beA und E-Akte verknüpfen die Kanzlei mit der digitalen Welt

Von Cornelia Hübner

Inzwischen ist das beA wieder an den Start gegangen und damit gilt für alle Anwälte die passive Nutzungspflicht. Zahlreiche Kollegen sind nach wie vor nicht einmal für das beA registriert. Nutzen Sie die Einführung des beA als Chance. Überprüfen Sie Ihre Kanzleiorganisation auf ihre Zweckmäßigkeit und justieren Sie sie.

Was Sie sich schenken können

Derzeit genügt es, wenn Ihre Kanzlei über beA erreichbar ist. Wichtig ist, keine Post zu versäumen. Bei jedem Posteingang in beA sollten Sie daher auf die zentrale Kanzlei-E-Mail-Adresse eine Benachrichtigung erhalten.

Mein Rat lautet aber: Verschwenden Sie nicht allzu viel Zeit damit, das unkomfortable beA-Postfach für Ihre Bedürfnisse einzurichten. Ihr Software-Anbieter wird Ihnen über die beA-Integration zukünftig eine bessere Lösung bieten, die Ihnen die beA-Post direkt in die Anwaltssoftware schickt, ohne dass Ihre Mitarbeiter*innen auf Dauer den umständlichen Weg über www.bea.brak.de gehen müssen.

Ein Posteingang für alles

Viel wichtiger ist, dass Sie in der Zwischenzeit Ihre Kanzleiorganisation so einrichten, dass Sie Briefpost, Faxe, Telefonanrufe und beA an einer zentralen Stelle bündeln. Wenn Sie ins Büro kommen, haben Sie somit nur eine Stelle, an der Sie alle Neuigkeiten finden. Ob das Ihr Outlook-Postfach oder Ihr Posteingang in der Anwaltssoftware ist, ist nicht nur Geschmackssache, sondern hängt davon ab, wie praktisch Ihre Software in diesem Bereich eingerichtet ist. Nutzen Sie die für Sie und Ihre Mitarbeiter*innen einfachste Lösung.

Der Posteingang sollte unbedingt direkt in die Aufgabenverwaltung eingepflegt werden können; von dort aus steuern Sie die Kanzlei, delegieren und erledigen Aufgaben, zu dem Zeitpunkt, den Sie selbst festgelegt haben.

Über das beA und die E-Akte zur digitalen Kanzlei

Schon seit mindestens zwanzig Jahren arbeiten Anwaltskanzleien mit elektronischen Akten (E-Akten). Es könnte also Begeisterung auslösen, dass bald über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) elektronische Schriftsätze direkt aus der E-Akte heraus an Gerichte, Staatsanwaltschaften, Behörden geschickt werden können. Schließlich hat man selten die Möglichkeit, auf einen Schlag so viel Zeit, Papier, Ressourcen und sogar Miete für Aktenräume zu sparen.

Da Sie ohnehin nicht daran vorbeikommen, wieso wollen Sie die oben erwähnten Vorteile nicht so früh wie möglich nutzen? Hier ein paar Tipps, wie Sie schnell und unkompliziert die E-Akte einführen.

Schließlich profitieren andere Unternehmen schon längst von Prozessoptimierungen. Performance und Kundenzufriedenheit steigen laut einer Umfrage von Bitkom signifikant.

Machen Sie es sich so einfach wie möglich

Kleine Kanzleien fürchten sich besonders vor dem Aufwand, den die Einführung der Digitalisierung bringt. Wenn Sie die Entscheidung getroffen haben, dass Sie zukünftig Ihr Büro möglichst papierlos führen wollen, versuchen Sie es, auf eine möglichst simple Weise zu organisieren.

Zunächst brauchen Sie den Support Ihrer Mitarbeiter*innen. Neuerungen lösen häufig Widerstände aus, also überlegen Sie sich, wer Ihre Verbündeten im Büro sein könnten. Auch Mitarbeiter*innen, die sich gegen das Thema wehren, sind wichtig – sie finden die Schwachstellen Ihres Konzepts, und dann können Sie diese schließen. Wichtig ist, dass deutlich wird, dass die Mühen, die der Veränderungsprozess mit sich bringt, langfristig Arbeit und Nerven sparen und somit auch den Erfolg der Kanzlei sichern.

Was benötigt wird

Spaß macht der Kontakt mit der Welt, wenn er einfach und möglichst reibungslos ist.

Gönnen Sie sich Planungszeit mit einigen oder allen Mitarbeiter*innen und schauen Sie, was schon in der Kanzlei an Kenntnissen, Hard- und Software vorhanden ist.

Was bietet Ihre Anwaltssoftware zu dem Thema? Die Anbieter arbeiten noch an der Integration von beA, versprechen aber das Postfach zu integrieren, sobald es läuft.

Vielleicht gibt es bei Ihrem Anbieter (Online-)Schulungen, um sich mit dem Thema vertraut zu machen. Dann finden Sie auch gleich heraus, welche Hardware-Anforderungen der Anbieter hat, um Ihnen den Kontakt mit der E-Welt zu erleichtern.

Vergessen Sie nicht, mit Ihrem IT-Anbieter zu sprechen. Die Sicherheitseinrichtungen Ihrer Kanzlei sollten auf dem aktuellen Stand sein.

Stellen Sie eine Liste auf, was noch benötigt wird und prüfen Sie, ob eine Investition in einen schnelleren Scanner oder einen besseren Internetanschluss sinnvoll ist. Verschwenden Sie nicht Zeit und Nerven Ihrer Mitarbeiter*innen, um ein paar hundert Euro zu sparen. Das rechnet sich unterm Strich nicht.

Fazit: Von den Vorteilen profitieren

Ist der Sprung zur digitalen Kommunikation und Kanzleiorganisation geschafft, profitieren Sie mehrfach:

1. Sie können den Weg in die digitale Kanzlei ohnehin nicht vermeiden. Machen Sie sich die Technik daher so früh wie möglich zum Freund.
2. Verschlanken und verbessern Sie dabei zugleich Ihre Prozesse – so bleibt mehr Zeit für die Arbeiten, die wichtig und umsatzbringend sind – und Spaß machen.
3. Reduzieren Sie Kosten für Papier, Porto und Regal- und Kellerplatz.
4. Gleichzeitig haben Sie Ihre Akte überall und jederzeit griffbereit.

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