Die digitale Transformation erfasst zunehmend auch die juristische Arbeitswelt. Kanzleien und Rechtsabteilungen sehen sich mit steigenden Mandantenerwartungen, komplexen Rechtsfragen und einem Mangel an IT-Fachkräften konfrontiert. In diesem Spannungsfeld gewinnt das Konzept des Citizen Development an Bedeutung. Es ermöglicht juristischen Fachkräften ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse, digitale Lösungen zu entwickeln und zeitaufwendige Prozesse effizient zu optimieren.
1. Grundlagen und Vorteile des Citizen Development
No-Code- und Low-Code-Plattformen bilden das Herzstück des Citizen Development. Sie ermöglichen Fachleuten, Anwendungen über visuelle Oberflächen zu entwickeln: No-Code erfordert keinerlei Programmierkenntnisse, während Low-Code optionale Anpassungen durch Programmierung bietet. Juristische Fachkräfte können dadurch digitale Lösungen eigenständig und ohne permanente Unterstützung der IT erstellen. Eine Koordination mit IT-Experten bleibt jedoch notwendig, insbesondere bezüglich Datenbanken, APIs, Sicherheit und Compliance.
Ein zentraler Vorteil des Citizen Development ist, dass juristische Expertise unmittelbar in digitale Lösungen einfließt, Kommunikationsbarrieren entfallen und Entwicklungszeiten oft auf wenige Tage reduziert werden. Anpassungen lassen sich schnell umsetzen, sodass flexibel auf veränderte Anforderungen reagiert werden kann.
Die Einsatzbereiche reichen von der Dokumentenautomatisierung über die Digitalisierung interner Workflows bis hin zu Mandanten-Onboarding-Prozessen. Beispiele sind automatisierte Vertragsgeneratoren, Fristenverwaltung oder Erstberatungen, bei denen Mandanten über Online-Formulare standardisierte Informationen liefern, die direkt in Systeme übernommen werden.
Ein solches Beispiel lässt sich kurz vertiefen:
- Zunächst wird der aktuelle Onboarding-Prozess analysiert, um Schwachstellen und Potenziale für Automatisierungen zu identifizieren. Durch Stakeholder-Gespräche, unter anderem mit Partnern, Associates, Assistenzen und IT werden notwendige Datenelemente und konkrete Prozessschritte festgelegt.
- Im nächsten Schritt erfolgt die Gestaltung eines optimierten Zielprozesses, der repetitive Aufgaben wie Datenerfassung, Conflict-Checks, KYC-Prüfungen sowie die Generierung von Standarddokumenten automatisiert. Dabei wird berücksichtigt, dass Prozessstränge unterschiedliche Detailtiefen aufweisen können – mit dem Ziel, diese so harmonisiert wie möglich und zugleich so flexibel wie nötig zu gestalten.
- Anschließend wird eine geeignete Low-Code-Plattform ausgewählt. Hierbei liegt der Fokus besonders auf Integrationsfähigkeit, Compliance und Nutzerfreundlichkeit.
- Die ausgewählte Plattform wird zunächst in einem Pilotprojekt validiert und durch iteratives Nutzerfeedback kontinuierlich optimiert. Der Rollout wird durch gezieltes Change Management sowie begleitende Schulungen unterstützt. Mithilfe definierter KPIs, wie Bearbeitungszeit und Nutzerzufriedenheit, wird eine kontinuierliche Verbesserung gewährleistet. Das Ziel ist eine intuitive und flexibel erweiterbare Lösung, die nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert werden kann.
Low-Code eignet sich besonders für komplexe juristische Anwendungen, etwa Compliance-Prozesse oder maßgeschneiderte Dokumentenerstellung durch Eingabemasken. Digitale Workflows können Prüf- und Genehmigungsschritte automatisieren und Benachrichtigungen bei Statusänderungen auslösen. Auch Self-Service-Portale und KI-Chatbots sind möglich, was die Attraktivität der Kanzlei durch schnellen, komfortablen Zugang zu Rechtsdienstleistungen erhöht.
2. Treiber und Grenzen des Citizen Development in der Rechtsberatung
Der Einsatz von Citizen Development wird durch mehrere Faktoren gefördert. Einerseits erhöht der Digitalisierungsdruck die Nachfrage nach effizienten Prozessen, da Wettbewerber zunehmend auf moderne Legal-Tech-Lösungen setzen. Andererseits macht der Fachkräftemangel spezialisierte Entwickler teuer und rar. Citizen Developer entlasten die IT und schaffen zusätzliche Kapazitäten. Gleichzeitig profitieren Organisationen von einer zunehmend innovationsfreundlichen Unternehmenskultur, in der Mitarbeitende Ideen aktiv umsetzen können. Citizen Development ermöglicht es zudem, neue Services und Prozessoptimierungen schneller einzuführen, indem die Zeit von der Idee bis zur Anwendung verkürzt wird. Zusätzlich hilft ein strukturierter Ansatz, Schatten-IT zu vermeiden, da Digitalisierung transparent gesteuert wird.
Jedoch eignet sich Citizen Development nicht für alle juristischen Digitalisierungsprojekte. Während einfache und standardisierte Prozesse ideal mit No-Code abgebildet werden, stoßen komplexe oder stark individualisierte Anforderungen schnell an Grenzen. Spezifische Funktionen, die über den Standardumfang hinausgehen, lassen sich oft nur über Low-Code oder Zusatzprogrammierung realisieren. Eine langfristige Abhängigkeit vom Softwareanbieter hinsichtlich Wartung oder Erweiterungen stellt zudem eine Herausforderung dar.
