Mit einer Kanzleimanagerin zu digitalen Kanzleiprozessen
Kanzleimanagerin Ulrike Smit im Interview

Von Ulrike Smit

Was macht eigentlich eine Kanzleimanagerin? Viele Kanzleien zögern, einen eigenen Posten für das Kanzleimanagement zu schaffen, denn auf den ersten Blick bringt eine Kanzleimanagerin oder ein Kanzleimanager keinen direkten Umsatz. Kanzleimanagerin Ulrike Smit kann das widerlegen: Wieso auch kleine und mittelständische Kanzleien von der Position des Kanzleimanagers bzw. der Kanzleimanagerin profitieren können, erzählt sie im Interview. Sie verrät außerdem, wie die Kanzlei Seidler & Kollegen vorgegangen ist, um ihr Kanzleimanagement zu digitalisieren und welche Aufgabenbereiche sie in der Kanzlei betreut.

Frau Smit, Sie sind als Kanzleimanagerin bei Seidler & Kollegen tätig. Dort arbeiten neben Ihnen acht Rechtsanwälte bzw. Rechtsanwältinnen. Was sind Ihre Aufgabenbereiche und inwiefern unterscheiden diese sich von denen der Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen und des Sekretariats?

Die Partner der Kanzlei haben mich vor fast zehn Jahren in ihr Team geholt, da aufgrund des geplanten Aufbaus eines zweiten Kanzleistandorts viele Kanzleimanagementaufgaben anstanden, die den Partnern immer weniger Zeit für ihre eigentliche Aufgabe, die juristische Betreuung ihrer Referate ließen.

Es galt, eine Grundsatzentscheidung zu treffen: Soll die Kanzlei weiterhin „klassisch“ geführt werden in dem Sinne, dass die Partner alles selbst planen, entscheiden und die Umsetzung kontrollieren? Oder alternativ: Soll das Management mit einem Kanzleimanager oder einer Kanzleimanagerin zusammengeführt werden, damit die Kanzlei weiter wachsen kann? Die Sozien haben sich für Letzteres entschieden. Durch meine Position wurden bei den Sozien Kapazitäten in den Referaten frei, die sich umsatz- und damit auch gewinnbringend auszahlen.

Die Aufgaben einer Kanzleimanagerin

Es gehört zu meinen wesentlichen Aufgaben, die Kanzlei in Wachstumsphasen, aber auch durch bestimmte Entwicklungsprozesse, zusammen mit den Partnern zu begleiten, das Team und die Prozesse zusammen zu halten und immer wieder zu optimieren. Ein besonders plastisches Beispiel hierfür waren die Digitalisierung sämtlicher Kanzleiabläufe oder auch die Umsetzung der DSGVO.

Eine weitere Aufgabe ist es, die gesamten Abläufe der Kanzlei zu organisieren und immer wieder auf Aktualität zu überprüfen. Gerade in Zeiten der Digitalisierung müssen Arbeitsprozesse regelmäßig auf den Prüfstand, um festzustellen, ob sie noch zu den Programmen und Abläufen passen. Neue Programme müssen umgekehrt in die Arbeitsprozesse eingepasst werden. Das ist spannend, herausfordernd und immer wieder neu für mich und das Team.

Digital und erfolgreich durch die Pandemie

Während der Pandemie waren die digitalen Arbeitsprozesse einfach Gold wert! Wir haben bereits vor sechs Jahren auf die digitale Akte umgestellt und arbeiten auf externen Servern. Dies ermöglicht es uns, von den unterschiedlichsten Orten aus zu arbeiten, selbst im Sekretariat. Die Programme und die Telefonie sind bei den Anwälten und Anwältinnen und mir nicht nur auf unsere Rechner, sondern auch auf die iPads und die iPhones eingestellt. Die Anwälte und Anwältinnen nehmen ihre Akten auf dem iPad oder dem Notebook mit zum Gericht, Unterschriften werden, wenn zulässig, über das iPad digital geleistet und vieles mehr.

