Von René Fergen und Luise Tetzlaff
Wir kennen es alle: Immer dieselben Telefongespräche, eine Flut von E-Mails, die ein- und ausgehen und das ständige Abtippen von Informationen, um eine Akte anzulegen.
Wir verraten also kein Geheimnis, wenn wir feststellen: Die Mandatsannahme in einer Anwaltskanzlei ist repetitiv und zeitraubend. In der Folge verlieren ReFas und ReNos jeden einzelnen Tag viel Zeit durch diese immer wiederkehrenden Aufgaben und sind in vielen Fällen bereits überlastet.
„Aber es lief doch schon immer so“, hören wir da den einen oder die andere sagen (meistens übrigens die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und nicht die ReFas, die es jeden Tag erleben). Und grundsätzlich stimmt diese Aussage. Es gibt jedoch zwei neue Faktoren, die eine Veränderung möglich und sogar erforderlich machen:
a) Der Fachkräftemangel: ReFas und ReNos, die die Kanzlei am Laufen halten, gibt es immer weniger. Damit diese sich weiterhin auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können, muss Abhilfe her.
b) Es geht heute anders: Vor 20 Jahren gab es keine wirkliche Alternative zur händischen, ineffizienten Mandatsannahme. Durch die technologische Entwicklung gibt es heute aber Software, die viele dieser Aufgaben vollständig übernehmen kann; speziell für Anwaltskanzleien entwickelt.
Letzteres hat vor einigen Monaten noch einmal ganz neue Möglichkeiten eröffnet, denn: Künstliche Intelligenz nimmt heute schon eine Schlüsselrolle in der Mandatsannahme bei immer mehr Kanzleien ein – und lässt diese Kanzleien so schneller, einfacher und weniger personalintensiv arbeiten. Im Folgenden geht es deshalb darum, was die bestehenden Probleme in der Mandatsannahme sind und wieso die Zukunft der Mandatsannahme KI-basiert ist.
Woran hapert es in der Mandatsannahme?
Was ist eigentlich die Mandatsannahme? Mandatsannahme (oft auch Mandanten-Onboarding oder Mandatierungsstrecke genannt) meint die Gesamtheit aller Arbeitsschritte, die in der Kanzlei ablaufen (müssen), wenn Sie eine Anfrage eines potenziellen Mandanten oder einer potenziellen Mandantin erreicht – vom ersten Kontakt bis zur vollständig angelegten und befüllten Akte.
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Wo liegt das Problem?
Ganz einfach: Der gesamte Prozess ist von langsamen Arbeitsabläufen geprägt. Ein potenzieller Mandant bzw. eine potenzielle Mandantin ruft in der Kanzlei an, es werden Kontaktdaten notiert, bestimmte Einzelheiten zum Sachverhalt aufgenommen und Fristen erörtert. Dokumente werden – im schlimmsten Fall – schlecht fotografiert in mehreren E-Mails versendet. Anschließend müssen die Mitarbeitenden alle Informationen aus den verschiedenen Kommunikationskanälen zusammenführen und per Hand für die Aktenanlage abtippen. Gleichzeitig darf die Interessenkollisionsprüfung nicht vergessen werden.
Dieser gesamte Prozess ist äußerst zeitintensiv und wenig produktiv. Die Mitarbeitenden werden regelmäßig aus ihrer eigentlichen Arbeit und Denkprozessen gerissen. Der organisatorische Aufwand ist dauerhaft hoch, was die verfügbaren Kapazitäten für komplexere Aufgaben erheblich einschränkt.
Wir sehen also: Dieser Prozess ist enorm aufwändig – und zwar für alle Beteiligten. Sowohl Mandant:innen als auch ReFas und Anwält:innen müssen Arbeit und Zeit investieren. Das gilt insbesondere für die ReFas und ReNos der Kanzlei, die sich täglich mit zeitlichen Schwierigkeiten und stressigen Engpässen konfrontiert sehen: Laut unserer Befragung muss ein:e ReFa jeden Tag ca. zwei Stunden für die repetitiven Aufgaben der Mandatsannahme einsetzen. Auf die ganze Woche gerechnet geht dadurch mehr als ein ganzer Wochenarbeitstag verloren. Diese Zeit kann man für wichtigere Dinge einsetzen – wenn man weiß, wie man die Prozesse vereinfacht.
Mehr zum Thema KI-Chatbots in der Fachinfo-Broschüre
„ChatGPT-Leitfaden für ReFas und ReNos“
Mandatsannahme mit KI als Lösung
Gute Neuigkeiten: Eine extreme Vereinfachung ist jetzt möglich, denn Künstliche Intelligenz verändert diese Prozesse erheblich, weil sie den Großteil der repetitiven Aufgaben übernehmen kann. Viele Kanzleien reduzieren damit heute schon die Zeit für die Mandatsannahme von zwei Stunden auf 30 Minuten täglich. Dadurch kann mithilfe von KI eine Vielzahl von Tätigkeiten automatisiert werden, wodurch mehr Zeit und Konzentration für die eigentliche Arbeit frei wird.
Im folgenden Abschnitt beleuchten wir die drei Bereiche, in denen die Verwendung von KI die Mandatsannahme in Anwaltskanzleien optimiert.
