Die Frage: „Hast du so eine Fragestellung schonmal bearbeitet?“ gehört mit einem strukturierten und professionellen Wissensmanagement der Vergangenheit an. Denn mit einer eigenen kanzleiinternen Suchmaschine kann relevantes Wissen für die Fallbearbeitung in Sekundenschnelle abgerufen und genutzt werden. Wie sieht die Arbeit mit einer semantischen Suchmaschine im Kanzleialltag konkret aus? Im Interview beantwortet Prof. Dr. Andreas Penner, Partner der Kanzlei PPP Rechtsanwälte in Düsseldorf, fünf Fragen zum Einsatz eines KI-basierten Wissensmanagement-Tools in seiner Kanzlei – und berichtet, welche Vorarbeiten und Investitionen getätigt werden mussten.
Herr Professor Penner, in der Rechtsbranche ist Wissen noch mehr als in anderen Branchen die elementare Grundlage der Wertschöpfung. Woher kam in Ihrer Kanzlei der Impuls, sich intensiver mit dem Wissensmanagement der Kanzlei zu beschäftigen?
Wir sind eine dynamisch wachsende Kanzlei und beraten in teilweise sehr komplexen Fragestellungen auf allen Gebieten des Gesundheitswesens. Über die Jahre haben wir ein sehr wertvolles Wissen angehäuft, das bisher im Wesentlichen in den elektronischen Fallakten dokumentiert ist. In der täglichen Mandatsarbeit erlebten wir im Bereich des Wissensmanagements die Herausforderung, dass wir nicht richtig oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand auf das interne Wissen der Kanzlei zugreifen konnten. Dies wog umso schwerer, da wir Mandate regelmäßig arbeitsteilig bearbeiten und viel Energie in die Ausbildung junger Kolleginnen und Kollegen investieren. Gerade dort ist es elementar, dass keine Wissensinseln entstehen. Ein Wissensmanagement-Tool, mit dem alle unmittelbar auf das gemeinsame Kanzleiwissen zugreifen können, führt zu einer schnelleren Mandatsbearbeitung und unterstützt die Partner der Kanzlei entscheidend in der Zusammenarbeit mit den Associates und deren Ausbildung.
Wie entlastet Sie die semantische Suchmaschine für Ihre Akten, die Sie nun in Ihrer Kanzlei nutzen, konkret?
Die semantische Suchmaschine[1] reduziert unseren Suchaufwand auf wenige Sekunden. Wir finden in Sekundenschnelle die für die konkrete Fallbearbeitung relevantesten Klauseln und Schriftsatzpassagen in unserem Aktenbestand.
Bei der Prüfung und Gestaltung von Verträgen unterstützt uns das Wissensmanagement-Tool, indem es zu den Klauseln, die wir prüfen oder bearbeiten, Alternativen oder sonstiges Kontextwissen präsentiert. Wir können die Vertragsklauseln aus dem aktuellen Fall mit alternativen Klauseln vergleichen, die in unseren Akten formuliert wurden. Wir haben einen direkten Zugriff auf die Akten und können so auf das dort dokumentierte Wissen zugreifen.
Im Rahmen der forensischen Arbeit können wir in der spezifischen Akte oder im gesamten Aktenpool nach Textsegmenten mit einer hohen semantischen Ähnlichkeit suchen.
Das Tool untersucht z. B. gegnerische Schriftsätze und sucht nach Ausführungen, die thematisch mit den vorgebrachten Argumenten korrespondieren.
So finden wir z. B. zu einem bestimmten Vortrag in der spezifischen Akte weitere inhaltlich relevante Ausführungen oder wir suchen im gesamten Aktenbestand nach Textabschnitten die sich mit den in dem Schriftsatz behandelten Rechtsfragen oder Themen befassen.
Wie hat sich der Wissensaustausch mit Kolleginnen und Kollegen seit der Implementierung des Wissensmanagement-Tools verändert?
