So erleichtert Legal Tech die Umsetzung von Datenschutz

Von Dr. Niels Beisinghoff

Menschen suchen eigentlich nicht nach einem Anwalt oder einer Anwältin. Was sie suchen, ist in aller Regel die effiziente Lösung für ein konkretes Problem. Legal Tech kann diese Lösung heute in vielen Fällen einfacher und auch preiswerter machen. Auch moderner Datenschutz lässt sich mit Legal Tech sowohl effizienter umsetzen.

Macht Legal Tech Anwälte und Datenschutzbeauftragte überflüssig?

Legal Tech ist umstrittenes Thema und wirft vor allem beim anwaltlichen Berufsrecht Kontroverse aus. Viele Rechtsanwaltskammern positionieren sich kritisch dazu und weisen auf Gefahren hin. Dennoch gibt es einen Boom: Legal Tech verbreitet sich bei Flug- und Bahnentschädigungen aber auch und bei Mieterrechten. Alles, was sehr häufig abgefragt wird, erlebt eine zunehmende Automatisierung – doch wird es auch hier immer Grenzfälle geben, bei denen menschliche Expertise von Anwälten oder datenschutzrechtlichen Beratern gefragt ist.

Als Datenschutzunternehmen verfolgen wir bei DataGuard einen hybriden Ansatz: Wir automatisieren alles, was automatisierbar ist. Doch wir sind uns sehr bewusst, dass es nie auf alle Fragen im Datenschutz automatisierbare Antworten geben wird. Auch bei unbestimmten Rechtsbegriffen wird menschliches Ermessen weiterhin unentbehrlich sein. Daher setzen wir auf das Beste aus beiden Welten: moderne Legal Tech und kompetente Berater.

Was bedeutet Legal Tech für den Datenschutz?

Zur Veranschaulichung, was Legal Tech im Datenschutz leisten kann, werfen wir einen Blick auf die klassische Arbeitsweise externer Datenschutzbeauftragter. Nehmen wir einen Einzelkämpfer, oder auch ein kleines Team von vier oder fünf Leuten. Die gesamte Arbeit, die solche Datenschützer leisten, seien es Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)  oder individuelle juristische Anfragen, ist häufig ausschließlich in Outlook-Archiven dokumentiert.

Wenn die Kommunikation mit externen Datenschutzbeauftragten nur über E-Mail erfolgt, geht Wissen häufig mit dem Wechsel einzelner Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter verloren. Oder aber, vielleicht noch schlimmer, es existiert weiter als anekdotisches Halbwissen in der Form von „Ihre Kollegin XYZ hat doch aber gesagt, dass …“

Dem gegenüber stehen Unternehmen wie DataGuard, die auf Legal Tech setzen und alle Vorgänge in einer Plattform dokumentieren. Aus Kundensicht ist das unfassbar wichtig, denn es bedeutet: Alles ist per Klick verfügbar. Das betrifft nicht nur VVTs und geprüfte AVVs. Die Plattform ermöglicht beispielsweise auch die obligatorische Schulung des Personals und deren Nachweis.

Wie ergänzen sich Legal Tech und Expertenwissen im Datenschutz?

Das klassische Vorurteil lautet, dass mehr Technologie zu weniger menschlicher Expertise führt. DataGuard beweist jedoch, dass Legal Tech und individuelle Betreuung sich nicht ausschließen, sondern ergänzen. Auf jede Anfrage, sei sie juristischer Natur oder aus den Bereichen IT-Sicherheit oder -Beratung, gehen wir individuell ein.

Jeder Kunde hat einen eigenen Betreuer oder eine eigene Betreuerin, auch wenn diese/r zunächst nicht vor Ort ist. Treten jedoch sehr spezialisierte Fragen auf, können wir auf die Expertise ausgewiesener Fachleute zurückgreifen. Der umgekehrte Fall: Das von der DSGVO vorgeschriebene Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) kann bei Großunternehmen schnell einen Umfang von hunderten von Seiten annehmen. Hier ist der Kunde mit Legal Tech klar im Vorteil.

Was kann Legal Tech im Datenschutz übernehmen?

Ein klassischer Anwendungsfall für Legal Tech sind Datenschutzerklärungen. Diese können beispielsweise für Websites nach einem Baukastensystem einfach zusammengestellt werden. Ändern sich datenschutzrechtliche Bestimmungen, können die Datenschutzerklärungen durch wenige Klicks tagesaktuell angepasst werden.

Legal Tech macht so Kapazitäten frei: Die pflichtgemäße SSL-Verschlüsselung auf tausenden Kundenwebsites händisch überprüfen zu wollen, wäre ein unverhältnismäßiger Aufwand. Dank eines automatisierten Skripts erledigt das der Computer. Befreit von der Detailarbeit, bleibt mehr Raum für das große Ganze: So lassen sich  beispielsweise branchenspezifische Probleme erkennen und analysieren.

Wie wirkt sich Legal Tech auf das Preis-Leistungs-Verhältnis aus?

Ein Datenschutzbeauftragte/r, die/der ohne Unterstützung durch ein Team und Legal Tech arbeitet, muss wohl oder übel alles allein machen. Bei einem achtstündigen Arbeitstag bleiben oft nur zwei Stunden für die aktive Beratung. Die restlichen Stunden muss sie oder er dennoch einpreisen. Automatisierung und Digitalisierung sparen Zeit und somit auch Kosten.

Wer seinen Datenschutzbeauftragten vor Ort wissen will, um vielleicht auch abends beim Bier noch einmal informell eine Frage zu besprechen, wird wohl zunächst weiter auf die klassische Beratung setzen. Was aber zu bedenken ist: Wenn ein/e externe/r Datenschutzbeauftragte/r für ein Audit drei Tage zum Kunden fährt, kommen auch für kleine Unternehmen schnell 3.000 Euro netto oder mehr an Kosten zusammen – eine Investition, die wohlüberlegt sein muss.

Zwar sind auch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hin und wieder vor Ort im Einsatz. Unsere Stärke ist aber die Mischung aus Spezialisierung und Automatisierung. Damit können wir unseren Kunden viel gezielter helfen als so mancher Wettbewerber – und das zu einem oftmals niedrigeren Preis. Von Nischen und Spezialanbietern abgesehen spart Legal Tech Kunden deutlich Geld – und das bei einer oft sogar qualitativ hochwertigeren Leistung.

Fazit – Legal Tech kann Datenschutz effizienter und besser machen

Der Erfolg spricht für sich: Wenn es um Dieselklagen oder Flugverspätungen geht, vertrauen immer mehr Menschen in Deutschland auf Legal Tech. Im Datenschutz mit seinen umfangreichen Dokumentationspflichten ist Legal Tech dabei mindestens genauso nützlich. DataGuard setzt daher auf eine Plattform, die ihre Nutzerinnen und Nutzer anhand von intuitiv gestalteten Fragen durch vordefinierte Prozesse führt.

Es ist die Kombination von Legal Tech mit einem Team ausgewiesener Experten aus IT, Wirtschafts- und Rechtswissenschaften, die dieses Konzept auszeichnet. Dabei ist die persönliche Beraterin bzw. der persönliche Berater bei allen aufkommenden Fragen zum Datenschutz weiterhin Ansprechpartner für unsere Kunden – aber mit einem starken Team und zukunftsweisender Technologie im Rücken.