Während der Corona-Pandemie konnten wir bis auf eine Notbesetzung alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten lassen. Das schloss auch die Sekretariate mit ein. Es war in Präsenz lediglich eine Mitarbeiterin notwendig, die die Post digitalisierte und wiederum digital in die Sekretariate weiterleitete, und ein Anwalt, der natürlich vor Ort sein musste. Alle anderen haben ihre Termine per Telefonkonferenz oder Video-Call durchgeführt. Unsere Mandanten und Mandantinnen haben mit dieser Vorgehensweise kein Problem gehabt, sondern waren im Gegenteil angenehm überrascht, wie schnell und unproblematisch wir weiterarbeiten konnten.

Die Arbeit bei Seidler & Kollegen gestaltet sich rein digital: Es gibt keine Papierakte mehr und ortsunabhängiges Arbeiten wird ermöglicht. Wie haben Sie in der Kanzlei diese Voraussetzungen geschaffen und die entsprechende IT-Infrastruktur aufgebaut?

Erste Voraussetzung für die Umstellung auf digitale Akten, Kanzleiprozesse und ortsunabhängiges Arbeiten ist eine Geschäftsführung, die keine Angst vor der Digitalisierung hat. Sie muss neugierig und offen für neue Wege sein. Natürlich muss auch die Bereitschaft vorhanden sein, ein bisschen Geld in die Hand zu nehmen für die passende Soft- und auch Hardware, die das mobile Arbeiten ermöglicht. Die Umstellung kostet aber keineswegs so viel, wie man häufig denkt. Zudem amortisiert sich die Investition schnell. Die Kanzlei Seidler & Kollegen war seit jeher sehr „digital-neugierig“. Auch erkannten die Partner schnell, dass durch die Digitalisierung Material- und Raumkosten und mittelfristig einfach sehr viel Zeit gespart werden können.

Als Zweites braucht man natürlich einen guten IT-Lösungspartner, der einen durch den Prozess begleitet. Auch die gibt es nicht überall, aber wir haben das große Glück, hier sehr gut aufgestellt zu sein.

Der dritte und für die Umsetzung wichtigste Punkt ist die Bereitschaft des gesamten Kanzleiteams, Anwälte und Anwältinnen wie Sekretariate, jeden einzelnen Arbeitsprozess auf den Prüfstand zu stellen und der Digitalisierung anzupassen. Dazu haben wir Arbeitsgruppen gebildet, die die einzelnen Workflows entwickelt und definiert haben, die dann kanzleiweit eingehalten werden. Übrigens eine gute Gelegenheit, festzustellen, wie gut eine Kanzlei überhaupt gerade aufgestellt ist und wie die einzelnen Referate zusammenarbeiten.

Egal, wie klein oder wie groß eine Kanzlei ist, die Arbeitsprozesse müssen definiert und schriftlich fixiert werden, am besten in einem Kanzleihandbuch. Selbstverständlich ist auch dieses Kanzleihandbuch digital in einer Akte angelegt und muss in regelmäßigen Abständen den sich ändernden Arbeitsprozessen angepasst und aktualisiert werden.

Bei Seidler & Kollegen gilt noch eine sehr wichtige weitere Faustregel: Die Digitalisierung ist niemals abgeschlossen. Sie entwickelt sich mit Legal Tech, mit Programmen wie dem beA, der IP-Telefonie, Anwendungsprogrammen in der juristischen Recherche und anderen Arbeitstools stetig weiter. Auf all das muss schnell reagiert werden, wenn man am Ball bleiben will. Es ist ein spannender, immer weiterlaufender Prozess. Ich halte ihn in der heutigen Zeit für absolut notwendig und für Kanzleien jedenfalls mittelfristig für überlebenswichtig.

