Anwalt 2020 – ist digital schon normal?

Von Ilona Cosack

Klein aber fein – Perspektiven für Einzelanwälte und Sozietäten, digitales Wissensmanagement, Cloud in der Kanzlei, Neues bei juris, Office 365 rechtskonform nutzen, digitale Transformation in gerichtlichen Verfahren

Der Bayerische Anwaltsverband (BAV) lud zum dritten Mal zur „Konferenz zur Begleitung der digitalen Transformation im Kanzleialltag“ ein. Coronabedingt fand die Konferenz – wie so viele Veranstaltungen in diesem Jahr - ausschließlich virtuell statt. Vorab ein großes Kompliment an die Geschäftsführerin der MAV GmbH, Angela Baral, die die Teilnehmerinnen und Teilnehmer versiert und sicher durch die einzelnen Vorträge führte.

Zwangsläufig haben viele Kanzleien in der Pandemie das Homeoffice als sichere Alternative zur Kanzlei kennengelernt und sich daher mit den technischen Herausforderungen befasst. Rückblickend kann festgestellt werden, dass hier ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung erfolgt ist. Darauf aufbauend sind Kanzleien mobiler und agiler geworden, auch wenn manchmal der Weg noch mit einigen Baustellen blockiert ist.

Klein aber fein – Perspektiven für Einzelanwälte und Sozietäten

Der Präsident des BAV, Rechtsanwalt Michael Dudek, führte die Teilnehmer durch Vergangenheit, Gegenwart und blickte in die Zukunft für Einzelanwälte und Sozietäten. Er zitierte den unvergessenen Rechtsanwalt und Notar Dr. h.c. Rembert Brieske, dessen Thesen auch heute noch gelten. So stehe seit über 100 Jahren die Aufmerksamkeit für den Mandanten an erster Stelle. Sachkunde, eine verständliche Sprache, Erreichbarkeit und Service, vertrauensbildende Maßnahmen und nicht zuletzt psychologisches Geschick seien Studien zufolge nach wie vor mangelhaft umgesetzt. Auch der Mitbegründer der Arbeitsgemeinschaft Anwaltsmanagement (jetzt Kanzleimanagement) im DAV, Professor Benno Heussen, wurde zitiert:

„Werbung: ich sage, was ich kann;
Marketing: meine Arbeit sagt, was ich kann;
Public Relations: die anderen sagen, was ich kann.“

Man müsse sich dem wandelnden Markt anpassen und prüfen, welche Rechtsdienstleistungen nachgefragt werden. Immerhin sei die Bezugsgröße von 9.000 Bürgern im Jahr 1890 auf einen Anwalt auf 512 Bürger im Jahr 2019 geschrumpft. Unverzichtbar sei ein gut funktionierendes Netzwerk, das jedoch ohne Provisionsvereinbarungen (innerhalb und außerhalb) auskommen müsse.

Digitales Wissensmanagement

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Uwe Horwath, gab einen Einblick in die von ihm entwickelte Wissensmanagement-Software METHODIGY. Ziel sei es, eigenes und fremdes Wissen verfügbar zu machen. Dabei werden die Dokumente mit Word bearbeitet und man kann einfach per Drag and Drop einzelne Passagen und Vorlagen übernehmen und sich so selbst eine dynamische Wissensdatenbank aufbauen. Damit ist METHODIGY ein Werkzeug für die Anwältin und den Anwalt, das keine Konkurrenz zu einer Anwaltssoftware darstellt, sondern mit Schnittstellen Möglichkeiten schafft, die eine klassische Kanzleisoftware ergänzen. Bei METHODIGY gehe es nicht um Automatisierung, sondern um Möglichkeiten, das anwaltliche Arbeiten zu digitalisieren und den Einstieg in die papierlose Aktenbearbeitung zu erleichtern und mit geteiltem Wissen erfolgreich im Team zu arbeiten.

Heiter bis wolkig – Cloud in der Kanzlei

Mit einem spannenden Vortrag zog Rechtsanwalt Dr. Marc Maisch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in seinen Bann: Kann, darf und soll die Cloud in der Kanzlei genutzt werden? Neben den Grundlagen des Cloud Computing informierte der Referent über die Vorteile: Einsparung von Hard- und Software und Wartung, Skalierbarkeit, Performance, Reduzierter Admin-Aufwand, Konzentration auf das Kerngeschäft sowie die Nachteile: Vendor-Lock-in: Abhängigkeit vom Dienstleister, Verfügbarkeit hängt von Internetverbindung und -geschwindigkeit ab, Kontroll- oder Datenverlust, keine ausreichende Gewährleistung von Vertraulichkeit und Datenschutz.

