Unsere Arbeitswelt hat sich gewandelt, ist mobiler und flexibler geworden. War der Jurist noch vor einigen Jahren meist nur im eigenen Büro in der Lage, sicher auf sämtliche Datensätze zuzugreifen, ist es inzwischen üblich, auch von unterwegs umfassenden Zugriff auf Akten, Schriftsätze, Fristenbücher und Projektmanagement-Tools zu haben. Welche Anforderungen dieses Mehr an Mobilität an Softwarelösungen im Kanzleiumfeld stellt, erklärt Legal Tech-Experte und Volljurist Thilo Mollenhauer, der als Produktmanager die Kanzleisoftware Actaport mit verantwortet.
Statt streng festgelegter Arbeitszeiten und der damit verbundenen klaren Trennung zwischen Arbeitszeit und Freizeit hat in vielen Kanzleien in den letzten Jahren eine Work-Life-Balance auf Vertrauensbasis Einzug gehalten. Diese ermöglicht es vor allem vielen jüngeren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Familie und Beruf besser in Einklang zu bringen und Pendelzeiten sinnvoll zu nutzen – und wird in Form zunehmender Erreichbarkeit auch auf Mandantenseite explizit so eingefordert.
Einen wichtigen Beitrag dazu leistet das mobile Internet, da es uns in Einklang mit Laptop, Smartphone und Tablet ermöglicht, fast überall von unterwegs unsere sämtlichen Akten, Unterlagen und Kalender verfügbar zu haben. Denn mobiles Arbeiten bedeutet weit mehr als nur den eigenen Schreibtisch ins Home Office zu verlagern – etwa wenn der Anwalt vor oder während dem Gerichtstermin via LTE-Netz Zugriff auf Schriftsätze und Akten erhält, vom Flughafen-WLAN aus einem Mitarbeiter im Büro Kommentare und Anweisungen für die weitere Arbeit an einem Fall gibt, oder auch aus dem Netz des Mandanten heraus Absprachen gleich festhalten und weiterleiten kann.
All das ausschließlich über starre, herkömmliche Office- und Softwarelösungen zu erledigen, ist jedoch ineffizient und birgt zudem die Gefahr teurer Fehler, etwa beim Übersehen anstehender Fristen. Denn eine zeitgemäße Branchenlösung schafft auch aufgrund von Collaboration-Ansätzen einen Mehrwert. Das betrifft die kleine Kanzlei mit einer Handvoll Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ebenso wie die mittelständische oder große Enterprise-Kanzlei, in der zahlreiche Anwältinnen und Anwälte, Rechtsanwaltsfachangestellte und Assistenzen an unterschiedlichen Standorten den Partnern in komplexen Vorgängen zuarbeiten.
Welche technischen Varianten für mobiles Arbeiten gibt es?
Mobiles Arbeiten kann dabei viele Gesichter haben: Bei der Nutzung von Remote Desktops greift man via Fernzugriff auf die eigene IT-Infrastruktur zu, was beispielsweise via Notebook, Tablet oder Smartphone erfolgen kann. Im Rahmen der Virtualisierung dagegen werden Hardware- oder Softwarekomponenten in Form von Rechenleistung in der Cloud oder einem Rechenzentrum nachgebildet, auf die dann ebenfalls so zugegriffen werden kann, wie man es vom physischen Pendant gewohnt ist.
Am pflegeleichtesten in Hinblick auf Installation und Wartung für eine Anwaltskanzel oder ein beliebiges anderes Unternehmen ist dagegen eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS). Auf das System wird in der Regel über den normalen Internet-Browser oder eine spezielle App zugegriffen. Anders als früher benötigt der Anwalt so keinen IT-Administrator mehr, der für die Server und die Softwareaktualisierungen Sorge tragen muss. Auch IT-Sicherheitsthemen und regelmäßige Backups, um Datenverlust zu vermeiden, organisiert dabei der Anbieter des Cloud-Services.
Ganz nebenbei bringt eine SaaS-Lösung auch überschaubare und vor allem verlässlich planbare Kostenstrukturen in Form eines Abo-Modells mit sich, so dass böse Überraschungen für umfangreiche Server- und Administrationskosten, wie sie bei anderen Varianten durchaus vorkommen können, ausbleiben. Und es ist in aller Regel auch nachhaltiger, eine in der Kanzlei betriebene Serverlösung zusammen mit vielen anderen Unternehmen in die zuverlässig arbeitende Cloud zu transferieren.