(Digitales) Kanzleimanagement ist ein weiter Begriff und kann Bereiche des Controllings, der Kanzleiorganisation oder auch der Kanzleiführung umfassen. Was bedeutet gutes, digitales Kanzleimanagement für Sie?

Alle von Ihnen aufgezählten Begriffe sind zusammengefasst das Kanzleimanagement! Sie werden nicht von eine:r Kanzleimanager:in allein geführt, entscheidend ist vor allen Dingen das enge Vertrauensverhältnis zwischen den Sozien und dem Kanzleimanagement.

Das Controlling benötigen Sie, um zu wissen, was Sie investieren können, ob Ihre Kanzlei richtig wirtschaftet, ob sie Rücklagen bilden können - für Projekte und Entwicklungen, die Kanzleien genauso mitgehen müssen wie jedes klassische Unternehmen. Ein Prozess, der in der freien Wirtschaft durchaus üblich ist, gerade in kleinen und mittelständischen Anwaltskanzleien aber oft vernachlässigt wird.

Die Kanzleiorganisation garantiert der Kanzlei reibungslose Abläufe: Optimierte und damit kostengünstige Arbeitsprozesse, intelligente und familienfreundliche Arbeitsmodelle für das Personal und dadurch deren Bindung an die Kanzlei. Eine gute Organisation erleichtert der Kanzlei außerdem, schnell auf neue Entwicklungen zu reagieren. Sie sollte immer auf einem aktuellen Stand sein und regelmäßig kontrolliert werden.

Eine Kanzleiführung bedeutet für mich den engen Kontakt mit allen „operativen“ Mitarbeitenden, also Sekretariat und Anwälten und Anwältinnen, um deren Input aufzunehmen, die regelmäßige Rücksprache mit den Sozien, Meetings zu aktuellen Themen und möglichen neuen Wegen, klare gemeinsame Entscheidungsfindungen und anschließend gute, transparente Kommunikation ans Team. Kanzleiführung obliegt dabei in der letzten Instanz den Sozien, der Geschäftsführung - als Kanzleimanagerin kann ich hier aber bei vielem unterstützen.

Die Kunst des Kanzleimanagements liegt also überall darin, der Geschäftsführung so viel Managementaufgaben wie möglich abzunehmen, Entscheidungsfindungen durch gute Vorbereitung zu erleichtern und die Umsetzung durch transparente Kommunikation sicherzustellen.

Welche Vorteile bringt die digitale Kanzleiorganisation bei Ihnen konkret in der Kanzlei?

Digitale Kanzleiorganisation ermöglicht unserer Kanzlei, schneller und effizienter zu arbeiten. Sie bietet dem Personal und auch den Sozien ein familienfreundliches Arbeiten unter voller Berücksichtigung der Betreuung der Mandantschaft. Damit tun wir auch etwas für das Thema Work-Life-Balance. Das wird von allen sehr geschätzt.

Eine gute Kanzleiorganisation garantiert Homeoffice in Pandemiezeiten für alle, sowohl im Bereich der Anwaltschaft als auch für die Sekretariate.

Eine gute Kanzleiorganisation bietet zudem die Möglichkeit, kostengünstig einen zweiten Standort zu betreuen( der keine Aktenschränke mehr als Möbelstücke in den Büroräumen hat), technische Probleme über Fernwartungen selber lösen zu können, Arbeitsplätze physisch einzusparen, da sich jeder an jedem Platz einloggen kann, um zu arbeiten.

Und schließlich zeigt sich der Nutzen auch im rein operativen Bereich der Anwälte und Anwältinnen: kein langwieriges Heraussuchen von Akten mehr, kein „Moment, das Sekretariat sucht gerade noch den Vorgang“, sondern direkter Zugriff auf alle notwendigen Informationen jederzeit, wenn sie benötigt werden, in Sekundenschnelle. Das beeindruckt auch die Mandanten und Mandantinnen.

Vielen Dank für das Interview!