Hallo Kira: Neue KI-Büroassistenz soll Kanzleien bei Erreichbarkeit und Erstkontakt entlasten

Viele Kanzleien kennen das Problem: Das Telefon klingelt – reagieren die Mitarbeitenden nicht schnell genug, ist der Anruf weg. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Mandantschaft an eine schnelle Rückmeldung. Mit Hallo Kira ist jetzt ein neues Tool am Start, das Kanzleien bei Erreichbarkeit und Erstkontakt entlasten soll: Anrufe werden angenommen, Anliegen strukturiert erfasst und an die richtige Stelle weitergegeben.

Wir haben Gründer Marc Pfeiffer dazu befragt. Und: Zehn Kanzleien, die Hallo Kira in der Praxis kostenlos und unverbindlich ausprobieren möchten, bekommen über legal-tech.de die Möglichkeit, das Tool zu testen und gerne auch Feedback zu geben.

Herr Pfeiffer, was ist „Hallo Kira” in einem Satz – und welches Kanzleiproblem lösen Sie damit am häufigsten?

Marc Pfeiffer: Kira ist die KI-Büroassistenz für Kanzleien, die rund um die Uhr Anrufe entgegennimmt, Mandantenanliegen strukturiert erfasst, Termine koordiniert und Aufgaben direkt an die richtigen Ansprechpartner weiterleitet.

Viele Kanzleien stehen unter erheblichem Druck: Sie müssen für Mandanten jederzeit erreichbar sein, gleichzeitig aber ihre Zeit effizient für Beratung und Fallbearbeitung nutzen. Gerade das Telefon stellt hier ein zentrales Problem dar – Anrufe verlangen sofortige Reaktion, während unbeantwortete Gespräche schnell zu verpassten Chancen führen.

Hier setzt Kira an. Jeder Anruf wird professionell angenommen, alle relevanten Informationen strukturiert erfasst und in Aufgaben überführt. So können Anwältinnen und Anwälte sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, während Kira Routineaufgaben übernimmt.

Welche Kanzleitypen profitieren Ihrer Erfahrung nach am meisten?

Marc Pfeiffer: Wir sind überzeugt, dass jede Kanzlei von Hallo Kira profitieren kann. Die Vorteile sind für alle gleich relevant, entfalten ihre Wirkung jedoch je nach Kanzleigröße und Arbeitsweise auf unterschiedliche Weise.

• Kleinere Kanzleien profitieren vor allem von weniger Stress und weniger Unterbrechungen. Gerade selbständige Anwältinnen und Anwälte ohne Assistenz werden deutlich seltener bei ihrer konzentrierten Arbeit unterbrochen. Auch wenn die Assistenz mal krank oder im Urlaub ist, übernimmt Kira nahtlos.
• Strafrechtler profitieren besonders von der erhöhten Erreichbarkeit. Für Mandanten ist es eine enorme Belastung und ein großer Stressfaktor, in einem strafrechtlichen Fall belangt zu werden. Gerade in dieser emotionalen und angespannten Situation ist ein erster Kontakt zu einer Kanzlei besonders wichtig, da er Sicherheit und Orientierung gibt.
• Zivilrechtliche Kanzleien profitieren insbesondere davon, dass komplexe Sachverhalte und umfangreiche Vorgeschichten bereits beim Erstkontakt strukturiert erfasst werden. Mandanten haben oft einen hohen Erklärungsbedarf, der am Telefon viel Zeit kostet. Kira sammelt diese Informationen systematisch ein, sodass Kanzleien bereits mit einem klaren Überblick in den Fall einsteigen können.
• Steuerkanzleien profitieren davon, dass die richtigen Ansprechpartner automatisch zugeordnet werden. Je nach Anliegen kann dann an die Beratung oder Buchhaltung durchgestellt werden.
• Große Kanzleien profitieren von der Skalierbarkeit, da auch mehrere Anrufe parallel verarbeitet werden können. Die konsistente Qualität des Erstkontakts sorgt für ein einheitliches Mandantenerlebnis über alle Standorte hinweg. Zudem ist Kira vollständig multilingual einsetzbar und ermöglicht eine konsistente Ansprache internationaler Mandanten.

Welche Aufgaben übernimmt Kira konkret heute?

Marc Pfeiffer: Bei der Telefonannahme führt Kira professionelle Begrüßungen durch, nimmt Anliegen strukturiert auf und erfasst alle relevanten Daten wie Name, Kontaktdaten, Rechtsgebiet und Dringlichkeit. Standardfragen zu Öffnungszeiten oder Standorten werden direkt beantwortet, und Termine können unmittelbar in verbundene Kalender gebucht werden.

Die E-Mail-Verarbeitung umfasst das automatische Lesen und Analysieren eingehender E-Mails, wobei Anliegen, Kontaktdaten und relevante Informationen extrahiert werden. E-Mails werden automatisch nach Aufgabentypen klassifiziert und in strukturierten Zusammenfassungen aufbereitet.

Hallo Kira verfügt auch über eine WhatsApp- und Social-Media-Anbindung. Nachrichten aus WhatsApp und dem Facebook Messenger werden automatisiert verarbeitet, klassifiziert und strukturiert erfasst, inklusive der Möglichkeit zur direkten Terminvereinbarung. Das erweitert die Erreichbarkeit erheblich und ermöglicht es, eine breitere und auch jüngere Zielgruppe anzusprechen.

