BGH-Beschluss zur elektronischen Fristenkontrolle: Die Sichtweise der Software-Anbieter

Von Softwareindustrieverband Elektronischer Rechtsverkehr

Im legal-tech.de-Fachgespräch zwischen den Legal Tech-Experten Dr. Christina-Maria Leeb und Markus Hartung zum BGH-Beschluss zur elektronischen Fristenkontrolle wurde auch Kritik an die Anwaltssoftwarehersteller geäußert. Was sagen diese dazu? Jetzt bezieht RA Ralph Hecksteden, Geschäftsführer des Software Industrieverband Elektronischer Rechtsverkehr (SIV-ERV), im Interview mit legal-tech.de Stellung.

Hecksteden, unsere Autorin Dr. Christina-Maria Leeb ist der Ansicht, dass das Urteil zur elektronischen Fristenkontrolle kanzleiinterne Digitalisierungsprozesse hemmt und Entwicklungen wie Legal Tech verlangsamt. Wie stehen Sie dazu?

RA Ralph Hecksteden (RH): Das Urteil des BGH wird keinesfalls die Digitalisierungsprozesse in den Kanzleien hemmen oder Legal Tech verlangsamen. Aus Sicht des SIV-ERV setzt der BGH lediglich seine sehr stringente Rechtsprechung zu den Organisationsanforderungen an Anwältinnen und Anwälte fort. Für uns Softwarehersteller besteht kein Unterschied darin, wie sorgfältig ich die Fristen im Anwaltsbüro behandele. Egal, ob Fristen digital oder analog erfasst, verändert oder gelöscht werden, es gelten die berufsrechtlichen Sorgfaltspflichten. Wenn ich das auch mit Softwareeinsatz weiter so lebe, kann eigentlich nichts passieren. Denn bei ordentlicher Führung und Prüfung der Fristen durch zwei Beteiligte dürfte kein Fehler passieren.

Früher musste ich für jeden Anwalt einer Kanzlei erstens einen aktengebundenen Fristenzettel ausfüllen, der von zwei Personen abgezeichnet wurde. Zweitens eine separate Fristenliste aus dem papiergeführten Fristenkalender für jede Anwältin bzw. jeden Anwalt zur Verfügung haben. Heute mache ich das Gleiche – nur mit der Anwaltssoftware. Der Arbeitsprozess hat sich also nicht geändert. Neu ist lediglich, dass ich aus Sicherheitsgründen die Fristenliste ausdrucke. Das BGH-Urteil hat also eigentlich gar nichts mit Software zu tun, sondern mit der Kanzleiorganisation.

Wie reagieren Sie als Software-Anbieter auf den BGH-Beschluss zur elektronischen Fristenkontrolle?

RH: Erstmal sind wir verwundert, über welche Kompetenz der BGH bei der Beurteilung von grafischen Benutzerschnittstellen verfügt und dass er Kenntnisse über eine angeblich höhere Fehleranfälligkeit bei digitalen Prozessen hat.

Die Aussage, die vorhanden Angebote an Anwaltssoftware seien nicht ausreichend, können wir als SIV-ERV nicht nachvollziehen. Offenbar liegen den Richterinnen und Richtern keine detaillierten Kenntnisse darüber vor, was heute schon geht. So können Dokumente eingescannt werden und der/die Anwender/in wird automatisch zur Termins- und Fristenerfassung geführt. Standardfristen sind hinterlegt und werden vorgeschlagen; nicht zu Ende geführte Prozesse der Termins- und Fristenerfassung angezeigt. Diese Automation wird ständig weiterentwickelt, so dass wir nicht jetzt reagieren müssen auf das Urteil. Die Anbieter von Anwaltssoftware reagieren nicht nur, wir agieren bereits weit im Vorfeld – und zwar bevor der BGH zur Organisation in Anwaltsbüros etwas sagen muss, weil ein menschlicher Fehler in der Kanzlei passiert ist.

Was sagen Sie zur Kritik, die Dr. Maria-Christina Leeb und Markus Hartung im Fachgespräch über Anwaltskanzleisoftwarehersteller äußern?

RH: Diese Kritik ist zu pauschal. Aus dem Beschluss des BGH lässt sich leider nicht herauslesen, was genau mit welcher Software schief gelaufen ist. Deshalb kann man nicht allgemein sagen, dass Anwaltssoftware besser gestaltet werden muss. Der Vorschlag, Guidelines von den Anwaltskammern entwickeln zu lassen, halten wir vom SIV-ERV für nicht zielführend. Dort sitzen hauptsächlich Berufsrechtler, aber keine Software-Experten. Bei den Software-Anbietern sitzen sowohl im Produktmanagement als auch in der Entwicklung zugelassene Anwältinnen und Anwälte. Zusätzlich werden Fachkenntnisse von hauptberuflich tätigen Anwältinnen und Anwälten am Markt eingeholt sowie umfangreiche Kundenbefragungen und -tests durchgeführt.