Zunächst stellt es für alle eine große Erleichterung dar, das interne Fachwissen der Kanzlei durchsuchen zu können. Wir arbeiten alle intensiv mit juristischen Fachdatenbanken – nun haben wir die Möglichkeit, unsere Recherche auf das interne Wissen zu erstrecken. Wir vermeiden die zeitraubenden Situationen, in denen wir uns gegenseitig fragen, in welchem Verfahren eine ähnliche Fragestellung bereits behandelt wurde. Ebenso entgeht uns nicht mehr, dass ähnliche Fragestellungen bereits von anderen Kolleginnen und Kollegen in der Kanzlei behandelt wurden.
Indem man solche Arbeitsergebnisse unmittelbar findet, intensiviert sich der Wissensaustausch zwischen den Kolleginnen und Kollegen.
Mehr zum Thema Legal Tech im Legal Tech-Magazin Spezial
„Zeitgewinn durch Wissensmanagement“
Welche Vorarbeit musste vor der Einführung des Tools von Ihnen und Ihrem Team geleistet werden?
Wir verwalten unsere Akten mit Lexolution DMS. Da wir als erster Kunde die semantische Suchmaschine in Anbindung an Lexolution DMS nutzen, haben wir im Rahmen einer Entwicklungspartnerschaft Schnittstellenanforderungen definiert und METHODIGY den Zugriff auf unsere Systeme zur Entwicklung der Schnittstelle gewährt. Wir haben uns an den Kosten der Schnittstellenentwicklung beteiligt und konnten im Gegenzug unsere spezifischen Anforderungen für die Suche platzieren. Das Ergebnis ist eine Schnittstelle, die unsere Akteninhalte laufend indexiert und für die semantische Suche bereitstellt.
Die Installation der Suchmaschine erfolgte durch METHODIGY in unserer IT-Umgebung, sodass keine Daten nach außen transferiert werden. Die hierfür erforderliche Hardware haben wir gemäß der von METHODIGY ausgesprochenen Empfehlung angeschafft, wobei die Investition mit ca. 3.000 Euro überschaubar war.
Parallel zu unserer Arbeit mit dem Wissensmanagement-Tool betreiben wir in Zusammenarbeit mit METHODIGY und dem Fraunhofer IAIS ein Projekt, in dem semantische Sprachmodelle spezifisch für uns trainiert werden. Aktuell arbeiten wir mit vortrainierten Modellen, die von METHODIGY-Kunden standardmäßig zur Verfügung gestellt werden und sind mit der Ergebnisqualität schon sehr zufrieden. Angedacht ist, dass wir in Zukunft auf mehrere Standardmodelle und auf individuell für unsere Kanzlei weitertrainierte Modelle zugreifen werden.
Haben Sie abschließend noch einen Tipp für Kanzleien, die ihre Wissensarbeit effizienter gestalten wollen?
Auch wenn im Kanzleialltag sehr wenig Zeit dafür vorhanden ist, es lohnt sich, das Thema Wissensmanagement konsequent voranzutreiben. Der Vorteil der semantischen Suche ist, dass Sie auf Wissensbausteine in Ihren Verträgen oder Schriftsätzen wie auf Textbausteine in einer Musterverwaltung zugreifen. Sie haben aber nicht den Aufwand einer Musterverwaltung, die erfahrungsgemäß viel Mühe und Disziplin in der laufenden Pflege erfordert.
Herr Professor Penner, vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Antworten.
Prof. Dr. Andreas Penner ist Gründungspartner der Kanzlei PPP Rechtsanwälte, leitet den Standort Düsseldorf und hat diesen seit 2016 aufgebaut. Mit dem Gesundheitsrecht befasst er sich seit 2002, zuerst in Forschung und Lehre, seit 2007 als Rechtsanwalt mit Fortsetzung von Lehr- und Forschungstätigkeit. In seiner anwaltlichen Tätigkeit hat er von Beginn an nahezu ausschließlich Unternehmen im Gesundheitsrecht beraten.
