Legal Tech braucht Mut zu Fehlern
So wird Legal Tech in der Großkanzlei Norton Rose Fulbright umgesetzt

Von Dr. Bernhard Fiedler

Im Taunusturm des Frankfurter Bankenviertels überblickt man einen großen Teil des städtischen Geschehens: Mainufer, Hauptbahnhof und Fridays-for-Future-Demonstranten – all das ist vom 26. Stock der Großkanzlei Norton Rose Fulbright sichtbar. Auch im Kanzleigeschäft wird es für Großkanzleien immer wichtiger, den Überblick zu bewahren. Legal Tech wird hier immer häufiger das Mittel zur Wahl. Für Dr. Bernhard Fiedler kommt es dabei nicht auf die technische Raffinesse, sondern vielmehr auf den klugen Einsatz von Tools und den Mut zum Ausprobieren an.

N-Accelerate – Dokumentenautomatisierung für mehr Effizienz

„Das erste Dokument, das wir automatisiert haben, war eine Vollmacht – im Grunde völliger Schwachsinn. Erst wenn man Riesendokumente hat, in der wegen einer Änderung auf hunderten von Seiten zum Beispiel Singular in Plural geändert werden muss, ist die Technik der Folgeänderung Gold wert.“ Was aber mit der automatisierten Vollmacht begann, wurde letztlich zu N-Accelerate. Laut Fiedler erzielt die Kanzlei durch N-Accelerate eine Effizienzsteigerung von 20 bis 30 Prozent gegenüber den vorherigen Prozessen. „Die Software macht im Grunde die Arbeit, die vorher die Associates gemacht haben  – nur besser und günstiger.“

Die Einsatzgebiete von Dokumentenautomation sind vielseitig. Einen Anwendungsfall, den Legal Tech-Kenner aus dem Verbraucherbereich kennen, schildert Fiedler so: „Unser Mandant ist nicht der Verbraucher, sondern die Airline, die von Flightright & Co. verklagt wird. In den meisten Fällen ist sie bei diesen automatisierten Verfahren der Verlierer. Es geht also nicht darum, den Prozess zu gewinnen, sondern zu erkennen, welche sechs Prozent der Fälle Aussicht auf Erfolg haben.“ Dabei werden unzählige Papierakten eingescannt und im Schnelldurchlauf von der Software geprüft – ein Standardprozess, der kosteneffizient und nahezu fehlerfrei ist.

Mit Legal Tech „nervige Arbeit“ wegschaffen

Auch bei der Erstellung von Kreditfinanzierungsverträgen setzen die Anwälte von Norton Rose Fulbright das hauseigene Tool ein. Ändert sich in einem solchen Anwendungsfall die Anzahl der Kreditnehmer oder ein Betrag, muss oft der gesamte Vertrag angepasst werden. Die Software sorgt dafür, dass widersprüchliche Klauseln automatisch erkannt und bearbeitet werden. „Die Software hilft uns, die nervige Arbeit zu erledigen, für die keiner gelobt wird. Findet der Mandant aber irgendwo einen Singular-Plural-Fehler, wird man natürlich gegängelt. Jetzt haben wir mehr Zeit für die Aufgaben, für die wir eigentlich ausgebildet wurden.“

Am Laptop zeigt Fiedler eine Eingabemaske, über die die Grunddaten für einen Vertrag – von der Anzahl der Kreditnehmer bis hin zum Betrag – aufgenommen werden. Was auf den ersten Blick recht einfach erscheint, benötigt das fundierte Fachwissen eines Finanzrechtlers. „N-Accelerate ist kein Tool, das jeder bedienen kann. Man muss schon die Logik hinter den Verträgen verstehen. Das merkt man insbesondere, wenn es ins Detail geht. Wir haben uns bewusst dazu entschlossen, dem Anwender mehr Flexibilität zu geben, was auf der Kehrseite aber auch bedeutet, dass der Anwender mit der Flexibilität umgehen können muss.