Er beleuchtete die Cloud aus den Blickwinkeln des StGB, des Berufsrechts und der DSGVO. Die oftmals benutzten Public Cloud-Varianten wie Dropbox, iCloud, Google Drive oder OneDrive sitzen alle in den USA und sind daher aufgrund des gekündigten Privacy-Shield-Abkommens für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte schon aufgrund der DSGVO nicht zu empfehlen.

Auch auf die in der Public Cloud agierenden SaaS-Anbieter (vgl. Fachinfo-Broschüre: Die Wahl der passenden Kanzleisoftware) ging Dr. Maisch ein. Mit einer Checkliste zur Vorbereitung einer Cloud-Migration und konkreten Hinweisen für die DSGVO-konforme Einrichtung von Office365 und Windows konnten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer direkten Nutzen für ihre eigene Kanzlei mitnehmen.

Ich habe immer Recht

Auch auf die beliebten Juris-Geschenke musste bei der virtuellen Konferenz verzichtet werden. Ass. jur. Georg Günther von juris begrüßte die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit Wehmut aus Saarbrücken, weil er viel lieber nach München gereist wäre.

Herr Günther zeigte die Neuigkeiten bei juris, so stehen jetzt die Verkündungsblätter im neuen PartnerModul Notare direkt online zur Verfügung und es gibt neu ein juris PartnerModul Kanzleimanagement, das mit Werken aus dem Deutschen Anwaltverlag, der dfv Mediengruppe, dem Erich Schmidt Verlag, dem IWW Institut, dem Verlag Dr. Otto Schmidt und dem ZAP-Verlag aufwartet und Fragen rund um den Kanzleibetrieb mit schnell umsetzbaren Handlungsempfehlungen beantwortet. Auch für alle anstehenden Änderungen des Gebührenrechts, das Forderungsmanagement und die Zwangsvollstreckung gibt es umfassende Literatur, die auf Knopfdruck zur Verfügung steht.

So geht Anwaltssoftware heute

Dr. Michael Schäfer, Geschäftsführer der dokSAFE GmbH und Vorsitzender des Software Industrieverbands Elektronischer Rechtsverkehr (SIV-ERV), stellte die Cloud-Software ACTAPORT vor.

Mit jedem ACTAPORT-Arbeitsplatz ist eine inbegriffene Microsoft 365-Lizenz verbunden. Wegen der Verschlüsselung kommt eine eigene Textverarbeitung zum Einsatz. Für die Gebührenabrechnung gibt es eine Schnittstelle zu AnwaltsGebühren.Online, dem Honorartool des Deutschen Anwaltverlages, das auf die Expertise von Gebührenprofi Norbert Schneider setzt. Auch die Abrechnung nach Stunden ist möglich, dafür kann die Zeit mittels Stoppuhr in ACTAPORT erfasst werden. Digitale Notizen können an die virtuelle Akte geklebt und in einem eigenen Widget angezeigt werden. In Kürze soll auch eine beA-Schnittstelle zur Verfügung stehen. Ein vielversprechender Ansatz, der für digitalaffine Anwältinnen und Anwälte eine Alternative zu On-Premise-Lösungen bietet.

Digitale Transformation in gerichtlichen Verfahren

Als Schlussrednerin folgte die Präsidentin des Deutschen AnwaltVereins, Rechtsanwältin und Notarin Edith Kindermann.

Sie informierte über die elektronische Kommunikation mit den Gerichten und gab den Hinweis, dass Bremen mit Wirkung zum 01.01.2021 die aktive Nutzungspflicht für das beA für die Fachgerichtsbarkeit (Arbeits-, Sozial-, Verwaltungs- und Finanzgerichtsbarkeit) vorziehen wird.

Bei Antragstellung in Beratungshilfesachen über das beA sei besonders auf die Vier-Wochen-Frist für den Antrag des Eingangs nach § 6 Abs. 2 S. 2 BerH zu achten. In welchem Ausmaß Haftpflichtschäden durch das beA entstanden seien, lasse sich nicht feststellen. beA sei vielfach noch nicht in die Kommunikation eingebunden.

Modernisierung des Zivilprozesses

Sie erläuterte das Thesenpapier der Arbeitsgruppe „Modernisierung des Zivilprozesses“, das einen erleichterten elektronischen Zugang der Bürger zur Ziviljustiz, die Optimierung des elektronischen Rechtsverkehrs, die Einführung eines beschleunigten Online-Verfahrens, Strukturierung des Parteivortrags und des Verfahrens, Videoverhandlung und Protokollierung, effizientere Verfahren durch Einsatz technischer Möglichkeiten und die Stärkung des Vertrauens in die Justiz durch stärkere Transparenz enthält.

