Erfahren Sie, wie Sie über digitale Vorlagen neue, automatisierte Dokumentenstandards in Ihrer Kanzlei einführen und die Schriftsatzerstellung dabei weiterhin ein individuelles Juristenhandwerk bleibt.
Nicht nur unsere Arbeitsweisen, sondern auch unsere Arbeits- und Servicestandards haben sich in der digitalen Transformation mit den neuen technischen Möglichkeiten geändert. Aktuell sieht sich die Juristin bzw. der Jurist mit wachsenden Ansprüchen der Mandanten konfrontiert, die maßgeblich auch der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitswelt geschuldet sind. So sollen z. B. Dokumentendurchlaufzeiten verkürzt und Verträge schneller lieferfähig sein. Hinzu kommt, dass Mandanten aktiver in den Dokumentenerstellungsprozess eingebunden werden wollen. Darüber hinaus wird die Qualität von Rechtsdokumenten immer auch nach „Dokumenten-Äußerlichkeiten“ bewertet, was wiederum eng mit der Außendarstellung der Kanzlei verbunden ist. Und bei diesen vielschichtigen Anforderungen, sollte man immer bedenken, dass die Vertragserstellung als juristisches, individuelles „Handwerk“ verstanden wird, welches Juristinnen und Juristen mit Kreativität und Leidenschaft erfüllen.
Ganz schön viele Aspekte, die jetzt neu hinzukommen, nicht wahr? Hier können smarte Softwarelösungen zur Dokumentenautomatisierung helfen. Diese ermöglichen Ihnen neue Standards zu setzen, welche moderne, zeitgemäße Mandantenservices unterstützen sowie gleichzeitig in der Erstellung von Rechtsdokumenten einen neuen Leistungs- und Qualitätsanspruch bedienen. Das Zauberwort dabei lautet „Digitales Vorlagenmanagement“.
Digitales Vorlagenmanagement entlastet den Überprüfungs- und Freigabeprozess
Ein nicht unerheblicher Teil der juristischen Arbeitszeit entfällt auf administrative Aufgaben. Dazu gehören vor allem Überprüfungs- und Freigabeprozesse. Mit Software zur Dokumentenautomatisierung kann der administrative Aufwand bei Rechtsdokumenten erheblich reduziert werden. Vorlagen liegen hier bereits digital vor und können je nach Sachverhalt entsprechend zusammengestellt werden. Lediglich zu Beginn der Nutzung besteht ein Aufwand darin, die Verträge als Vorlagen digital zu erfassen. Hat man dann eine digitale „Vertragsvorlagendatenbank“ aufgebaut, skaliert sich dieser manuelle Aufwand schnell. Denn ab jetzt profitieren Sie bei jedem neuen Rechtsdokument von den bereits vorhandenen, standardisierten Vorlagen.
Dabei ist Vorlage jedoch nicht gleich Vorlage: Hier kommen gleich mehrere Dokumenten-Aspekte zum Tragen. Allgemein lassen sich bspw. Kopf-/Fuß-, Text- und Baustein-Vorlagen unterscheiden. Jede dieser Kategorien hat eine andere Funktion. Standardisierte Kopf-/Fußzeilen sind für die Einhaltung von Corporate Identity-Richtlinien relevant. Diese definiert jede Kanzlei für sich selbst und sie sorgen letztlich für einen einheitlichen Kanzleiauftritt nach Außen, der sicherlich als wichtiger und differenzierender Wettbewerbsfaktor bei der Mandatsvergabe betrachtet werden kann. Bei den Text-Vorlagen handelt es sich um den eigentlichen Inhalt des Dokumentes basierend auf den jeweiligen Vorgaben der Rechtsprechung. Das heißt, sämtliche Klauseln und Paragrafen werden hier aktuell gehalten. Baustein-Vorlagen kommen vor allem bei wiederkehrenden Elementen in verschiedenen Kontexten zum Einsatz, vor allem bei hochstandardisierten Verträgen, wie Arbeits- oder Werkverträgen. Durch die Arbeit mit digitalen Vorlagen kann somit jedes Rechtsdokument weitestgehend standardisiert werden.
