Das beA: Fluch oder Segen für die Anwaltschaft? Ein Erfahrungsbericht

Von Christian Solmecke und  Andrea Weingran

Der Countdown läuft: Spätestens ab dem 01.01.2022 sind alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte verpflichtet, den Gerichten Dokumente elektronisch zu übermitteln. Der Schlüssel zum Erfolg soll das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) werden. Bereits im November 2016 nahm die Bundesrechtsanwaltskammer eine erste Version des Postfachs in Betrieb, musste sie allerdings aufgrund von Sicherheitsmängeln schnell wieder abschalten. Nach einer längeren Durststrecke wurde der Betrieb dann am 03.09.2018 wieder aufgenommen und eine vollständige Nutzung möglich. Seitdem hat das beA für viel Fluchen und Jubeln in der Rechtsanwaltschaft gesorgt. Der nachfolgende Beitrag ist eine Bestandsaufnahme aus knapp drei Jahren beA-Selbstversuch in der Kanzlei Wilde Beuger Solmecke. Wir beschreiben, was in dieser Zeit gut gelaufen ist, welche technischen Entwicklungen das Postfach durchlaufen hat und wo die Vor- und Nachteile liegen.

Vorbereitung und Einrichtung

Begonnen hat alles vor drei Jahren. Wie vermutlich in allen Kanzleien waren wir zu Beginn recht skeptisch, was das besondere elektronische Anwaltspostfach anging, aber auch neugierig auf den neuen Kommunikationsweg. Da wir bereits zu diesem Zeitpunkt einen großen Teil unserer Akten rein digital in unserer Cloud-Kanzleisoftware führten, sahen wir in dieser Neuerung eine Chance, unser digitales System weiter auszubauen und zu verfeinern. Wir haben also die Client Security-Software der Bundesrechtsanwaltskammer heruntergeladen und uns die notwendige Zusatzhardware angeschafft. Ebenfalls wurden die beA-Basiskarten für alle Anwältinnen und Anwälte unserer Kanzlei bestellt und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Für unsere Rechtsanwaltsfachangestellten wurden Mitarbeiterkarten bestellt. Unsere Testphase konnte beginnen.

Von Beginn an spürbare Arbeitserleichterung durch das beA

Bereits sehr schnell stellten wir fest, dass uns das beA viel Arbeit und Papierkosten erspart. Das Versenden von beglaubigten und einfachen Abschriften von Schriftsätzen entfällt über das beA vollständig (§ 169 V ZPO[1]), es werden nur noch Originale digital versendet. Zu Beginn sah dies auf Seiten vieler Gerichte noch anders aus. Ein Großteil der deutschen Gerichte druckte die über das beA erhaltenen Schriftsätze noch vollständig – zum Teil mehrfach – aus, um diese zu den eigenen Akten zu nehmen und an die weiteren Beteiligten des Verfahrens per Post zuzustellen. Diese Vorgehensweise wird jedoch immer seltener, da auch die Gerichte vermehrt auf die digitale Aktenbearbeitung umstellen und den Vorteil erkennen, die digital erhaltenen Schriftsätze auch digital weiterzuleiten.

Das Versenden von Dokumenten über das beA

Das eigentliche Erstellen und Versenden einer beA-Nachricht ist unkompliziert und ähnelt der Arbeit mit einem E-Mail-Postfach. Es müssen einige Voraussetzungen gem. § 130 a ZPO[2] beachtet werden: Der Schriftsatz muss in ein durchsuchbares PDF (PDF-A) formatiert werden, ebenso die Anlagen. Der Schriftsatz selbst muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, bzw. von der verantworteten Person signiert und auf sicherem Übermittlungsweg eingereicht werden (§ 130 a III ZPO[3]). Die Anlagen werden chronologisch benannt. Nach dem Setzen eines Kontrollhäkchens im beA-Client wird automatisch ein Strukturdatensatz erzeugt, über den die Gerichte die Nachrichten automatisch verarbeiten können. Inklusive des Strukturdatensatzes und Signaturdateien können bis zu 100 Dateien mit einem Volumen von 60 MB pro Nachricht übermittelt werden.

Sofern der Anwalt bzw. die Anwältin den Schriftsatz nicht selbst erstellt, kann dieser von einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin vorbereitet und in den Entwürfen des beA hinterlegt und später vom Anwalt bzw. der Anwältin signiert und versendet werden. Diese Vorgehensweise entspricht der Papier-Postmappen-Variante. Bei der Zustellung eines Schriftsatzes an Kolleginnen und Kollegen kann ein elektronisches Empfangsbekenntnis angefordert werden. Gerichte können ebenfalls Dokumente gegen Empfangsbekenntnis an Anwältinnen und Anwälte zustellen. Die einfache Signatur auf dem Schriftsatz (Name des Anwalts oder der Anwältin) muss mit der elektronischen Signatur übereinstimmen.