Drei Bereiche, in denen KI die Mandatsannahme revolutioniert
1. Die Rolle von KI-Chatbots bei der Mandatsannahme
Potenzielle Mandant:innen suchen heute im Internet nach Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten und schauen sich in zwei von drei Fällen deren Website an, bevor sie die Kanzlei kontaktieren. Aus diesem Grund muss bereits hier die Mandatsannahme beginnen. Immer mehr Kanzleien nutzen dazu bereits spezielle KI-Chatbots für Anwaltskanzleien. In diesen Kanzleien schickt der Mandant bzw. die Mandantin nun oft keine E-Mail mehr, sondern stellt die Anfrage direkt über den KI-Chatbot als dauerhaft verfügbare, intelligente Kontaktmöglichkeit auf der Kanzeleiwebsite. Der Chatbot fragt sofort, worum es geht und erkennt anhand erster Angaben, dass es sich zum Beispiel um eine Kündigung im Arbeitsrecht handelt. Daraufhin weiß er, welche Informationen für eine erste Einschätzung der Anfrage benötigt werden – und fragt so etwa Fristen und die Anwendbarkeit des KSchG ab. Auch die zentralen Stammdaten oder erste Dokumente können angefordert werden. Kanzleien können damit sofort entscheiden, ob eine Anfrage passend ist und wie die nächsten Schritte aussehen müssen – und sparen sich eine Menge Arbeit.
Diese innovative Anwendung von KI-Technologie revolutioniert die Mandatsannahme, indem sie einen ganz neuen, intelligenten Kontaktpunkt bietet und die Kontaktaufnahme für alle Beteiligten vereinfacht. Potenzielle Mandant:innen können rund um die Uhr eine auf ihren Fall zugeschnittene Anfrage stellen. Anwaltskanzleien und ihr Personal sparen Zeit und Ressourcen mit jeder neuen Anfrage. Aus diesem Grund erfreuen sich Chatbots immer größerer Beliebtheit bei Kanzleien und werden mehr und mehr zu einem Standard-Kontaktkanal.
2. Automatische Aktenanlage und Dokumentenverwaltung
Damit endet die Mandatsannahme natürlich noch nicht – auch die anknüpfenden Arbeitsschritte bieten deutliches Optimierungspotenzial. So ist es mit der JUPUS-Plattform beispielsweise möglich, alle eingehenden Anfragen in ein Anfragenverwaltungssystem einfließen zu lassen, wo sie anschließend strukturiert gesichtet und bearbeitet werden können. Dort können sowohl bei Chatbot-Anfragen, als auch bei allen telefonisch oder per E-Mail eingehenden Anfragen mit nur drei Klicks die wichtigsten Informationen und Dokumente direkt online über digitale Fragebögen aufgenommen und versendet, Vollmachten generiert und digital von den Mandant:innen signiert und bei Bedarf auch ein Online-Termin vereinbart werden. Ist alles eingesammelt, kann mit einem Klick automatisiert eine vollständig mit allen Infos und Dokumenten befüllte Akte in der Kanzleisoftware angelegt werden – ohne etwas abtippen zu müssen.
Mandant:innen PDFs zusenden, die diese ausdrucken, ausfüllen, einscannen und wegschicken müssen oder das Abtippen und händische Zusammensortieren von Informationen und Dokumenten macht allen Beteiligten unnötige Arbeit und Mühe – und ist daher in vielen anderen Branchen bereits ein Relikt der Vergangenheit. Und genau so wird es auch in der Anwaltsarbeit kommen.
3. Maßgeschneiderte automatische E-Mail-Antworten
In der Zukunft kann auch ein Teil der Mandantenkommunikation KI-unterstützt ablaufen. So kann man sich schon jetzt E-Mails automatisiert zusammenfassen und Vorschläge für E-Mail-Antworten per KI erstellen lassen. Bei der JUPUS-Plattform sind diese Antworten exakt auf die vorher angegebenen Informationen der Kanzlei sowie die individuelle Situation des Mandanten bzw. der Mandantin zugeschnitten. Diese personalisierten Antworten gehen über herkömmliche automatische Antworten hinaus und berücksichtigen spezifische Informationen und Anliegen, die in den Anfragen enthalten sind. Auf diese Weise fühlen sich Mandant:innen besser betreut und verstanden, während gleichzeitig die Effizienz und Kommunikationsgeschwindigkeit gesteigert werden. Die KI kann automatisch relevante Daten aus Anfragen extrahieren und präzise formulieren, was Zeit und Aufwand für manuelle Anpassungen spart.
Fazit: Mandatsannahme muss sich verändern – Künstliche Intelligenz macht es möglich
Die Mandatsannahme der meisten Kanzleien ist nicht mehr zeitgemäß: Sie sorgt für Unzufriedenheit bei Mandant:innen, die heute aus allen anderen Bereichen einen digitalen Service gewohnt sind und sorgt für unglaublichen Aufwand in einer von extremem Fachkräftemangel betroffenen Branche. (KI-)Technologie kann diese Probleme lösen – und wird sich dadurch zum Standard entwickeln. Wer diese Möglichkeiten nutzt, profitiert von mehr zufriedenen Mandant:innen, entlastetem Personal und mehr Profit in der Kanzleiarbeit. Wer sich vor diesen Möglichkeiten verschließt, wird langsamer, weniger produktiv sowie kostenintensiver arbeiten – und damit irgendwann nicht mehr konkurrenzfähig sein.
Bild: Adobe Stock/©girafchik
René Fergen ist Diplom-Jurist, Co-Founder und Geschäftsführer von JUPUS sowie Gründer und Vorsitzender des Legal Tech Trier e.V. Sein Studium hat er in Trier und Sheffield absolviert.
Luise Tetzlaff hat über drei Jahre lang in Anwaltssekretariaten gearbeitet, einen Bachelor of Laws abgeschlossen und ist Legal Engineer bei JUPUS.
