Die qualifizierte elektronische Signatur ist in vielen Kanzleien bereits fester Bestandteil des Alltags. Ob beim Einreichen von Schriftsätzen, beim Abschluss von Verträgen oder bei interner Dokumentation: Digitale Signaturen sorgen für rechtssichere Abläufe und beschleunigen Prozesse. Für die Kommunikation über das beA reicht die beA-Karte bzw. die mit ihr nutzbare Signaturfunktion aus. In manchen Szenarien sind jedoch kostenpflichtige E-Signatur-Lösungen komfortabler. Vor allem können sie Zeit und Portokosten sparen. In diesem Beitrag stellen wir vier dieser Lösungen vor.
Es gibt drei E-Signatur-Standards:
- Einfache elektronische Signatur (EES): Niedrigste Sicherheitsstufe, z. B. eingescannte Unterschrift.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Höhere Sicherheitsanforderungen, z. B. Identitätsprüfung via Mobiltelefonnummer.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Höchste Sicherheitsstufe, der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Die beA-Signaturfunktion ist auf das beA-Ökosystem zugeschnitten. Wer Dokumente wie Mandatsunterlagen, Verträge oder NDA‘s jenseits des beA-Systems senden und dort rechtsverbindlich (z. B. mit Schriftformerfordernis) signieren möchte, macht sich das Leben mit einer „externen“ E-Signatur-Lösung häufig leichter.
Wann lohnt sich eine kostenpflichtige E-Signatur-Lösung?
Allein aus Kostengründen lohnt sich eine E-Signatur-Lösung für viele Kanzleien, denn vielen Anbieter bieten Modelle ab 20-25 Euro im Monat an (je nach Volumen). Rechnen Sie einmal aus, wie viele Dokumente Sie pro Monat zur Unterzeichnung verschicken und wie viel Porto pro Sendung anfällt. Die durchschnittlichen Kosten können Sie dann denen mit Ihrer präferierten E-Signatur-Lösung vergleichen.
Eine kostenpflichtige E-Signatur-Plattform (z. B. cloudbasierte Signaturdienste, Integrationslösungen oder Mandantenportale mit Unterschriftsfunktion etc.) kann in den folgenden Fällen sinnvoll sein:
| Szenario | Vorteil / Nutzen von eSignatur-Lösungen |
| Verträge und Dokumente außerhalb des beA-Systems müssen unterschrieben werden. | Die Mandantschaft kann von überall unterschreiben, Verträge müssen nicht per Post hin und her geschickt werden. |
| Mehrere Vertragsparteien müssen ein Dokument unterschreiben. | Alle Parteien können zeitsparend online signieren. |
| Integration in Kanzleisoftware, DMS, Workflows | Moderne E-Signatur-Plattformen bieten APIs, Automatisierung, Vorlagenerstellung und Integration (z. B. in Mandantenportale) an. |
| Skalierbarkeit und Komfort | Massensignaturen, parallele Unterschriften, Erinnerungsfunktionen, Übersicht über eingegangene und ausstehende Signaturen ist möglich. |
| Mandantenerlebnis und Branding | Einfache Bedienung, Dokumente können mit Kanzleilogo versehen werden. |
| Rechtssicherheit und Nachweisführung | Ein gutes E-Signatur-Tool dokumentiert, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. |
Folgende Kriterien sollte man bei der Auswahl eines E-Signatur-Anbieters beachten
- Werden alle Signaturniveaus angeboten (EES, FES, QES)?
- Hosting / Serverstandort in der EU?
- Möglichkeit der Integration (Kanzleisoftware, DMS, API, Workflows)?
- Nutzerfreundlichkeit / Mandantenfreundlichkeit
- Kostenmodell (Pay-per-Use, Abo, Volumenpreise)
- Authentifizierungsverfahren (z. B. Ausweis, Video-Ident, SMS etc.)
- Dokumentation, Beweissicherheit, Protokollierung
- Mandanten-Einbindung und Mehrparteienunterzeichnung möglich?
