Von Gerhard Felsche
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen macht auch vor Anwaltskanzleien nicht halt. So kann die Kommunikation mit den Mandanten heute sicher, persönlich und effizient mit neuer Technologie ergänzt werden. In diesem Beitrag erläutern wir, wann die Kommunikation per Videochat sinnvoll ist und welche Vorteile sie bieten kann. Produktbeispiel ist hier das Tool onvico.
Welche neuen Kommunikationsmöglichkeiten bietet die Online-Beratung dem Anwalt?
Mit Online-Kommunikationstools werden dem Anwalt Text-, Audio- und Video-Chat per Computer oder Mobilgerät ermöglicht. Onvico gewährleistet dabei einen sicheren Dateiaustausch. So lassen sich Mandantengruppen erreichen, die zuvor nicht oder nur schwer zugänglich waren.
Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Einer der größten Vorteile ist, dass Anwälte und Mandanten ohne technisches Know-how auf das Tool zurückgreifen können. Voraussetzung ist nur ein Internetzugang und ein aktueller Webbrowser. Für den optionalen Video-Chat benötigt man zusätzlich noch eine Webcam und ein Mikrofon (Headset). Daneben sollte natürlich die Gesprächsumgebung eine ungestörte Unterhaltung ermöglichen. Also ein Büro ohne Publikumsverkehr oder die heimische Wohnung des Mandanten. Die Nutzung eines öffentlichen WLANs ist unkritisch, da die Kommunikation verschlüsselt erfolgt.
Für welche Art von Mandantengesprächen eignet sich die Videokommunikation?
Jeder Jurist sollte ein Gefühl dafür entwickeln, ob es sinnvoll ist, lieber ein persönliches Gespräch mit dem Mandanten zu führen oder ob es für beide Seiten praktischer ist, formale Dinge per Video-Chat abzuklären. Bei sehr heiklen Rechtsbereichen wie Familien- oder Strafrecht ist sicherlich die persönliche Kommunikation die bessere Wahl.
Jüngere Generationen stehen dieser Kommunikationsform im Allgemeinen meist offener gegenüber. Fest steht, dass immer mehr Menschen – auch ältere – mit Video-Chats vertraut sind, um zum Beispiel mit Freunden und Familien in Kontakt zu treten.
Videokommunikation kann Anwalt und Mandant Zeit und Geld sparen
In jedem Fall bietet sich ein solches Tool vor allem für Anwaltskanzleien an, die Mandanten überregional oder langfristig betreuen und unter hohem Effizienz- und Kostendruck stehen. Eine Terminabstimmung kann einfach per Einladungsmail erfolgen. Aufgrund der technischen Sicherheitsstruktur erfüllen Anwälte, die Tools wie onvico nutzen, dennoch das anwaltliche Berufsgeheimnis.
Welche Online-Beratungstools gibt es derzeit noch auf dem Markt?
Weitverbreitete Anwendungen wie Facebook Messenger bzw. WhatsApp stehen im Rahmen der DSGVO in der Diskussion. Wer sein Berufsgeheimnis wahren möchte, sollte diese Anwendungen nicht im Kanzleialltag benutzen. Das Tool onvico ermöglicht laut Hersteller hingegen eine sichere Kommunikation.
Online-Rechtsberatung kann Zukunftsfähigkeit sichern
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird in den kommenden Jahren auch Anwälte vor neue Herausforderungen stellen – ihnen aber auch neue Möglichkeiten bieten. Anwaltskanzleien, die derartige Tools nutzen, sichern langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit und können ihren Mandanten mehr Service bieten.
Die Nutzung von Chats und Messengern wie WhatsApp und Co. ist im Alltag schon jetzt etabliert. Mit speziell für die anwaltliche Arbeit konzipierten Tools können Sie die Vorteile dieser Kommunikationswege nutzen, ohne auf Sicherheit und Vertraulichkeit zu verzichten. Onvico lässt sich zudem in das Corporate Design der Kanzleiwebsite integrieren.
Fazit: Videokommunikation eignet sich für effiziente und schnelle Absprachen
Mit dieser Technologie eröffnet sich die Möglichkeit, Kosten und Zeit für Reisen zu minimieren und durch den unkomplizierten Dokumentenaustausch Vorgänge zu verschlanken und zu beschleunigen. Neben den Einsparungen der Reisekosten können Anwälte ihren Mandanten zusätzlich flexiblere und schnellere Rechtsberatung bieten.
Lesen Sie demnächst auch einen Testbericht zu onvico auf legal-tech.de!
Weitere Informationen finden Sie unter www.onvico.de
Foto: Fotolia.com/fizkes
Gerhard Felsche ist Experte für digitale Kommunikation. Er verfolgt die Entwicklung der neuen Technologien seit Jahren und berät Unternehmen bei der Umsetzung neuer Kommunikationsstrategien.