Innovation durch Wettbewerb

Neben dem Wunsch, „nervige Arbeit“ loszuwerden, wollte Norton Rose Fulbright auch die Qualität der Arbeit steigern und sich mit Legal Tech-Lösungen am Markt behaupten. „Unser Ziel ist es, unseren Mandanten eine Rundum-Lösung zur Verfügung zu stellen, um uns im Wettbewerb behaupten zu können. Neben der Qualität geben wir nämlich auch die niedrigeren Kosten an unsere Mandanten weiter.“ Im Kreditrecht sind sogenannte Pitches, bei denen sich unterschiedliche Kanzleien für einen Auftrag bewerben, Gang und Gäbe. Offenbar fördert ein solcher Preisdruck Innovationspotenzial. „Wenn wir dem potenziellen Mandanten ein solches Tool zeigen, macht das natürlich einen positiven Eindruck. Unabhängig davon, wollen wir als Kanzlei auch einfach innovativer sein als die anderen. Es ist wichtig, bei der rasanten technischen Entwicklung nicht abgehängt zu werden. Andere Kanzleien sind auch nicht untätig“, so Fiedler.

Mit Legal Tech „einfach mal ausprobieren“

Auch wenn Norton Rose Fulbright als Großkanzlei das Budget für Innovationen durchaus stemmen kann, musste man erst neue Arbeitsweisen entwickeln, um Legal Tech sinnvoll zu nutzen, erklärt Fiedler: „Für uns Anwälte ist der Ansatz ‚fail fast‘ (Anm. d. Red.: zu Deutsch „scheitere schnell“) neu – überhaupt Scheitern als etwas Positives zu betrachten und einfach mal auszuprobieren, ist in unserer Berufsgruppe eher selten. So haben wir es aber letztlich bei N-Accelerate gemacht. Der Prototyp wurde im wechselnden Feedback verändert und an unsere Workflows angepasst.“ Neben dem Mut, Dinge auszuprobieren, sei außerdem eine kritische Selbstreflexion der Arbeitsweisen entscheidend: „Egal, ob Einzelanwalt, Mittelstands- oder Großkanzlei, wer Legal Tech gewinnbringend einsetzen möchte, sollte sich fragen: Wie kann man das besser machen? Da sind IT-Wissen und Budget erst einmal egal.“ „Bei der Wahl des Tools ist es wichtig, darauf zu achten, dass der Anbieter verlässlich ist und es zum jeweiligen Workflow passt. Sonst hat man später mehr Arbeit als vorher“, weiß Fiedler.

Eigene Workflows im Team hinterfragen

Wie wir  auch schon von vielen anderen „Legal Techies“ gehört haben, sollte Innovation und technische Raffinesse kein Selbstzweck sein. Bei Norton Rose Fulbright mussten zunächst die Strukturen im Blick behalten werden, um zu entscheiden, wo welche Technik sinnvoll eingesetzt werden kann. Es gebe auch viele Kollegen, die sich mit den neuen Prozessen etwas schwertun. Wer Legal Tech integrieren möchte, muss alle aber mitnehmen und nicht „überfordern“.

Trotzdem arbeite man gezielt daran, die eigenen Arbeitsprozesse stetig zu hinterfragen und zu verbessern. „Zurzeit nutzen wir Plattform-Lösungen, um die interne Kommunikation zu verschlanken, zum Beispiel bei der Erstellung regulatorischer Gutachten, oder wenn es um steuerrechtliche Meldepflichten geht. Hier müssen unterschiedliche Leute an unterschiedlichen Standorten ständig etwas freigeben und an jemand anderes weitergeben“, sagt Fiedler.

Innovation Hub zur Entwicklung neuer Legal Tech-Lösungen

Grundsätzlich hat die Kanzlei erkannt, dass klassische Kanzleistrukturen nicht dafür geeignet sind, Innovation zu entfalten. Deswegen hat man das „Innovation Hub“ im englischen Newcastle aufgebaut, eine Art Think Tank für den europäischen Raum innerhalb des globalen Konzerns. Hier wird eine weitaus offenere Kultur gepflegt und interdisziplinäres Arbeiten begünstigt. Juristen, BWL-er und IT-ler arbeiteten an gemeinsamen Projekten täglich eng zusammen. „In einer klassischen Kanzleistruktur ist das schwierig. Hier ist die Partnerschaft das klassische Karriereziel. Wer aus einem anderen Bereich kommt, stößt hier irgendwann an die Glasdecke“, weiß Fiedler aus Erfahrung.

Die Kanzlei hat N-Accelerate zunächst ausschließlich für den internen Gebrauch genutzt, stellt den Prozess aber inzwischen auch den eigenen Mandanten zur Verfügung. Mit N-Accelerate werden die Anwältinnen und Anwälte in jedem Falle besser und leichter einen Überblick bewahren können – ob das Büro nun im 26. Stock, im Erdgeschoss, in Deutschland, Großbritannien, England oder den USA liegt.