Schweitzer Zukunftsforum 2022
Trends, Tools und Tipps für die erfolgreiche Digitalisierung

Von FFI-Verlag

Auch in diesem Jahr deckte das Schweitzer Zukunftsforum wieder eine Bandbreite an Themen rund um die Digitalisierung in Kanzleien ab und verknüpfte in einer Reihe virtueller Vorträge am 8. Juni 2022 juristische Praxis mit theoretischem Hintergrundwissen. Neben der Vorstellung konkreter Tools wurde der Blick für das große Ganze geschärft und aktuelle Entwicklungen des Legal Tech-Marktes genauer in den Blick genommen. Für jene, die das Schweitzer Zukunftsforum verpasst haben, gibt es hier die Erkenntnisse aus den Vorträgen im Überblick.

Wo steht Legal Tech heute?

Patrick Prior beantwortete im ersten Vortrag des Schweitzer Zukunftsforums anhand zahlreicher Beispiele die Frage: Was hat sich seit dem letzten Schweitzer Zukunftsforum in Sachen Legal Tech getan? Nachdem Legal Tech-Unternehmen sich in der Vergangenheit auf Bereiche wie das Fluggastrecht, das Verkehrsrecht oder das Arbeitsrecht konzentriert haben, kommen, so Prior, immer mehr Gebiete hinzu, in denen Legal Tech bei der Durchsetzung von Rechten hilft. Man denke etwa an pandemiebedingte Phänomene wie die Zurückzahlung von Beitragszahlungen an Fitnessstudios im Lockdown. Mit Netzbeweis gibt es nun zudem das erste Legal Tech-Unternehmen, das in der TV-Sendung „Die Höhle der Löwen“ eine Finanzierung erhalten hat. Insgesamt erreichten die Legal Tech-Finanzierungen 2021 mit über drei Milliarden Euro einen weltweiten Rekord, außerdem gab es drei Börsengänge von Legal Tech-Unternehmen. Hinzu kommen ganz praxisnahe Auswirkungen, vor allem bedingt durch die Coronapandemie, wie die starke Zunahme von Videoverhandlungen – alles in allem ein ereignisreiches Jahr für Legal Tech.

Konfliktmanagement durch den Einsatz digitaler Tools

Anwältinnen und Anwälte gehen bei der Auswahl der passenden Konfliktbeilegungsmethode für ihren Fall höchst taktisch vor und wägen Vor- und Nachteile ab: Soll ein Dritter oder die Parteien selber eine Entscheidung treffen? Wird ein Gerichtsverfahren angestrebt? Oder wird sogar das Ziel verfolgt, Verfahren schlicht in die Länge zu ziehen?

Es kann mitunter eine Herausforderung sein, die geeignete Konfliktbeilegungsverfahren zu finden und sich immer den Vor- und Nachteilen bewusst zu sein. Am Vormittag stellte Jurist und Mediator Dr. Felix Wendenburg deshalb im Rahmen seines Vortrags „Konfliktmanagement in der Arbeitswelt durch den Einsatz digitaler Tools“ das Tool DiReCT (Dispute Resolution Comparison Tool) vor. Das kostenlose Tool kann anhand von Angaben zum Streitfall ermitteln, welche Streitbeilegungsmethode im betreffenden Fall zu empfehlen ist. Dabei werden Fragen gestellt wie: Kommt Ihnen ein langsames Verfahren gelegen oder streben Sie eine zügige Streitbeilegung an? Geht es um die Lösung sachlicher oder emotionaler Fragen? Welche Rolle spielen die Verfahrenskosten? Ist Ihnen an der Öffentlichkeit des Verfahrens gelegen? Das Ergebnis kann folgendermaßen aussehen:

Unter rtmkm.de/home/direct-2/ kann das Tool kostenlos genutzt werden.

Vor- und Nachteile der Online-Mandatierung

Gerade zu Beginn eines Mandats ist der potenzielle Automatisierungsgrad am höchsten und es können Zeit sowie Ressourcen gespart werden, wenn die Mandatsanbahnung zu großen Teilen automatisiert abläuft. Dieser Ansicht ist Anselm Appel von ShakeSpeare, einer Software zum Dokumentenmanagement und zur Workflow-Automatisierung, in seinem Vortrag zur Online-Mandatierung.

Während diesem berichtete auch Arbeitsrechtlerin Anne Lachmund, die in ihrer neugegründeten Kanzlei möglichst viele Standardprozesse automatisieren und den Zugang zur Rechtsdienstleistung vereinfachen wollte, von ihren Erfahrungen mit der ShakeSpeare-Software: Der Erstkontakt erfolgt über die Kanzleiwebsite. Hierüber kann ein Erstgespräch per Calendly vereinbart werden oder per Kontaktformular erste Angaben zum potenziellen Mandat übermittelt werden. Nach einem ersten persönlichen Gespräch erhalten die Mandantinnen und Mandanten einen Link zum Online-Mandatsfragebogen und zur Online-Vollmacht. Die übermittelten Daten werden direkt über eine Schnittstelle in die Kanzleisoftware eingespielt, die Akte automatisiert angelegt und Schriftstücke wie eine Kündigungsschutzklage automatisch erstellt.

Lachmund sieht vor allem die Vorteile dieser Arbeitsweise - so bliebe entsprechend mehr Zeit für die konkrete Fallbearbeitung. Zudem würden durch die vornehmlich digitale Kommunikation nur solche Mandant:innen angezogen, die über ein ähnliches Mindset verfügten.

ShakeSpeare bietet bereits Mustervorlagen für Klageschriften (bspw. im Arbeitsrecht) an und baut diese auch für andere Rechtsgebiete aus. Ebenso sollen neben Schnittstellen zu Advoware und DATEV weitere Anbindungen zu gängigen Kanzleisoftwares folgen.

