Wie kann eine Collaboration-Plattform die Digitalisierung der Kanzlei fördern?

Von Felix Hofstetter

Die digitale Transformation stellt die Anwaltschaft vor neue Herausforderungen. Der Wandel von manuellen Tätigkeiten zu digitalen und (teil-)automatisierten Prozessen führt zu einer Veränderung in der Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei sowie mit den Mandanten. Gleichzeitig haben die Entwicklungen um COVID-19 schlagartig zu einer signifikant höheren Nutzung digitaler Anwendungen im beruflichen Kontext geführt (Stichwort: Homeoffice). Ausschlaggebend dafür war und ist die Notwendigkeit zur ortsunabhängigen Zusammenarbeit. Dieser Faktor wird auch in Zukunft zunehmend an Bedeutung gewinnen.

Aufgrund der cloudbasierten Funktionsweise von Collaboration-Lösungen bilden diese eine nachhaltige Grundlage für zeitgemäßes on-remote Arbeiten. Dieser Beitrag gibt einen Einblick, warum gerade kleine und mittelständische Kanzleien von Collaboration-Lösungen profitieren und diese sowohl für die Anwaltschaft als auch für den Mandanten Nutzen stiften können.

Collaboration-Anwendungen ermöglichen digitale Zusammenarbeit

Unter Collaboration versteht man die digitale und projektbezogene Kommunikation zwischen mehreren Beteiligten. Dementsprechend werden unter einer Collaboration-Lösung Anwendungen verstanden, die es Personen ermöglichen, miteinander in einer vorab definierten Gruppe zu kommunizieren, Informationen auszutauschen und gemeinsam an Dateien zu arbeiten.

Das wesentliche Differenzierungsmerkmal zum klassischen Kommunikationskanal via E-Mail liegt darin, dass themenspezifische Dokumente – bspw. in Form von Mandantenunterlagen – allen Beteiligten in einem gemeinsamen digitalen Projektraum und jederzeit online abrufbar zur Verfügung stehen. Das bringt mehrere Vorteile mit sich:

Vereinfachte Kommunikation in Echtzeit
Ortsunabhängiges Arbeiten on-remote
Transparente Prozesse
Zentrales Dokumentenmanagement

Nicht nur für die externe Kommunikation ist eine Collaboration-Plattform sinnstiftend. Auch die gesamte Kommunikation innerhalb des Beratungsteams kann in ein Programm verlagert werden. Anstatt umfangreicher und langkettiger E-Mail-Korrespondenzen ermöglicht die Collaboration-Lösung durch Chat- und Kommentarfunktionen einen direkten und themenbezogenen und damit vergleichsweise einfacheren sowie effizienteren Austausch mit Kollegen und Mandanten.

Dokumente werden in der Cloudlösung zentral gespeichert und können im Projektraum der Collaboration-Plattform von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Das reduziert zum einen das ständige Hin- und Herschicken von E-Mails, zum anderen trägt es zum ortsunabhängigen Arbeiten bei. Durch den Vorteil, Dokumente, Aufgaben und die Kommunikation an einem Ort zu bündeln, haben kollaborative Lösungen das Potenzial, die E-Mail als klassisches Arbeitsmittel in Zukunft abzulösen.

Merkmale hochwertiger Collaboration-Anwendungen

Vollumfängliche Collaboration-Lösungen zeichnen sich durch einen hohen Grad an Individualität und Flexibilität aus. Sie funktionieren cloudbasiert, was etwaige Installationen gegenstandslos macht. Durch den webbasierten Login kann ortsunabhängig und in Echtzeit auf eine Vielzahl an Daten und Informationen zugegriffen werden. Die zeitintensive Recherche mit papierhaften Ordnern, die in den Archiven der Kanzlei liegen, oder in langkettigen E-Mail-Verläufen ist dadurch ein für alle Mal passé.

Zentrale Verwaltung von Dokumenten

Gerade in der Rechtsberatung bietet es sich an, auf eine kombinierte Lösung zu setzen. So kann man durch ein zusätzliches Dokumentenmanagementsystem (DMS) weitere Synergieeffekte nutzen. Unter einem DMS versteht man die digitale Verwaltung und Archivierung aller Dokumente an einem zentralen Speicherort. Dabei kann der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments begleitet werden: Von der Erstellung, über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung.

Datensicherheit gewährleisten

Selbstverständlich sollte die Datensicherheit jederzeit an oberster Stelle stehen. Dafür müssen sich kollaborative Anwendungen an verschiedenen Kriterien messen lassen. Der Austausch von Daten und Dokumenten sollte grundsätzlich individualverschlüsselt und vollkommen DSGVO- und GoBD-konform verlaufen. Hinreichende Sicherheit können auch ISO-zertifizierten (ISO/IEC 27001) Rechenzentren bieten. Auf dem Markt für Collaboration-Anwendungen existieren Anbieter, die durch entsprechend zertifizierter Rechenzentren mit Sitz in Deutschland das Gütesiegel „Software Hosted in Germany“ anbieten können.

Vorteile einer vollumfänglichen Collaboration-Plattform:

Absolute Datensicherheit
Hohe Anpassungsfähigkeit an bestehende IT-Infrastruktur der Kanzlei
Verhinderung von Datenredundanzen und fehleranfälliger Doppelablagen
Transparente und effiziente Prozessgestaltung

Collaboration-Lösungen unterstützen Kanzleien in der digitalen Transformation

Durch die fortschreitende Digitalisierung entstehen für Berufsgeheimnisträger neue Herausforderungen. Die Rechtsberatung befindet sich mitten in dieser digitalen Transformation. Damit einhergehend verändern sich auch die Anforderungen an die interne und externe Kommunikation.

Der erfolgreiche Einsatz von Collaboration-Anwendungen stärkt das Vertrauen auf beiden Seiten und sorgt für eine hohe Kundenzufriedenheit. Es liefert demnach nicht nur einen Mehrwert für die Kanzlei, sondern auch für den Mandanten. Den stetig wachsenden Anforderungen von Seiten des Mandanten kann man dadurch gerecht werden und so die Position der Kanzlei am Markt sichern bzw. ausbauen. Eine Stärkung der Kundenbindung ist – unabhängig von der Größe des Unternehmens – für eine erfolgreiche Zukunft in dieser Branche unerlässlich. Gerade deshalb können, neben großen Kanzleien, bereits mittelständische und selbstständige Unternehmen von der Nutzung einer Collaboration-Lösung profitieren.