Ausgewählte E-Signaturlösungen im Vergleich
Versuchen Sie im Vorfeld zu ermitteln, wie viele Dokumente in etwa pro Jahr von Ihnen bzw. Ihrer Mandantschaft zur Unterzeichnung übermittelt und rückübermittelt werden müssen, um den für Ihre Kanzlei passenden Tarif zu finden.
Skribble
Mit der Lösung des Schweizer Unternehmens Skribble können Kanzleidokumente mit allen verfügbaren E-Signatur-Standards (EES, FES und QES) unterschrieben werden. Einen USB-Stick oder Card-Reader brauchen Sie trotz QES-Standard nicht. Die Lösung bietet zudem eine Stapelsignatur für eine beliebige Anzahl an Verträgen. Dokumente können über den Browser oder aus der bestehenden Software heraus unterschrieben werden (z. B. über ein Plug-in oder die Integration via APIs).
Wer mit Gerichten oder Behörden in der Schweiz zu tun hat, kann die Lösung zudem nutzen, um dort Eingaben zu machen.
Kosten: Der günstigste Tarif kostet 9 Euro pro Monat (Individual) und bietet bis zu 120 einfache E-Signaturen (EES). Alle Signatur-Standards (EES, FES und QES) bietet der nächste Tarif (Team, 23 Euro pro Monat). Skribble kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden.
Mehr erfahren: skribble.com/de-ch/anwaelte/
inSign
Insign ist eine deutsche E-Signatur-Lösung für Steuer- und Anwaltskanzleien sowie Wirtschaftsprüfungen. Sie bietet die Möglichkeit, PDF-Dateien über jeden Browser zu unterzeichnen. Unterzeichnende Parteien müssen selber keine Lizenz haben oder einen Account erstellen, sondern können über einen Link auf das entsprechende Dokument zugreifen und es mir ihrer Unterschrift versehen. Es besteht auch die Möglichkeit, Dokumente mit einem Kanzlei- bzw. Unternehmenssiegel zu versehen.
Kosten: Der günstigste Tarif (inSign 365) kostet 24,90 Euro pro Monat und umfasst die Standards EES und FES. Die QES ist gegen Aufpreis erhältlich. Wer die QES direkt im Abo haben möchte, kann den Tarif „inSign connect” (API) nutzen (Preis auf Anfrage). Das Unternehmen bietet eine einmonatige kostenlose Testphase an.
Mehr erfahren: getinsign.de/
DocuSign
Docusign ist ein US-amerikanischer Anbieter und weltweiter Marktführer im Bereich des Vertragsmanagements. Das Unternehmen betreibt mehrere Rechenzentren in der EU. Auch hier können alle verfügbaren E-Signatur-Standards (EES, FES und QES) genutzt werden. Die QES von DocuSign erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services).
Kosten: Das günstigste Abo beinhaltet fünf Umschläge (Versandvorgänge), in die bis zu 99 Signaturen eingefügt werden können. Hier können die Standards EES und FES genutzt werden. Wer die QES nutzen möchte, kann den Vertrieb kontaktieren oder einen erweiterten Plan buchen. DocuSign kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden.
Mehr erfahren: docusign.com/de-de
FP Sign
Der deutsche Anbieter FP Sign ermöglicht das digitale Signieren von Dokumenten mit verschiedenen Signaturstufen. Da die Lösung über eine DATEV-Schnittstelle verfügt, ist sie insbesondere für DATEV-Kanzleien und Steuerbüros geeignet.
Kosten: Im Business-Tarif zahlen Unternehmen bzw. Kanzleien 24,90 Euro pro Monat für unlimitierte Vorgänge und Nutzende, die Dokumente unterschreiben. Auch die QES kann in diesem Tarif genutzt werden. FP Sign kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden.
Mehr erfahren: fp-sign.com/de/fp-sign-fuer-steuerberater_wirtschaftpruefer_datev
Neben den bereits genannten Lösungen gibt es eine Reihe von Kanzleimanagement- und Dokumentenerstellungstools, die E-Signaturlösungen integriert haben, z. B. top.legal oder Scriptomat.
