hinweisgebersystem

„Wir wollen eine Win-Win-Win-Situation schaffen, indem sich jeder auf seine Expertise konzentriert“

Einblicke in die Zusammenarbeit der Kanzlei Aderhold mit LegalTegrity bei der Einführung eines Hinweisgebersystems

Von Dr. Thomas Altenbach und  Dr. Christian H. Müller

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sowie das neue deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) als Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie (2019/1937) verpflichten Unternehmen ab einer Größe von 50 Mitarbeitenden, sichere Meldekanäle anzubieten, über die Gesetzesverstöße innerhalb des Unternehmens oder der Lieferkette gemeldet werden können. Das HinSchG wird voraussichtlich Anfang 2023 verabschiedet und drei Monate später in Kraft treten. Kanzleien profitieren, wenn sie sich gut vorbereiten: Nicht nur können sie ihre Mandanten und Mandantinnen umfassend beraten, sondern im Idealfall auch schon ein eigenes Hinweisgebersystem für Mandant:innen anbieten – z. B. in Kooperation mit einem entsprechenden Anbieter von Hinweisgebersystemen wie LegalTegrity. Im Interview geben Dr. Christian Müller von der Kanzlei Aderhold und Dr. Thomas Altenbach von LegalTegrity einen Einblick, wie sich die Zusammenarbeit gestaltet und welche Vorteile sie für Kanzlei und Mandant:innen hat.

Herr Dr. Müller, wie kam es dazu, dass Sie sich für das Thema „Hinweisgebersystem“ mit LegalTegrity einen Partner gesucht und nicht bspw. selbst entwickelt haben?

Dr. Christian Müller: Unsere Expertise liegt in der rechtlichen Beratung. Wir sehen jedoch die Vorteile, die sich aus der Digitalisierung ergeben und integrieren daher „Legal Tech“ bereits bestmöglich in unsere Beratung. Wir nutzen die Digitalisierung z. B. dazu, den Berufsträger:innen in unserer Kanzlei mehr Zeit für ihr Kerngeschäft zu geben, indem wir sich wiederholende Aufgaben automatisieren und die Administration der Mandate vereinfachen. Hierzu zählen z. B. die Einhaltung von Fristen und effiziente Kommunikation wie auch die Automatisierung von Schriftsätzen.

Aufgrund der Bedürfnisse unserer Mandanten und Mandantinnen haben wir uns entschieden, diesen auch in den Beratungsfeldern rund um das HinSchG und LkSG die gewohnt hoch qualifizierte Beratung zu bieten. Die Entwicklung eines eigenen Hinweisgebersystems hätte sich jedoch für eine Kanzlei unserer Größe wirtschaftlich nicht getragen und liegt auch nicht in unserer Kernkompetenz. Dennoch war es uns wichtig, ein Hinweisgebersystem „aus unserem Haus“ anzubieten, das speziell auf unsere Anforderungen zur optimalen Betreuung unserer Mandantschaft zugeschnitten ist. Dies entspricht unserem grundsätzlichen Anspruch – wir genießen das Vertrauen unserer Mandantschaft und möchten ihnen nur das anbieten, was unseren Ansprüchen an Qualität und Sicherheit entspricht.

Deshalb war es für uns entscheidend, einen vertrauenswürdigen Partner zu finden, bei dem wir uns vollumfänglich auf die technische Umsetzung und die rechtliche Expertise bei der Umsetzung verlassen können. Dazu gehört natürlich auch, dass man als Partner die gleiche Sprache spricht.

Herr Dr. Altenbach, weshalb hat LegalTegrity sich dazu entschieden, sog. „Partner-Modelle“ für Kanzleien anzubieten?

Dr. Thomas Altenbach: Beim Inkrafttreten der DSGVO waren viele Kanzleien nicht vorbereitet: Sie konnten die Anfragen ihrer Mandanten nicht erfüllen und verloren nicht nur Umsatz, sondern auch ganze Mandate. Die wenigen Kanzleien, die vorbereitet waren, konnten viele neue Mandate gewinnen. Ähnliches wird durch das LkSG und HinSchG wieder passieren. Wir wollten eine Win-Win-Win-Situation schaffen, in der sich zum Vorteil des Mandanten jeder Partner auf seine Expertise fokussiert: LegalTegrity auf Technik und die Berater auf ihre rechtliche Expertise.

Compliance und Recht leben vom Vertrauen: Aufgrund unserer praktischen Erfahrung und rechtlichen Expertise rund um die Einführung und Betreuung von Hinweisgebersystemen können sich unsere Partner darauf verlassen, dass unser Hinweisgebersystem in jeder Hinsicht rechtskonform ist. Für die gute Zusammenarbeit mit unseren Partnern ist entscheidend, dass wir Mandantenschutz garantieren und keine eigene Rechtsberatung anbieten. Durch flexible Partner-Modelle (von reinen Empfehler-Modellen bis zum White-Label-Modell[1]) passen wir uns an die jeweiligen Bedürfnisse unserer Partner aus Rechtsanwaltskanzleien, Compliance- und Datenschutz-Beratungen, sowie Steuerberatungen und IT-Systemhäusern an.

Mit diesen Kooperationen können wir schneller skalieren und unsere Partner haben eine moderne, digitale Lösung zur effizienten und rechtskonformen Betreuung aller Mandanten und Mandantinnen in einem System. Sie können sich auf die Beratung rund um die Einführung der Meldekanäle fokussieren.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit auf technischer Ebene? Wie sieht es mit dem Support für die Kunden bzw. Unternehmen aus?

