bei den Akten, also im Gericht, sein. Heute spielt das weitgehend keine Rolle mehr.
Auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Servicebereich können ihre Arbeit zu einem erheblichen Teil mobil von zu Hause aus erbringen.
Dabei kommunizieren wir eng mittels Skype for Business miteinander. Auch als Richter finde ich auf Skype for Business immer „verfügbare“ Kolleginnen und Kollegen, um einen Fall zu besprechen. Die Akte präsentiere ich dann am Bildschirm. Insbesondere für Familien mit Kindern war diese Möglichkeit der mobilen Arbeit in den Hochphasen der Pandemie die Rettung. Ich habe selbst drei kleine Kinder und meine Frau ist ebenfalls berufstätig. Ich weiß nicht, wie wir diese Zeit ohne die E-Akte überstanden hätten.
Für ein Großstadtgericht in einer wirtschaftsstarken Region, an dem die Personalrekrutierung gerade im mittleren Dienst nicht immer einfach ist und die Anfahrtswege lang sind, ist die mobile Arbeit ebenfalls ein großer Vorteil. Sie liefert uns beim Arbeitsgericht Stuttgart ein gutes Argument für die künftige Personalgewinnung: flexibles Arbeiten als Grundlage der Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Bei Personalengpässen ist eine standortübergreifende Hilfe mit der E-Akte einfach möglich. Am Arbeitsgericht Stuttgart haben wir etwa kleinere Außenkammern in Aalen und Ludwigsburg. Wenn dort Not am Mann ist, können sich auch Mitarbeitende des Stammgerichts aus der Ferne aufschalten und aushelfen bzw. andersherum. Wir haben zudem eine Rechtspflegerin, die sowohl bei uns als auch beim Arbeitsgericht Pforzheim tätig ist. Insgesamt sind die Arbeitsgerichte durch die E-Akte sowie ergänzende Kommunikationsmittel wie Skype for Business noch näher zusammengerückt.
Weiter ermöglicht die E-Akte das parallele Arbeiten an derselben Akte. Die Akte kann etwa gleichzeitig beim Landesarbeitsgericht in Berufung, bei mir zur Streitwertentscheidung, beim Rechtspfleger zur PKH-Bearbeitung, beim Kostenbeamten zur Abrechnung und beim Präsidenten zur Beurteilung sein.
Bei der Aktenbearbeitung sind Möglichkeiten wie das Anbringen von Notizen, das Durchsuchen der Akte nach Schlüsselwörtern und viele andere Tools natürlich ebenfalls sehr nützlich. Zudem ist die E-Akte mit einer Schnittstelle an das Fachverfahren, aber auch an Juris und beck-online angebunden. Man klickt nur auf das Rechtsprechungszitat im Schriftsatz und schon öffnet sich die Entscheidung auf Juris bzw. beck-online.
Man darf aber auch nicht verschweigen, dass gerade die dicken Akten sich am Bildschirm nicht zwangsläufig besser bearbeiten lassen. So gibt es etwa Studien, nach denen die Wissensaufnahme im Falle komplexer Materie beim Lesen am Bildschirm schlechter funktioniert. Das kann ich nach meiner eigenen Wahrnehmung durchaus bestätigen.
Ein weiterer Vorteil der E-Akte bzw. des ERV ist ein erheblicher Beschleunigungseffekt. Wenn ich einen Termin vorbereite, eine Partei noch kurzfristig etwas zur Sache schreibt und dies per ERV sendet, „ploppt“ der Schriftsatz bei mir direkt in der E-Akte auf und ich kann ihn zur Kenntnis nehmen. Im Gegenzug liegen meine Protokolle, die ich – wie einige Kolleginnen und Kollegen auch – übrigens mittels Dragon-Spracherkennung und Word-Textbausteinen während der Sitzung selbst erstelle, wenn nötig schon eine halbe Stunde nach Schluss der mündlichen Verhandlung im beA der Anwälte und Anwältinnen. Der Beschleunigungseffekt ist spürbar; das schafft aber natürlich auch eine gewisse Erwartungshaltung und ist nicht durchweg nur positiv.
Bei den Videoverhandlungen ist die E-Akte ebenfalls von Vorteil. Sitzungssäle an E-Aktengerichten verfügen bereits über die wesentliche Hardware, die auch für Videoverhandlungen benötigt wird, sowie einen leistungsfähigen Internetanschluss. Zudem können E-Akteninhalte mittels „Bildschirm präsentieren“ gut in die Videoverhandlung eingebunden werden. Es kommt nicht von ungefähr, dass die beiden E-Akten-Pioniergerichte in Baden-Württemberg, das Landgericht Mannheim und das Arbeitsgericht Stuttgart, auch bei den Videoverhandlungen zu Beginn der Pandemie wieder eine Vorreiterrolle eingenommen haben.
Lesen Sie im zweiten Teil des Interviews, wie das Gericht mit dem Thema der Saalöffentlichkeit bei Videoverhandlungen umgeht und ob die Einführung der E-Akte zu einer Kostensenkung geführt hat.
Foto: Arbeitsgericht Stuttgart
Dr. Johannes Bader studierte Rechtswissenschaft an der Universität Heidelberg sowie am King's College in London. 2009 legte er das Zweite Staatexamen ab und promovierte zum Thema „arbeitsrechtlicher Diskriminierungsschutz als Privatrecht“. Er ist seit 2011 Richter und seit 2019 weiterer aufsichtsführender Richter beim Arbeitsgericht Stuttgart. Dort ist er insbesondere zuständig für Fragen der elektronischen Akte und des elektronischen Rechtsverkehrs. Seit 2020 ist er Dozent im Masterstudiengang Legal Tech der Universität Regensburg.