3. Herausforderungen und Risiken
Im Rechtsbereich ist der Umgang mit sensiblen Mandantendaten alltäglich, weshalb Datenschutz, Datensicherheit und berufsrechtliche Vorgaben streng einzuhalten sind. Die entwickelten Anwendungen müssen wartbar und rechtlich wie technisch anpassungsfähig sein. Für die Integration neuer Lösungen in bestehende IT-Systeme sind klare Schnittstellen erforderlich, um Skalierbarkeit sicherzustellen. Zentral ist eine definierte Rollenverteilung zwischen Citizen Developern und IT, um Konflikte zu vermeiden und Effizienz zu erhöhen. Die größte Herausforderung besteht darin, Eigenverantwortung und Innovationsfreiheit der Citizen Developer mit IT-Sicherheit und Compliance zu vereinbaren. Eine zentral gesteuerte Entwicklungsumgebung mit klarer Governance und regelmäßigen IT-Reviews bietet hier Unterstützung. Gezielte Schulungen sowie eine aktive Unterstützung der Führungsebene und eine innovationsfreundliche Fehlerkultur sind unverzichtbar.
Wenig Zeit für Digitalisierung?
Digitalisierungstipps, die Sie weiterbringen, erhalten Sie in unserem monatlichen Legal Tech-Newsletter.
4. Best Practices für die Implementierung
Ein strukturierter Ansatz ist essenziell für die erfolgreiche Einführung von Citizen Development. Sinnvoll ist ein Innovationsgremium, das Ideen aus allen Ebenen sammelt, bewertet und priorisiert. Citizen Developer entwickeln anschließend Prototypen, die nach erfolgreichem Test schrittweise eingeführt werden. Grundlegende technische Schulungen sowie Wissen zu nutzerzentrierter Produktentwicklung und Legal Design sind wichtig, um stabile und bedarfsgerechte Lösungen zu schaffen.
Ein „Citizen Development Coordinator“ koordiniert die Initiativen und berät bezüglich IT-Sicherheit, Datenschutz und Governance. Gemeinsame Standards und klare Schnittstellenregelungen sorgen für reibungslose Integration neuer Anwendungen. Vor der Einführung sollte die IT-Abteilung Sicherheitsprüfungen durchführen, um langfristig Qualität und Sicherheit sicherzustellen. Ein strukturiertes Evaluationsverfahren garantiert, dass jede Anwendung tatsächlich den organisatorischen Anforderungen entspricht. Durch ein gezieltes Zusammenspiel von Citizen Developern und IT-Spezialisten werden die Vorteile optimal ausgeschöpft, ohne Sicherheitsstandards und Flexibilität zu gefährden.
5. Fazit: Digitale Innovation schnell, flexibel und eigenverantwortlich vorantreiben
Citizen Development eröffnet Kanzleien und Rechtsabteilungen die Chance, digitale Innovation schnell, flexibel und eigenverantwortlich voranzutreiben. Mit No-Code- und Low-Code-Plattformen können juristische Fachkräfte selbst digitale Lösungen erstellen, Prozesse automatisieren und Mandantenservices spürbar verbessern – und das ohne permanente IT-Abhängigkeit. Das Ergebnis: schnellere Entwicklung, unmittelbare Umsetzung juristischer Expertise und geringere Kommunikationsbarrieren zwischen Fachbereich und Technik. Besonders attraktiv ist die Geschwindigkeit, mit der aus Ideen praxistaugliche Lösungen entstehen. Standardisierte Anwendungen, etwa für Vertragsgeneratoren, Fristenmanagement oder Mandanten-Onboarding, können oft schon innerhalb weniger Tage live gehen.
Komplexere juristische Abläufe profitieren von Low-Code-Lösungen, die maßgeschneiderte Anpassungen ermöglichen. Zwar sind Herausforderungen wie Datenschutz, Compliance und IT-Sicherheit nicht zu unterschätzen, doch eine klare Governance, gezielte Schulungen und eine enge Zusammenarbeit zwischen Citizen Developern und IT sorgen für Sicherheit und Effizienz. Citizen Development stärkt Innovationskultur und Eigeninitiative, indem Mitarbeitende aktiv an Digitalisierungsprojekten beteiligt werden.
Erfolgreiche Organisationen investieren in eine unterstützende Infrastruktur – mit Innovationsgremien, „Citizen Development Coordinator“ und regelmäßigen IT-Reviews – und schaffen so optimale Bedingungen für kreative und sichere digitale Lösungen. Die Zukunft der Rechtsberatung ist digital, dynamisch und nutzerzentriert – Citizen Development ist ein entscheidender Baustein, um diese Transformation aktiv, erfolgreich und motivierend zu gestalten.
Tippkasten: Citizen Development erfolgreich umsetzen
1. Einfach starten, gezielt ausbauen
Beginnen Sie mit standardisierten Prozessen (z. B. Vertragsgeneratoren) per No-Code; nutzen Sie Low-Code gezielt für komplexere Anforderungen.
2. Gezielte Zusammenarbeit mit IT sicherstellen
Integrieren Sie frühzeitig IT-Expertise für Schnittstellen, Datensicherheit und Compliance.
3. Klare Governance und zentrale Koordination etablieren
Benennen Sie einen Citizen Development Coordinator und definieren Sie eindeutige Regeln für Projektfreigaben.
4. Mitarbeitende gezielt befähigen
Setzen Sie auf regelmäßige Schulungen in Technik und nutzerzentrierter Entwicklung, unterstützt durch Innovationsgremien.
Valéri Pollentzkeist Jurist und selbstständiger Legal Tech & Innovation Consultant in München. Er berät Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen zu Prozessoptimierung, Implementierung von Legal-Tech-Tools und digitalen Strategien. Zudem ist er zertifizierter Datenschutzbeauftragter (DPO).