Woran merkt eine Kanzlei nach 30 Tagen am deutlichsten, dass Kira „wirkt”?

Marc Pfeiffer: Keine verpassten Anrufe mehr. Alle Anrufe werden erfasst, auch außerhalb der Geschäftszeiten. Die Kanzlei sieht plötzlich, wie viele Kontakte sie vorher verloren hat.

Anwälte erhalten vor Rückrufen bereits alle relevanten Informationen. Die typischen Rückfragen wie „Haben Sie eigentlich eine Rechtsschutzversicherung?” entfallen komplett.

Anwälte werden seltener bei der Arbeit unterbrochen, da Kira Standardfragen beantwortet und nur qualifizierte Anliegen weiterleitet. Durch die strukturierte Vorqualifizierung können Anwälte schneller entscheiden, ob ein Mandat passt.

Welche Informationen erhebt Kira strukturiert vor einem Rückruf?

Marc Pfeiffer: Kira erfasst systematisch eine Vielzahl von Informationen, die individuell pro Kanzlei konfigurierbar sind. Dazu gehören Kontaktdaten wie Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, das Hauptanliegen mit Zuordnung zu Rechtsgebieten, sowie die Klassifizierung nach den von der Kanzlei konfigurierten Aufgabentypen.

Besonders wichtig ist die Erfassung von Dringlichkeit und Fristen. Kira erkennt Fristen wie „Einspruchsfrist läuft ab” und bewertet die Dringlichkeit basierend auf dem Kontext. Zusätzlich werden kontextuelle Informationen wie Streitwert, beteiligte Parteien und Vorgeschichte dokumentiert.

Je nach konfiguriertem Aufgabentyp werden spezifische Fragen gestellt. Die Konfiguration dieser Fragen wird von Hallo Kira kostenfrei übernommen, ist aber auch selbstständig über eine intuitive Nutzeroberfläche durchführbar.

Wie funktioniert die Übergabe, wenn ein Mensch übernehmen muss?

Marc Pfeiffer: Kira kann Anrufe direkt und ohne technischen Aufwand über die hinterlegte Rufnummer weiterleiten. Die Weiterleitung erfolgt nahtlos auf die empfangende Nummer, ohne dass zusätzliche Systeme oder Konfigurationen nötig sind. Dabei entscheidet Kira intelligent, welche Rufnummer für den jeweiligen Fall am besten geeignet ist, sodass Anrufe zuverlässig beim richtigen Ansprechpartner landen.

Wie verhindern Sie, dass Kira „falsche Erwartungen” weckt?

Marc Pfeiffer: Kira ist explizit darauf trainiert, keine Rechtsberatung zu erteilen. Kira kann nur definierte, von der Kanzlei konfigurierte Aufgaben bearbeiten. Bei Fragen außerhalb dieser Aufgaben erfasst Kira das Anliegen und leitet es weiter. Bei komplexen rechtlichen Fragen verweist Kira immer auf einen Rückruf durch einen Anwalt. Grundsätzlich gilt: Bei Unsicherheit fragt Kira nach oder leitet weiter, anstatt zu raten.

Welche Standardfragen kann Kira sinnvoll beantworten – und wo ziehen Sie bewusst Grenzen?

Marc Pfeiffer: Kira beantwortet Standortinformationen wie Adressen und Öffnungszeiten, Kontaktinformationen wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen, allgemeine Organisationsfragen und von der Kanzlei konfigurierte Standard-Serviceanfragen. Zudem kann Kira die Verfügbarkeit prüfen und Termine direkt buchen.

Bewusst gezogene Grenzen: Kira gibt keine Rechtsberatung und keine Preisauskünfte, außer wenn dies explizit konfiguriert wurde. Mandatsspezifische Informationen wie Aktenzeichen oder Mandatsstatus liegen Kira nicht vor. Bei rechtlichen Einschätzungen wird immer an einen Anwalt weitergeleitet. Wenn etwas nicht bekannt ist, sagt Kira „Das weiß ich nicht” statt zu raten.

Welche Daten werden verarbeitet – und wie lange werden sie gespeichert?

Marc Pfeiffer: Verarbeitet werden vollständige Audioaufnahmen und Transkriptionen aller Telefongespräche, Metadaten wie Anrufzeit, Dauer und Rufnummern, vollständige E-Mail-Inhalte mit Metadaten und Anhängen, Kundendaten wie Name und Kontaktdaten, sowie Aufgabendaten wie Klassifizierung, Status und Zuweisungen.

Die Speicherdauer ist in der AVV geregelt und beträgt typischerweise so lange wie für die Mandatsbearbeitung notwendig, mindestens jedoch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Daten können manuell gelöscht werden und eine automatische Löschung nach konfigurierter Frist ist möglich.

Auf Anfrage einzelner Mandanten können ihre Daten auch individuell gelöscht oder die Verarbeitung eingeschränkt werden.

Was ist der typische Einrichtungsaufwand – und was übernimmt Ihr Team dabei?

Marc Pfeiffer: Die komplette Einrichtung übernehmen wir. Konkret richten wir eine Weiterleitung Ihrer bestehenden Telefonnummer auf die Kira-Nummer ein, entweder direkt in Ihrer Telefonanlage oder über Ihren Telefonie-Anbieter. Die Integration in Social-Media-Kanäle oder in das Mandantenmanagementsystem verläuft individuell, je nach den Bedürfnissen der Kanzlei.