Digitale Mandatsannahme: Vorteile und Lösungsansätze

Von Lukas Pagel

Die Digitalisierung revolutioniert alle Branchen und auch der juristische Sektor steht vor einem Wandel. Die digitale Mandatsannahme, unterstützt durch künstliche Intelligenz (KI), bietet Kanzleien hier zahlreiche Vorteile. Von der Effizienzsteigerung über Kostenreduktion bis hin zur Verbesserung der Mandantenbindung – moderne Kanzleien profitieren enorm von dieser innovativen Technologie. Doch wie genau funktioniert die digitale Mandatsannahme und welche Lösungsansätze gibt es? In diesem Artikel erfährst du, warum eine digitale Mandatsannahme ein Muss für zukunftsorientierte Kanzleien ist.

So funktioniert die digitale Mandatsannahme

Nachdem ein Mandant oder eine Mandantin mit der Kanzlei Kontakt aufgenommen hat, wird er oder sie gebeten, in Vorbereitung auf das erste Beratungsgespräch die Online-Mandatsannahme auszufüllen.
Die Mandatsannahme erfolgt über transparente und einfach verständliche Formulare, die beispielsweise durch integrierte Widgets in der Kanzlei-Website eingebettet werden können.
Dort kann der Mandant sein Anliegen umfassend beschreiben und alle wichtigen Dokumente wie Fotos oder Gutachten hochladen. Dabei wird er Schritt-für-Schritt von dem Formular durch den Fragenkatalog geleitet und kann ganz einfach alle relevanten Informationen wie beispielsweise wichtige Angaben zu den beteiligten Personen oder Informationen zum Arbeitsverhältnis (bei einem Fall im Arbeitsrecht) hinterlegen.
Mit diesen Informationen wird die Akte mitsamt Anwaltsschreiben wie zum Beispiel Vollmachten automatisch generiert – direkt auf der Briefvorlage der Kanzlei. Die Akte wird der Kanzlei dann per E-Mail oder Import in die Kanzleisoftware zugestellt.
Für das Beratungsgespräch ist die Kanzlei dann vollständig im Bilde und hatte bereits Gelegenheit, mit der generierten Akte eine Strategie zu entwickeln.

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Vorteile der digitalen Mandatsannahme

Effizienz und Zeitersparnis

Der wohl größte Vorteil der digitalen Mandatsannahme liegt in der Automatisierung und Beschleunigung von Prozessen. Durch den Einsatz von KI können Anfragen rund um die Uhr bearbeitet werden, ohne dass ein menschliches Eingreifen notwendig ist. Dies spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es Anwälten und Anwältinnen, sich auf komplexere Aufgaben wie die tatsächliche Beratung der Mandanten und Mandantinnen zu konzentrieren. Außerdem können die Mandanten mithilfe der digitalen Mandatsannahme ihr Anliegen gründlicher beschreiben und Kanzleimitarbeitenden um Nachfragen und triviale Aufgaben entlasten.

Kosteneinsparung

Durch die Reduktion manueller Tätigkeiten beim Mandanten-Onboarding sinken die Betriebskosten erheblich. Kanzleien können Ressourcen effizienter nutzen und dadurch ihre Wirtschaftlichkeit steigern. Die Investition in digitale Lösungen zahlt sich langfristig durch geringere Personalkosten und höhere Produktivität aus. Zudem ermöglicht die digitale Mandatsannahme eine bessere Skalierbarkeit der Kanzlei, da die gleichen Ressourcen mehr Mandanten effizient betreuen können.

Verbesserte Mandantenbindung

Mandanten und Mandantinnen schätzen schnelle und unkomplizierte Prozesse. Eine digitale Mandatsannahme ermöglicht eine reibungslose und schnelle Kommunikation. Durch den Einsatz von KI können Kanzleien die individuellen Bedürfnisse und Präferenzen der Mandantschaft analysieren und maßgeschneiderte Lösungen anbieten. So kann z. B. durch eine Integration von ChatGPT die Generierung von rechtlichen Schreiben, Zusammenfassungen, Textanalysen und Umformulierungen in juristischer Sprache ermöglicht werden. Die Möglichkeit, Anliegen online und ohne Terminvereinbarung einzureichen, erhöht die Zugänglichkeit der Kanzlei für Mandant:innen erheblich. Dies erhöht die Zufriedenheit, die Bindung und das Vertrauensverhältnis zu den Mandant:innen. Ein positives Nutzererlebnis trägt maßgeblich dazu bei, diese langfristig zu binden.

Intelligente Dokumentenverwaltung

Durch die automatische Kategorisierung und Ablage von Dokumenten wird sichergestellt, dass wichtige Unterlagen schnell zugänglich sind. Dies reduziert die Zeit, die für das Suchen und Verwalten von Dokumenten aufgewendet wird, erheblich. Außerdem wird das Risiko von Fehlern bei der Dokumentenverwaltung minimiert, was die Effizienz und Genauigkeit der Kanzlei weiter verbessert.

Die digitale Mandatsannahme hilft zudem erheblich dabei, moderne Akten übersichtlich und strukturiert aufzubauen, die Datenqualität zu verbessern und neue Mandate zu gewinnen.

Datensicherheit und Compliance

Moderne digitale Lösungen sind darauf ausgelegt, höchste Sicherheitsstandards zu erfüllen. Dies gewährleistet, dass sensible Daten stets geschützt sind und alle rechtlichen Anforderungen eingehalten werden.

Vertrauenswürdige Anbieter führen regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen durch, um den Datenschutz und die IT-Sicherheit kontinuierlich zu gewährleisten. Die Systeme sind nach den neuesten Standards zertifiziert und bieten umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Mandantendaten zu gewährleisten.

Fazit

Die digitale Mandatsannahme bietet moderne und zukunftsorientierte Lösungen für Kanzleien, die ihre Effizienz steigern, Kosten senken und die Mandantenbindung verbessern möchten. Die Implementierung von KI-gestützten Systemen ist dabei der Schlüssel zum Erfolg. Kanzleien, die frühzeitig auf diese innovativen Technologien setzen, verschaffen sich einen klaren Wettbewerbsvorteil und sind bestens für die Zukunft gerüstet.