Juristische Textanalyse vereinfacht Routinetätigkeiten in der Kanzlei

Von Tina Schulz

Analoge Prozesse bestimmen nach wie vor den Arbeitsalltag in Rechtsanwaltskanzleien. Schriftsätze ausdrucken, Notizen und Verfügungen danach handschriftlich hinzufügen und Ergänzungen von Rechercheergebnissen aus Online-Datenbanken vornehmen – solche Tätigkeiten fallen jeden Tag an und kosten jede Menge Zeit. Und die aufgewendete Zeit ist neben dem Streitwert ein Schlüsselfaktor, wenn es darum geht, ob ein Mandat lukrativ ist.

Der Ablauf ist dabei häufig noch derselbe wie in der vor-digitalen Zeit: Der Anwalt lässt sich die Handakte vorlegen und markiert wichtige Ereignisse, Fundstellen oder Namen manuell auf dem Dokument. Dazu nimmt er meist noch kurze Notizen mit auf – etwa zu wichtigen Fundstellen und Urteilen, die für den Schriftsatz nötig sind. Diese recherchiert er in der Regel parallel am PC oder im Kommentar. Wird die Akte umfangreicher, kommen dann oft noch Haftmarker zum Einsatz, damit Informationen oder Anlagen bei Bedarf schnell auffindbar sind. Je mehr Material sich in einer Akte sammelt – wenn sich der Fall zum Beispiel über mehrere Instanzen zieht oder wenn noch Gutachten hinzukommen –, desto zeitaufwändiger wird die Recherche und die Übersichtlichkeit leidet zusehends.

Texte einfach durchsuchen mit Legal Tech

An diesem Punkt setzt moderne Software an, die juristische Texte automatisiert nach vordefinierten Kriterien durchsuchen kann. Der Anwalt muss also Schriftstücke nicht mehr selbst analysieren, strukturieren und gliedern. Er kann das dem Kollegen Computer überlassen. Ein Praxisbeispiel: Ein Anwalt ist beratend tätig und soll für seinen Mandanten einen umfangreichen Kaufvertrag (z. B. eines Unternehmens) überprüfen oder eine Mängelliste bewerten (z. B. bei einer Klage gegen einen Bauträger). So ein Kaufvertrag besteht meist aus einem langen Hauptdokument und vielen Anlagen. Auf diese Anlagen wird im Vertrag verwiesen. Um sich ein Bild vom Fall machen zu können, muss der Anwalt nach herkömmlicher Vorgehensweise also entweder in der gedruckten Version blättern oder am Bildschirm ein PDF-Dokument durcharbeiten und dabei sehr viel scrollen.

Mit Software zur juristischen Textanalyse lassen sich vorbereitend bereits Sprungmarken setzen, mit denen sich von einer Stelle des einen PDF-Dokuments an eine beliebige Stelle eines anderen Dokumentes navigieren lässt. So kann der Leser direkt aus der Stelle im Vertrag in die verlinkte Anlage wechseln. Nach Prüfung derselben kann er ohne Umwege wieder zurück in den Vertrag springen und dort weitermachen, wo er aufgehört hatte. Das Beispiel zeigt: Mit Software lässt sich in dem Gesamtprozess einiges optimieren.

Semantische Analyse macht Fundstellen verfügbar

Einige Analyseprogamme, wie etwa die „Juristische Textanalyse“ der DATEV eG, verfügen darüber hinaus über eine eingebaute semantische Analysefunktion, die unter anderem Normen, Urteile und zitierte juristische Fundstellen, in einem Dokument selbstständig erkennt und sie direkt mit einem Klick in einer juristischen Datenbank anzeigen kann. So spart sich der Anwalt das Kopieren aus Dokumenten, um von der Gegenseite zitierte Urteile nachzuprüfen. Schließlich sind in einem Schreiben pro Argument häufig gleich zwei Urteile angefügt, um die jeweilige Argumentation zu belegen. Bei einem Sachvortrag führt das schnell zu zehn bis 15 Urteilen – und das schon bei einem einfachen Schriftsatz. Daraus resultiert also eine nennenswerte Zeitersparnis, wenn diese nicht extra abgetippt oder kopiert werden müssen.

Außerdem können solche Systeme erkannte Normen, Urteile und zitierte juristische Fundstellen, aber auch Adressen und Ortsangaben nach bestimmten Schlagwörtern markieren und farblich hervorheben. Über diese visuellen Anker lässt sich der Text deutlich schneller lesen und erfassen. Um Normverweise, Zitate und Fundstellen zu öffnen, genügt ein Mausklick, sofern ein Account bei einem Anbieter für juristische Recherche vorhanden ist. Dann kann über diesen Kontextzugriff medienbruchfrei recherchiert werden.

Digital notieren und archivieren

Ebenfalls praktisch ist eine Notizfunktion in der Software. Damit können direkt während der Bearbeitung wichtige Anmerkungen in Schriftstücken festgehalten werden. So lässt sich zwischen den Markierungen und Notizen schnell hin und her navigieren. Das funktioniert auch dokumentübergreifend. Eine Volltextsuche filtert zudem wichtige Informationen im Text. Gerade komplexe Schriftsätze lassen sich so deutlich schneller bearbeiten.

Statt Schriftstücke wie bisher ausgedruckt in Handakten abzulegen, ermöglicht die Software zur juristischen Textanalyse ein komplett digitales Archiv. Darin lassen sich die Dokumente chronologisch darstellen, was die Navigation erleichtert. Über eine Volltextsuche sind wichtige Information im Dokument leicht aufzufinden. Auch Adressen im Text findet das System automatisch. Da sie direkt über Online-Kartendienste angezeigt werden können, ist ein schneller Überblick über die örtlichen Gegebenheiten einfach möglich. Bei Verkehrsrechtssachen ist diese Funktion beispielsweise sehr hilfreich.