Von Stevan Dzajic
Wie kann Legal Tech im Wirtschaftsstrafverfahren unterstützen? Wir sprachen mit Stevan Dzajic, Gründer und Geschäftsführer der ff. frankfurt forensic data GmbH. Mit seinen Dienstleistungen unterstützt der Legal Tech-Anbieter mittlere und große Kanzleien sowie Unternehmen und deren Compliance-Abteilungen bei der Bewältigung von internen und externen Ermittlungen insbesondere bei der digitalisierten Dokumentenerfassung, Dokumentenanalyse und digitalen Forensik. Diese profitieren u. a. von der schnellen Rückerlangung von Dokumenten sowie der Handhabbarmachung großer Informationsmengen.
Herr Dzajic, können Sie uns sagen, in welchen Situationen die digitale Erfassung von Dokumenten für Kanzleien und Unternehmen wesentliche Vorteile bringen kann?
Die digitale Erfassung ist immer dann sinnvoll, wenn man es mit großen Mengen von Papierdokumenten zu tun hat. Das ist typischerweise der Fall in Steuer-, Umwelt- oder Wirtschaftsstrafverfahren. Aber auch bei Unternehmenskäufen oder -insolvenzen und im Kartellrecht kann man es mit großen Dokumentenmengen zu tun haben, die erst durch die Digitalisierung handhabbar gemacht werden können.
Aber arbeitet nicht z. B. die Justiz aktuell schon viel digitaler als noch vor ein paar Jahren, auch angestoßen durch die Einführung der elektronischen Akte durch den Gesetzgeber im Jahr 2017?
Das stimmt, auch bei Gerichten, Behörden und Staatsanwaltschaften ist die Digitalisierung mittlerweile in den letzten Jahren deutlich fortgeschritten. Aber gerade dann, wenn es schnell gehen muss, hilft dies den betroffenen Personen, Unternehmen und ihren Verteidiger:innen oft nicht weiter. Insbesondere nach einer überraschenden Durchsuchung und Beschlagnahme von großen Dokumentenmengen kann die schnellstmögliche Rückerlangung dieser Dokumente bzw. der darin enthaltenen Informationen für die Betroffenen entscheidend sein. In diesen Fällen kann dann nicht abgewartet werden, bis die Behörde selbst bspw. hunderte oder tausende Dokumente digitalisiert hat.
Zum einen können diese Unterlagen Daten enthalten, ohne die schon das Tagesgeschäft eines Unternehmens gefährdet wird. Dieses ist vielleicht ohne Rückerlangung gar nicht mehr arbeitsfähig, weil wichtige Informationen fehlen, z. B. Personal- und Kundenakten, Verträge, Gutachten oder Terminpläne für laufende Projekte. Zum anderen benötigen das Unternehmen bzw. die betroffenen Personen und deren juristische Berater:innen, die im ungünstigsten Fall erst zeitgleich mit der Beschlagnahme beauftragt wurden, die in den Dokumenten enthaltenen Informationen für die Entwicklung einer geeigneten Verteidigungsstrategie. Wir unterstützen gerade in diesen zeitkritischen Situationen durch unsere Teams, die z. B. bei Staatsanwaltschaften, Steuer- oder Kartellbehörden 1:1-Kopien von Papierdokumenten, Aktenbeständen und Datenträgern erstellen.
Wie muss man sich die digitale Erfassung von Dokumenten in solchen zeitkritischen Situationen vorstellen? Auf was sollte besonderen Wert gelegt werden?
Zur digitalen Erfassung von beschlagnahmten Dokumenten, z. B. bei der Staatsanwaltschaft oder der Steuerbehörde, werden diese durch geschultes Personal eingescannt. Es wird natürlich geeignetes Equipment benötigt, das sind insbesondere transportable Scanner. Je nachdem, ob die Dokumente einfachseitig, gebunden, farbig oder großformatig sind, können unterschiedliche Scangeräte nötig werden. Im Normalfall wird dann bei der Behörde ein Raum benötigt, in dem die Dokumente über einen oder mehrere Tage, im Extremfall Wochen zusammengetragen und gescannt werden können.