Im Übrigen darf nicht vergessen werden, dass jeder Kanzleiinhaber immer noch selbst entscheidet, wie weit sie oder er sich der elektronischen Bearbeitung unterwirft. Egal, wie sie oder er sich organisiert, es muss für Fehlerfreiheit gesorgt werden.

Herr Hecksteden, ich danke vielmals für das Gespräch.

Das Gespräch führte Bettina Taylor

Foto: © Adobe Stock/stock56876

Unsere Autorin Dr. Christina-Maria Leeb ist der Ansicht, dass das Urteil kanzleiinterne Digitalisierungsprozesse hemmt und Entwicklungen wie Legal Tech verlangsamt. Wie stehen Sie dazu?

Eine solche Rechtsprechung beschleunigt die Digitalisierung sicher nicht, aber von einem Hemmnis können wir hier auch nicht sprechen. Legal Tech und Digitalisierung allgemein sind ja deutlich mehr als nur der elektronische Fristenkalender. Das reicht von der Unterstützung der Fallbearbeitung mittels semantischer Textanalysen bis hin zu smarten Dokumentvorlagen, die sich je nach vorliegenden Sachverhalten automatisch aufbauen. Dort, wo manuelles Tippen durch digitale, workflowgesteuerte Abläufe ersetzt wird, können Fehler durchaus reduziert werden. Insofern ist für uns die Auffassung des BGH nicht nachvollziehbar, wonach analoges Arbeiten weniger fehleranfällig sei als digitales Arbeiten. Im Zuge des Ausbaus des elektronischen Rechtsverkehrs bleibt zu hoffen, dass der Gesetzgeber hier zeitnah eine eindeutige Regelung zum Führen eines digitalen Fristenkalenders trifft und so die Entscheidung des BGH obsolet macht.

Wie reagieren Sie als Software-Anbieter auf den BGH-Beschluss?

Die vom BGH geforderten Funktionen sind bereits seit Jahren in unserer Software enthalten. Sie können mit den durchgängigen Workflows der digitalen Posteingangsbearbeitung direkt eine juristische Frist auswählen. Die Fristberechnung erfolgt dann automatisch, inklusive einer Übernahme in den Fristenkalender. Bei DATEV werden die Fristen im Fristenkalender auch sofort festgeschrieben. Dies bedeutet: Eine eingetragene Frist lässt sich nicht versehentlich und unbemerkt ändern, löschen oder verschieben. Es bedarf immer eines Stornos der Frist. Da der geforderte Ausdruck eines Fristenkontrollblatts durch den BGH auch nur eine Bestätigung aus älterer Rechtsprechung darstellt, unterstützt auch hier die Software bereits. Bei Eintragung einer juristischen Frist kann das Kontrollblatt sofort automatisch gedruckt werden. Dies lässt sich in der DATEV-Software problemlos einstellen. Das ist zwar kein Schritt in Richtung Papierverringerung, automatisiert aber zumindest den notwendigen Schritt zur Einhaltung des BGH-Beschlusses. Letztlich müssen wir aber festhalten, dass die Verantwortung für die korrekte Eintragung einer Frist nicht alleine von einer Software übernommen werden kann, es Bedarf weiterhin der Kontrolle des Bearbeiters. Dass es dafür des Medienbruchs bedarf, können wir jedoch nicht nachvollziehen.

Was sagen Sie zur Kritik, die in dem Artikel an Anwaltskanzleisoftware-Anbieter geäußert wird?

Derart pauschalisierender Kritik kann man als einzelner Hersteller kaum begegnen. Wenn ich mir einzelne Teilprozesse ansehe, werde ich bei jedem Hersteller gute und schlechte Beispiele für Digitalisierung finden. Eine Diskussion auf dieser Ebene führt zudem am Kern der Frage vorbei: Wir erleben es noch viel zu häufig, dass bei der Digitalisierung der analoge Teilprozess einfach eins zu eins in die digitale Welt übertragen wird. Wenn wir Digitalisierung vernünftig angehen, müssen wir aber die Prozesskette als Ganzes denken und digitalisieren – oder aus Kanzleisicht gesprochen: Ich muss auch bereit sein, mich mit den Abläufen der Kanzleiorganisation auseinanderzusetzen und diese in eine digitale Welt hinein weiterzuentwickeln. Und genau an dieser Stelle fürchte ich, wird das BGH-Urteil seinen größten Schaden hinterlassen: Es zementiert eine analoge Denkweise, die Prozesse bewusst stückelt, um möglichst viele Kontrollstellen einzufügen.

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• 23.07.2019: Expertengespräch zur elektronischen Fristenkontrolle – Ist die Rechtsprechung noch zeitgemäß? - mit Dr. Maria-Christina Leeb und Markus Hartung