Auf Sicherheit und Datenschutz kommt es an
Eine solche SaaS-Lösung ist auch in Hinblick auf die IT-Sicherheit und die Einhaltung DSGVO-konformer Datenschutzrichtlinien erste Wahl. Denn anders als bei einer komplexen Fernzugriffslösung über einen VPN-Tunnel ist eine https-verschlüsselte Cloud-Lösung, wie sie etwa die Kanzleisoftware Actaport bietet, auch dann sicher, wenn man beispielsweise in einem für viele zugänglichen Flughafen-Netz arbeitet oder an einem Bibliotheks-PC sitzt. Hinzu kommt, dass im Fall von Actaport sämtliche Daten im Hintergrund doppelt verschlüsselt werden – zunächst über einen in Deutschland ansässigen Dienst sowie auch in der Microsoft Azure-Cloud. Für den Kunden bedeutet das, dass er auch Mandanten mit strengsten Datenschutzanforderungen zusichern kann, dass Daten adäquat verschlüsselt sind, bevor sie in die Hände eines US-Unternehmens gelangen.
Die mobile Lösung muss dem Anwalt dienen, nicht umgekehrt
Mindestens ebenso wichtig für den erfolgreichen Einsatz einer wie auch immer ausgestalteten Lösung ist, dass diese für alle Beteiligten intuitiv zu bedienen ist und dabei gleichzeitig zu den Anforderungen der eigenen Kanzlei passt. Eine effiziente Softwarelösung ermöglicht einerseits, dass Anwältinnen und Anwälte, sowie Kanzleimitarbeiterinnen und Kanzleimitarbeiter sich auf das eigentliche juristische Kerngeschäft konzentrieren können und stellt zum anderen sicher, dass möglichst wenig Fehler oder Versäumnisse passieren können. Dabei sind die Anforderungen hoch: Denn was im ruhigen Büro in der Kanzlei noch funktional sein kann, ist dies möglicherweise im Stress einer Verhandlung nicht. Ist Ihre bisherige Software eher wie ein Maislabyrinth oder gibt es einen „roten Faden“, der sich auch und gerade auf dem kleineren Smartphone oder Tablet genau das anzeigt, was Sie im Moment benötigen? Probieren Sie einmal aus, wie schnell und mit wie vielen Handgriffen Sie eine Information oder einen Datensatz auffinden können.
Fazit: Mobiles Arbeiten bietet zahlreiche Chancen – nutzen wir sie!
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels, in denen der Mitarbeiter oft von weiter her pendelt oder viel unterwegs ist, sollten Kanzleien die Möglichkeiten, die sich aufgrund technischer Rahmenbedingungen bieten, nutzen und an ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergeben. Und unterm Strich ermöglicht das Implementieren mobiler Zugangslösungen gerade auch den Führungskräften und Kanzleiinhabern selbst, jederzeit wenn sie es wünschen, über alles Notwendige informiert zu sein und Entscheidungen treffen zu können. Denn mobiles Arbeiten ist heute kein Luxus mehr, sondern wird mehr und mehr zum Standard und zur Notwendigkeit – auch und gerade bei Anwälten.
Fünf Tipps zu mobilem Arbeiten für Juristinnen und Juristen
- Stellen Sie sicher, dass ein Tool für orts- und zeitunabhängiges Arbeiten nicht nur die Collaboration-Funktionen mit anderen Beteiligten optimal unterstützt, sondern auch kompatibel zu bestehenden Office-Lösungen (etwa Microsoft Office) ist.
- Definieren Sie die Besonderheiten für Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei und hinterfragen Sie, ob sich daraus spezielle Anforderungen an eine mobile Lösung ergeben. In manchen Fällen ist es auch sinnvoll, Arbeitsweisen an sich ändernde Gegebenheiten anzupassen, um redundante Arbeit – oder noch schlimmer unterschiedliche Versionen – zu vermeiden.
- Wählen Sie eine Lösung, die von Ihnen und Ihren Mitarbeitern als intuitiv und gut bedienbar bewertet wird, wobei der täglichen To-Do-Liste besonderes Augenmerk zukommen sollte. Nutzen Sie die Testversion, um zu prüfen, wie sich die Lösung im Praxiseinsatz bewährt.
- Bedenken Sie, dass die Einführung einer Cloud-Lösung ein Change-Prozess ist, der innerhalb der Kanzlei nicht nur kommuniziert, sondern auch diskutiert werden muss. Es ist dabei sinnvoll, ausgewählte Testnutzer aus unterschiedlichen Hierarchiestufen (Anwalt, ReFa, Sekretariat) einzubinden.
- Nehmen Sie das Thema Digitalisierung im Kanzleibereich ernst und verstehen Sie das Entwickeln digitaler Prozesse als eine langfristige Investition in die Zukunft, die flexibles Arbeiten sicherstellt.
Foto: Adobe Stock/Anya Berkut
Thilo Mollenhauer ist Volljurist und Produktmanager für Actaport, die intelligente Kanzleisoftware aus der Cloud, welche die DokSAFE GmbH in Leipzig entwickelt. Der ausgewiesene Legal Tech-Experte kennt als studierter Jurist die Anforderungen an ein zukunftssicheres Kanzleimanagement. Actaport ermöglicht es, sämtliche juristischen Workflows und Anforderungen von Mandaten einfach abbilden zu können und alle relevanten Akten jederzeit und überall digitalisiert zur Verfügung zu haben.