Durch Dokumentenautomatisierung kontrollierte Erstellung beliebig komplexer Rechtsdokumente
Manuelle Fehler bei der Erstellung von Rechtsdokumenten nehmen bei steigender Datenkomplexität gezwungenermaßen zu. Bei Massenverfahren für Volumenmandate, Standardverträgen als auch komplexen M&A-Verträge lässt sich die Datenkomplexität sehr divers definieren. Auch wenn der Standardisierungsgrad bei einem Arbeits- oder Werkvertrag höher als bei einem M&A-Vertrag ausfällt, lassen sich all diese Vertragsarten durch Dokumentenautomatisierung standardisieren, so dass letztlich nur folgender Prozess stattfindet: Freigegebene Vorlage auswählen, Entscheidungsbaum und Checklisten nutzen, Sachverhaltsangaben entsprechend der Wahlmöglichkeiten ergänzen und per Knopfdruck ein neues Vertragsdokument als (Word-)Datei generieren. Das Ergebnis ist ein rechtssicheres standardisiertes Dokument auf Basis aktueller Klauseln und Paragrafen, was sofort zur Freigabe bereitsteht.
Vertragswissen nicht mehr nur an Einzelpersonen binden
Vertragswissen kann somit für eine Vielzahl von relevanten Personen zur Verfügung gestellt werden. Im Journal of Contract Management wird geschätzt, dass zehn Prozent der eigentlich bereits vorhandenen Verträge nicht mehr lokalisierbar sind. Dies kann bspw. bei Krankheit oder Austritt von Kolleginnen oder Kollegen schneller passieren, als man denkt. Mit Dokumentenautomatisierung kann man dem umfassend vorbeugen. Zudem werden aktuelle Änderungen aus der Rechtsprechung oder dem Sachverhalt per se mit einem Klick auf alle Vertragsinhalte übernommen. Abgesehen von diesen neuen Qualitätsstandards, wie einem digitalen Klauselmanagement, reduziert sich die Ausfertigungszeit von Vertragsdokumenten um einen erheblichen Faktor.
Mandanten haben andere und neue Ansprüche
Der Mandant möchte oftmals intensiver am Dokumentenerstellungsprozess beteiligt sein. Er stellt ggf. inhaltliche Forderungen und Ansprüche, beschwert sich über aus seiner Sicht zu lange Wartezeiten und wünscht sich womöglich noch eine Echtzeit-Betreuung? Dies lässt sich im juristischen administrativen Alltag ohne den Einsatz digitaler Softwarelösungen nur bedingt vereinen. Dokumentenautomatisierungslösungen können aber genau hier punkten. Nicht nur die verkürzten Dokumentendurchlaufzeiten bewertet der Mandant als Vorteil bei der Bearbeitung seines Rechtsfalles. Mit den richtigen Softwarelösungen ist die Arbeit mit Rechtsdokumenten auf Basis der angelegten digitalen Vorlagendatenbank auch für Nicht-Jurist:innen möglich. Trotz eines solchen Self-Service-Angebots behält die Juristin bzw. der Jurist dabei stets die Hoheit über alle Vorlagen. Durch ein smartes Berechtigungsmanagement kann genau geregelt werden, wer welche Vorlagen in welcher Form nutzen darf. So können Kanzleien auch Ihre Mandanten am Dokumentenerstellungsprozess teilhaben lassen – ohne dass Sie die juristische „Kontrolle“ über die Verträge verlieren.
Dokumentenautomatisierung nur ein Trend?
Der Einsatz von Softwarelösungen zur Dokumentenautomatisierung beschreibt nicht nur einen Trend. Vielmehr setzt er einen neuen Standard, der zeigt, dass neben dem juristischen Vertragshandwerk neue Services für Mandanten und standardisierte Corporate Identity-Vorlagen für einen modernen, einheitlichen und mandantenzentrierten Kanzleiauftritt sorgen. Und ganz nebenbei werden manuelle Fehler, Kosten und Zeit bei der Dokumentenerstellung durch automatisierte Erstellungsprozesse reduziert.
Die Vorteile von Dokumentenautomatisierung:
- Zeit- und Kostenersparnis
- Standardisierung von CI- und Compliance-Richtlinien
- Digitales Klauselmanagement
- Zentrale Verwaltung und Änderung
- Fehlerreduzierung
- Geführte Erstellung von Rechtsdokumenten
- Einfache und modernde Zusammenarbeit mit Mandanten
- Standortübergreifende Wissens- und Vorlagendatenbank
- Einheitlicher Kanzleiauftritt
Tools zur Dokumentenerstellung finde Sie hier in unserer Legal Tech-Marktübersicht.
Foto: Adobe.Stock/©thodonal
Hanny Vonderstein verantwortet als globale Produktmanagerin für Wolters Kluwer die Einbindung von Legal SmartDocuments als Dokumentenautomatisierungslösung in die Kanzlei- und Unternehmensorganisation und begleitet die Anforderungen bis zur technischen Umsetzung und Weiterentwicklung.