Damit der Verteidigung, dem/der Beschuldigten oder einem/r Dienstleister:in später keine Beweisvereitelung vorgeworfen werden kann, sollte außerdem genauestens darauf geachtet werden, dass die Dokumente wieder so zusammengefügt werden, wie sie ausgehändigt wurden. Auf der anderen Seite sollte das eingesetzte Personal darauf geschult sein, keine wichtigen Details, wie ebenfalls digital aufzunehmende farbliche Besonderheiten oder beschriebene Dokumentenrückseiten zu übersehen. Mir ist bewusst, dass das selbstverständlich klingt, aber neben Schnelligkeit und Effizienz ist hier vor allem auf sorgfältige Arbeit, Diskretion und ein professionelles Auftreten bei der Behörde Wert zu legen.
Die digitale Erfassung erleichtert ja dann sicher auch die weitere Arbeit mit den Daten. Wie kann da vorgegangen werden?
Natürlich können die Dokumente auch in Umfangsverfahren von einem/r oder mehreren Anwält:innen persönlich und Seite für Seite gesichtet werden. Insbesondere bei großen Datenmengen nimmt das aber natürlich viel Zeit in Anspruch und steigert damit auch die Kosten für Mandant:innen. Liegen die Dokumente hingegen digital vor und sind zudem noch nach Wörtern, Daten oder anderen Elementen durchsuchbar oder sogar bereits manuell oder automatisiert verschlagwortet worden, ergibt sich daraus ein entscheidender Vorteil bei der Verteidigung. Neben der Beschleunigung der Bearbeitung wird außerdem deutlich das Risiko reduziert, aufgrund der Masse an Dokumenten und Daten wichtige Details zu übersehen und damit das Verfahren zu gefährden.
Sind etwa tausende Dokumente oder sogar hunderttausende E-Mails zu sichten, kann es auch sein, dass Kanzleien in zeitkritischen Verfahren die Ressourcen hierfür ganz einfach nicht besitzen bzw. rechtzeitig beschaffen können. Je besser die erfassten Daten also durch Digitalisierung zugänglich bzw. auswertbar gemacht werden, umso schneller und effizienter ist auch die Bearbeitung möglich bzw. eröffnet dies auch Kanzleien mit nur kleinen Teams die Möglichkeit zur erfolgreichen Bearbeitung von attraktiven wirtschaftsstrafrechtlichen Umfangsverfahren.
Und wie sieht es aus, wenn die Daten bereits digital vorliegen? Welche Hilfsmittel können dann genutzt werden?
Handelt es sich um digitale Dokumente, kommt ebenfalls in Betracht, von diesen vor Ort bei der Behörde eine digitale Kopie zu erstellen. Im Regelfall muss jedoch abgewartet werden, bis die Ermittlungsbehörde die Daten selbst kopiert hat und dann die Datenträger zurückgibt.
Bedarf an weitergehender softwaregestützter Auswertung sehen wir in der Praxis zudem vermehrt bei internationalen Ermittlungen. Gehen diese bspw. von den USA aus, kann noch eine sog. E-Discovery erforderlich sein, bei der das betroffene Unternehmen einen umfassenden Datensatz bei Gericht vorlegen muss, also Dokumente, die sowohl be- als auch entlastend sind. Hierzu müssen ggf. intern noch weitere Daten gesichert werden, z. B. aus E-Mail-Accounts von Mitarbeiter:innen oder Datenmengen aus einer Cloud. Einige sehr große Kanzleien können das mittlerweile sogar inhouse abdecken, andere sind auf zuverlässige und erfahrene Dienstleistende angewiesen. Wir unterstützen unsere Kund:innen über den gesamten Prozess nach dem E-Discovery-Modell: vom Zeitpunkt der Collection, über das Processing, den Review bis hin zur Analysis und der Production der Daten.
Herr Dzajic, vielen Dank für das Interview und die spannenden Einblicke in dieses Feld der Legal-Tech-Dienstleistungen!
Das Interview führte Dr. Franziska Lietz.
Foto: Adobe Stock/©Nicolas Herrbach
Stevan Dzajic, Dipl-Ing. (FH) mit Fokus auf Datenanalyse, Gründer und seit 15 Jahren Geschäftsführer der ff. frankfurt forensic data GmbH. Die ff. frankfurt forensic data GmbH hat sich auf die Digitalisierung von Dokumenten und die Analyse von Daten für interne und externe Ermittlungen spezialisiert. Zu den Kunden gehören insbesondere Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sowie Compliance- und Rechtsabteilungen.