Dr. Christian Müller: Unsere Mandanten erhalten von uns die Software sowie die rechtliche Beratung rund um das Hinweisgebersystem aus einer Hand. Wir können eigenständig Demo-Accounts für interessierte Mandanten anlegen. Das System ist intuitiv und benutzerfreundlich, sodass dies ganz einfach möglich ist, auch wenn man es nicht täglich nutzt. Entscheidet sich ein Mandant für die Software-Lösung und unseren Service, übernehmen wir nicht nur die Buchung und Abrechnung, sondern auch das sofortige Anlegen und die unternehmensspezifische Individualisierung des Hinweisgebersystems für das Unternehmen. Im selben Moment wird LegalTegrity automatisch über diese Buchung informiert. Für den unmittelbaren Kontakt und die Abwicklung stehen allein wir unseren Mandanten und Mandantinnen im Rahmen einer ganzheitlichen Beratung zur Verfügung.

Dr. Thomas Altenbach: Wir sind nur für den technischen Support zuständig, natürlich auch bei unseren White-Label-Partnern. Wir treten gegenüber den Unternehmen jedoch als „neutraler“ Service auf: sowohl bei technischen Fragen per Mail oder Telefon, als auch bei der Annahme von Meldungen über die Whistleblowing-Telefonhotline, die bei unseren Software-Lizenzen inklusive mit zur Verfügung steht. Die rechtliche Beratung gehört nicht zu unserem Geschäftsmodell und das wird sich in Zukunft auch nicht ändern. Wir sind ein Software-Unternehmen.

Welche Entwicklungen erwarten Sie in Sachen Hinweisgeberschutz am Markt?

Dr. Christian Müller: Wir sehen sowohl mit Blick auf das sich abzeichnende Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes als auch mit Blick auf das Beschwerdeverfahren im Sinne von § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz ein zunehmend wachsendes Bedürfnis an einer ganzheitlichen Rechtsberatung unter Einschluss von technischen Lösungen. Insofern ist es uns wichtig, durch eine verlässliche Partnerschaft die Marktentwicklungen mitzugehen und auf die Anforderungen unserer Mandantschaft gewohnt kompetent reagieren zu können. Dabei wollen wir die besonderen Bedürfnisse des Mittelstands nicht aus den Augen verlieren.

Dr. Thomas Altenbach: Wir beobachten eine starke Zunahme an Anbietern für Hinweisgebersysteme in unterschiedlicher Qualität. Wenn sich nach Verabschiedung des Hinweisgeberschutzgesetzes auf einmal alle Unternehmen auf die Suche nach einer geeigneten Lösung machen, wird es vermutlich einen ähnlichen „Run“ auf die Anbieter geben wie bei der DSGVO. Damals konnten bestehende Anbieter die Nachfrage nicht befriedigen. Davon werden auch dieses Mal wieder neue Anbieter profitieren. Doch Achtung! In einem Hinweisgebersystem werden sensible Unternehmensdaten verarbeitet. Sicherheit steht hier an erster Stelle. Wir sind daher z. B. 2020 nicht – wie bei einem B2B-Software-Start-up üblich – mit einem MVP (Minimum Viable Product, ein „minimal funktionsfähiges Produkt“, Anm. d. Red.) an den Markt gegangen. Unsere Software war zum Zeitpunkt des Markteintritt bereits „bombensicher“. An dieser Stelle möchten wir allen Unternehmen empfehlen, Lösungen ganz genau unter die Lupe zu nehmen: Transparentes Pricing sowie Datenschutz und IT-Security sollten bei der Auswahl eines Anbieters die höchste Priorität haben. Um es mal etwas anschaulich zu formulieren: „Nur weil jemand bisher erfolgreich Äpfel angebaut hat, haben seine Birnen nicht zwangsweise die gleiche Qualität.“

Wir sind überzeugt: Partnerschaften wie diese zwischen LegalTegrity und Aderhold sind die Zukunft. Wenn sich jeder Partner verlässlich auf seine Kernkompetenz konzentriert, profitieren alle davon und der Endkunde erhält das Beste der verschiedenen Welten aus einer Hand.

Bild: Adobe Stock/©ribkhan
[1] Unter „White-Label-Modell“ versteht man die Nutzung des Hinweisgebersystems im eigenen KanzleiDesign, ohne namentliche Nennung des Herstellers.
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Dr. Thomas Altenbach ist Compliance-Experte mit langjähriger Erfahrung als Inhouse-Jurist in global agierenden Unternehmen. Als CEO von LegalTegrity ist er einer der Pioniere für cloudbasierte Hinweisgebersysteme, die auf die speziellen Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen ausgerichtet sind und alle aktuellen, rechtlichen Anforderungen (bspw. LkSG und HinSchG) erfüllen. Er verfügt über praktische Einblicke zur Umsetzung der wesentlichen Anforderungen: aus eigener Erfahrung als Hinweisgebersystem-Verantwortlicher bei der Deutschen Bank und Daimler sowie aus LegalTegrity-Kundenperspektive.

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Dr. Christian H. Müller, LL.M. Eur., EMBA von der Aderhold Rechtsanwaltsgesellschaft in Dortmund ist Experte für Kartellrecht und Compliance. Er berät zu allen Fragen des deutschen und europäischen Kartellrechts einschließlich der Fusionskontrolle sowie zu Fragen der Compliance und Compliance Management Systemen. Dabei spielen insbesondere die Umsetzung von unternehmensspezifischer Kartellrechtscompliance sowie Einrichtung und fortlaufende Betreuung von Hinweisgebersystemen eine Rolle.

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