Während des Versandvorgangs wird der Schriftsatz verschlüsselt und auf sicherem Weg übermittelt. Der Schriftsatz gilt als eingegangen, sobald er beim Empfänger gespeichert ist. Der Absender bekommt eine automatische Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs (130 a V ZPO[4]).

Zeitersparnis durch das beA

Diese Vorgehensweise erleichtert im Kanzleialltag nicht nur den Versand von umfangreichen Schriftsätzen. Vor dem beA musste man zum Teil stundenlang warten und mehrere Versuche unternehmen, bis ein Schriftsatz fristwahrend per Telefax an das Gericht gesendet werden konnte. Dann konnte das Gericht oft Teile des Schriftsatzes aufgrund der Qualität nicht lesen und der Schriftsatz selbst musste im Original hinterhergeschickt werden.

Auch der digitale Posteingang über das beA ist gut handzuhaben. Die Dokumente können einfach heruntergeladen und in die Kanzleisoftware integriert werden.

Nachteile des beA

Derzeit können über das beA versendete Videos noch nicht von den Gerichten verarbeitet werden. Auch ist das Auffinden von Kolleginnen und Kollegen im Adressbuch des beA manchmal etwas aufwendig. Besonderes Augenmerk muss auf die Benennung der zu übermittelnden Dokumente gelegt werden. Dokumente, die Umlaute enthalten, könnten unter Umständen vom Empfänger nicht verarbeitet werden und verschwinden im Daten-Nirvana. Auch beim beA muss der ordnungsgemäße Empfang durch den Anwalt bzw. die Anwältin kontrolliert und dokumentiert werden.

Bislang besteht für die Anwaltschaft lediglich eine passive Nutzungspflicht des beA, was in unserer Kanzlei schon zu einigen „lustigen“ Anmerkungen von Kollegen geführt hat. So wurde uns in einer Angelegenheit eine 12 Uhr Frist gesetzt, auf welche wir um 11.45 Uhr per beA reagiert haben. Der Kollege antwortet uns daraufhin erbost, dass es ja unmöglich wäre, kurz vor Ablauf der Frist über dieses beA zu antworten.

Was ist bei Nutzung des beA zu beachten?

Natürlich muss der Anwalt bzw. die Anwältin das beA regelmäßig im Auge behalten und Postein- wie Postausgänge überwachen. Zur Erleichterung kann in den Einstellungen des Postfachs hinterlegt werden, dass man per E-Mail über Posteingänge informiert wird.

Diejenigen, die das beA über ihre Kanzleimanagement-Software nutzen, sollten unbedingt einen Blick auf das Urteil des OLG Braunschweig vom 18.11.2020 11 U 315/20 werfen. Das Gericht verlangt von Anwältinnen und Anwälten, dass sie nach dem Versand eines Schriftsatzes über die Kanzleisoftware zusätzlich noch einmal im beA Online-Portal vorbeischauen und den ordnungsgemäßen Versand gegenchecken. Wir dürfen gespannt sein, ob andere Gerichte dieser strengen Sichtweise folgen werden.

Fazit: Nach Anfangsschwierigkeiten große Fortschritte in der Digitalisierung

In den ersten eineinhalb Jahren gab es beim beA leider öfter technische Probleme, das beA war längere Zeit nicht erreichbar. Diese Ausfälle stellten auch unsere Kanzlei vor massive Probleme, da wir unseren Kanzleiablauf, nicht zuletzt aufgrund der aktuellen Pandemiesituation, mittlerweile vollständig digital aufgestellt haben und das beA als Kommunikationsmittel, zumindest mit den Gerichten, fast ausschließlich nutzen. In den letzten Monaten wurden diese Ausfälle aber sehr selten und sind in der Regel schnell behoben.

Alles in allem hat das beA uns in Sachen Digitalisierung vorangebracht. Wie so oft reift eine Software beim Kunden, nur dass hier die gesamte deutsche Anwaltschaft Leidtragender ist. Andererseits hat Corona gezeigt, dass die Digitalisierung in der Anwaltschaft nicht mehr aufzuhalten ist. Insofern führt kein Weg am beA vorbei. Wir blicken auf jeden Fall positiv in die digitale Anwaltszukunft.

[1] § 169 V ZPO

[2] § 130 a ZPO

[3] § 130 a III ZPO

[4] 130 a V ZPO