Die Aktenstruktur der Gerichte müsse angepasst werden, so dass dann irgendwann über das elektronische Akteneinsichtsportal auf die Gerichtsakten zugegriffen werden kann. Zielsetzung sei, überflüssige Arbeitsleistung durch Technik zu ersetzen.

Bei Reisetätigkeit habe sich das beA als hilfreich herausgestellt. Bevor es ein Kanzleipostfach, ggf. auch für die GbR gäbe, muss ein neues Register geschaffen werden. In Dänemark gibt es bereits ein elektronisches Bürgerpostfach, das auch bei uns eingeführt werden kann, sobald die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Der Blick nach Frankreich zeige, dass dort bereits Online-Mahnverfahren durch Bürger eingereicht werden. Gerade für die Familienrechtler wäre die sichere Kommunikation über eine verschlüsselte Plattform ideal. Die Unterlagen bspw. zum Versorgungsausgleich dürften nur in verschlüsselter Form an den Mandanten per Mail weitergeleitet werden, da sie auch Gegnerdaten enthalten. Die Abschaffung des Telefax sei geschenkt, das sollte schon 2019 rausgenommen werden.

In Hamburg gäbe es bereits ein beschleunigtes Online-Verfahren bei Streitwerten bis 5.000 Euro. Hier sollen Verfahren zentralisiert werden. Einer der spannenden und zentralen Punkte sei der vom Gericht geforderte strukturierte Parteivortrag, der allerdings noch weit von der Wirklichkeit entfernt sei.

Hilfreich sei, den Kostenfestsetzungsprozess zu automatisieren, auch ein elektronisches Titelregister sei gewünscht. Aber noch könne ein Urkundenprozess nicht digital geführt werden. Zukunftsmusik ist auch die Einstellung aller Urteile anonym und im Volltext mittels Künstlicher Intelligenz.

Videokonferenzen zu Online-Verfahren würden unterschiedlich genutzt, dies hinge an der technischen Ausstattung der einzelnen Gerichte, Richter würden ihren eigenen Laptop verwenden, das sei nicht DSGVO-konform und es gäbe keine gesetzliche Grundlage in den meisten Bundesländern. Die Frage sei: Wo stehen die Server der Länder?

Der Blick über die Grenzen zeige, dass Estland bei Streitwerten bis 7.000 Euro bereits Roboter-Richter einsetzt, bei einem parlamentarischen Abend in Brüssel sei bei Gesprächen während des Abendessens eine Grenze von 40.000 Euro in der Diskussion gewesen. Erst im Berufungsverfahren sollten menschliche Richter eingesetzt werden. Kritisch seien auch die Instrumente zur Vorhersage von Entscheidungen zu sehen: Auf welchen Algorithmen basieren diese Tools, die Menschen beurteilen?

Fazit: Perfekter Zeitpunkt für die digitale Transformation

Die digitale Transformation hat durch Corona einen großen Schub erhalten. Gleichwohl wird es noch dauern, bis alle Beteiligten, Anwältinnen und Anwälte und Gerichte medienbruchfrei die Vorteile nutzen können.

Meine Nachfrage bei den Justizministerien der Länder ergab, dass - mit Ausnahme von Schleswig-Holstein, das bereits seit dem 01.01.2020 in der Arbeitsgerichtsbarkeit und mit hoher Wahrscheinlichkeit ab 01.01.2021 das Land Bremen bei den Fachgerichten, - die Bundesländer aufgrund der technischen Voraussetzungen erst ab dem 01.01.2022 die aktive Nutzungspflicht des beA umsetzen. Es bleibt also noch – vermeintlich viel – Zeit, um die Kanzlei auf elektronische Akten und eine umfassende Digitalisierung umzustellen. Erfahrungsgemäß warten die meisten Anwältinnen und Anwälte bei Fristsachen bis Fristablauf, um „kurz vor knapp“ einzureichen.

Beim Elektronischen Rechtsverkehr jedoch gilt: „Übung macht den Meister“. Nutzen Sie bereits jetzt die Vorteile, bspw. keine Abschriften mehr einzureichen, eine sofortige Eingangsbestätigung zu erhalten und ihre Arbeitsabläufe zu digitalisieren. Wer hier die Frist bis zum letzten Tag ausnutzt, kommt zwangsläufig ins Schwitzen. Denn man sollte auch einkalkulieren, dass die Technik manchmal streikt und die bisherige (Fax-)Rechtsprechung davon ausgeht, dass man rechtzeitig vor Mitternacht mit der Übertragung beginnen muss.

Im Oktober 2020 wurden bereits knapp 1,5 Mio. Nachrichten über das beA versandt. Tendenz steigend. Legen Sie einen Zeitplan für Ihre Kanzlei fest und starten Sie jetzt durch. Es gibt keinen besseren Zeitpunkt!

Foto: MAV GmbH