Welche Vorteile bringt Dokumentenerstellung im Arbeitsalltag einer spezialisierten Kanzlei? Wie kann Dokumentenerstellung Workflows konkret optimieren? Das beantwortet uns Dr. Matthias Möller von der Kanzlei Schiedermair Rechtsanwälte im Interview. Die Kanzlei Schiedermair Rechtsanwälte ist u. a. spezialisiert auf Aktien- und Kapitalmarktrecht, Gesellschaftsrecht und Handels- und Vertriebsrecht.
Herr Dr. Möller, woher kam in Ihrer Kanzlei der Impuls, sich mit dem Thema Dokumentenerstellung zu beschäftigen?
Wir sehen in der automatisierten Dokumentenerstellung, insbesondere im kapitalmarktrechtlichen Bereich, wo z. B. für die Emission von Unternehmensanleihen eine Vielzahl an häufig sehr umfangreichen Dokumenten zu erstellen ist, einen sehr sinnvollen Anwendungsbereich. Hier werden häufig bestimmte Formulierungssätze in verschiedenen Variationen verwendet, die sich über eine Dokumentenerstellungslösung leicht, zügig und zuverlässig individualisieren lassen. Dies spart wertvolle und kostenintensive Arbeitszeit, die sinnvoller für die rechtliche Beratung des Mandanten eingesetzt werden kann. Vergleichbare Ergebnisse lassen sich auch in M&A und Venture Capital-Transaktionen erzielen, wobei hier die jeweilige Individualisierung des jeweiligen Mandats etwas engere Grenzen setzt.
Haben Sie Schritte vor Einführung des Tools vorgenommen, um nachhaltig gut mit dem Dokumentenerstellungs-Tool arbeiten zu können?
Wir haben bisher keine weiteren technologischen Ergänzungen als notwendig erachtet, da PACTA ansonsten über die normale Geschäfts-IT ohne weiteres läuft. Es macht aber Sinn ggf. einen „Ansprechpartner“ für Änderungen und Neuerungen im „PACTA-Universum“ bereitzuhalten. Hier bietet es sich an, einen entsprechend technikaffinen wissenschaftlichen Mitarbeiter einzustellen, der sich u. a. um die Einpflege neuer Dokumente und um entsprechende technische Änderungen und Neuerungen laufend kümmert.
Wie erfolgte die Auswahl des konkreten Tools – in Ihrem Fall PACTA?
Wir wurden tatsächlich vom Anbieter selber angesprochen, der aufgrund unseres Beratungsschwerpunktes in der Unternehmensfinanzierung auf uns zukamen.
Die Implementierung des Dokumentenerstellungs-Tools führte zu einer deutlichen Fokussierung und Abstimmung unter den verschiedenen Partnern hinsichtlich der zu verwendenden Dokumente.
Es erfolgte eine Abstimmung im Kernteam, welche Bedürfnisse die Software erfüllen muss, um möglichst effizient entsprechende Mustertextteile zu automatisieren.
Dies führt insbesondere in einer partnerschaftlich geführten Kanzlei zu einer gesunden Harmonisierung des Außenauftritts.
Welche Erfahrungen machen andere Kanzleien mit Legal Tech?
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Können Sie ein konkretes Beispiel aus der Praxis nennen, das zeigt, wie Dokumentenerstellung mit PACTA Ihren Arbeitsalltag vereinfacht?
Wir haben PACTA über eine weitere Kooperation bei einem Corporate-Finance House integriert, das nun gemeinsam erstellte Dokumente wie z. B. Term Sheets und Anleihebedingungen für die Emission einer Unternehmensanleihe unmittelbar mit seinen Klienten vorausfüllen kann. Wir haben dann quasi nur noch die finale Erstellung der Dokumente vorzunehmen. Dies spart teure Bearbeitungszeit durch Rechtsanwälte.
Was ist für Sie der größte Pluspunkt an der Arbeit mit dem Tool?
PACTA zeichnet sich dadurch aus, dass wesentliche Ansprechpartner dort selber Juristen sind, die einen Erfahrungshintergrund im Transaktions-Management haben. Diese verstehen unsere juristischen Fragen und können diese teilweise selber oder aber mit ihren EDV-orientierten Kollegen regelmäßig in kürzerer Zeit sinnvoll lösen.
Welche Tipps würden Sie Kanzleien an die Hand geben, die das Thema Dokumentenerstellung angehen wollen, aber nicht so recht wissen, wie?
Der Tipp hier muss lauten, keine Angst vor Technologie zu haben und die erforderlichen Dinge möglichst unmittelbar anzugehen – ohne Offenheit vor technologischen Neuerungen versperrt man sich den eigenen Weg zum Geschäft.
Bild: Adobe Stock/©Feodora
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„Automatisierte Dokumentenerstellung erfolgreich nutzen“
Dr. Matthias Möller ist Rechtsanwalt und Partner der SCHIEDERMAIR Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft in Frankfurt am Main und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Begleitung und Beratung bei Unternehmenstransaktionen u. a. im Venture Capital Bereich. Herr Dr. Möller hat im Jahre 2002 zu dem Thema „Rechtsformen der Wagnisfinanzierung“ promoviert.