Wissensmanagement für die Legal Tech-Kanzlei

Anwalt und Robotiker Tianyu Yuan berät Kanzleien und Rechtsabteilungen unter anderem zum Thema Wissensmanagement und vermittelte in seinem Vortrag, welche Bedeutung effizientes Wissensmanagement – ganz besonders für Juristinnen und Juristen hat. Schlechtes Wissensmanagement führt nämlich dazu, dass juristische Ergebnisse, die schon existieren, verloren gehen – dadurch werden Geschäftsprozesse verzögert, was wiederum zu höheren Kosten führt. Umgekehrt ist effizientes Wissensmanagement eine Chance, juristisches Wissen zu „sichern“, die Arbeitseffizienz zu steigern, und profitabler zu werden. Hierfür stellte Yuan sieben Schritte vor:

1. Wissensziele festlegen: Welches Wissen soll aufgebaut werden?
2. Wissen erwerben: Welche Expertise kaufen wir extern ein? Wie sorgen wir dafür, dass die Expertise integriert wird?
3. Wissen entwickeln: Wie bauen wir unser Wissensmanagement auf? In welchen Prozessen entsteht es?
4. Wissen verteilen: Wie stellen wir Wissen allen zur Verfügung?
5. Wissen nutzen: Wie etablieren wir neue Verhaltensweisen?
6. Wissen bewahren: Wie schützen wir uns davor, dass Wissen verloren geht?
7. Wissensmanagement bewerten: Was klappt gut? Was klappt nicht so gut?

So können Mandantschaft und Kanzlei digital zusammenarbeiten

Am Beispiel von PACTA demonstrierte Ludwig Wolter von der BlockAxs GmbH, wie Zusammenarbeit von Mandantschaft und Anwaltschaft digitalisiert aussehen kann. Viele Beratungsprozesse in Kanzleien werden von Unternehmen als innovationsresistent, langsam, kostspielig und umweltschädlich angesehen. PACTA verspricht eine bessere Zusammenarbeit, indem der komplette Lebenszyklus von juristischen Dokumenten digital abgebildet wird und Prozesse automatisiert werden. Das System unterstützt zudem das Vertragsmanagement – die Verträge können dabei von mehreren Personen in der Cloud bearbeitet werden. Schnittstellen zu fast allen Kanzleisoftwares sind möglich.

Hürden bei der erfolgreichen Implementierung von Legal Tech – und wie sie überwunden werden

Woran scheitern Digitalisierungsprojekte in Kanzleien? Diese Frage stellte Alisha Andert von der This is Legal Design GbR im ersten Vortrag nach der Mittagspause. Sie nannte drei typische Probleme bei der Implementierung von Legal Tech-Tools in Kanzleien und wie diese überwunden werden können:

1. Erstes Problem: Es wird vom Tool aus gedacht und nicht vom Problem aus. Bevor ein Tool implementiert wird, sollten sich Kanzleien zunächst fragen, welches Problem sie damit konkret lösen möchten. Es ist wichtig, vorher festzulegen, welche Funktionen das Tool erfüllen soll („form follows function“).
2. Zweites Problem: Oft haben Kanzleien falsche Erwartungen und Vorstellungen an Legal Tech. Legal Tech-Tools werden von vielen Kanzleien als etwas „Zusätzliches“ gesehen, das für sich genommen Mehrwehrt liefert. Die Folge ist, dass Kanzleien auf Tools warten, die alles können sollen. Das ist aber in der Realität nicht der Fall. Vielmehr müssen bei Einführung von Legal Tech-Tools Prozesse neu gedacht werden. Die Arbeit zu Beginn der Implementierung lohnt sich.
3. Drittes Problem: Die Implementierung von Legal Tech-Tools wird nicht weit genug gedacht, denn die Implementierung endet nicht mit dem Rollout. Der Prozess nach dem Rollout muss mitgedacht werden, indem z. B. regelmäßig Prozesse analysiert und angepasst werden.

Juristische Recherche neu gedacht

Christian Hartz, Legal Engineer bei Wolters Kluwer, verfolgt mit seiner Arbeit das Ziel, die juristische Recherche auf das nächste Level zu heben und juristisches Wissen wie Normen und aktuelle Rechtsprechung immer dort verfügbar zu machen, wo es gebraucht wird. So kann mit der Neuentwicklung „Legal Assist“ direkt in Word und Outlook nach dem zum Text passenden Normen und Klauseln – ohne Absprung in eine separate Software – gesucht werden.
Die zweite vorgestellte Lösung „Legal Analytics“ wurde in internationaler Zusammenarbeit entwickelt und ist seit Neuestem als Beta-Version verfügbar. Die Software soll juristisches Wissen direkt aus Texten extrahieren. Zusätzlich wird die klassische Keyword-Suche durch künstliche Intelligenz und Machine Learning ersetzt. So kann bspw. ein PDF-Dokument durchsucht und mit passenden anderen Dokumenten und Normen verknüpft werden.

Fazit: Tools von morgen – und wie sie kein Selbstzweck werden

Den Veranstaltern und Vortragenden ist es auch mit dem diesjährigen Programm gelungen, neueste Tools vorzustellen, aber gleichzeitig auch globale Entwicklungen im Bereich Legal Tech zu thematisieren. Nicht nur wurde spannende Software für Kanzleien unter die Lupe genommen – sondern auch die Frage behandelt, wie man sie denn richtig implementiert. Genau das kann der Anwaltschaft helfen, einen ganzheitlichen Ansatz beim Thema Digitalisierung in der Kanzlei zu verfolgen – damit Legal Tech kein Selbstzweck wird.

Foto: Schweitzer Zukunftsforum