Wie gelingt erfolgreiche Digitalisierung in Kanzleien?

Von Claudia Schieblon

Digitalisierung und Innovation sind Themen, die heutzutage fast jede Kanzlei betreffen. Dabei stehen verschiedene Kanzleien vor ganz unterschiedlichen Herausforderungen. Hier unterstützt das neu erschienene Praxishandbuch „Digitalisierung und Innovation in Kanzleien“ von Claudia Schieblon. Die Herausgeberin leitet das Professional Management Network (PMN), ein Netzwerk für Managementfachleute in Kanzleien und WP-Gesellschaften. Das Buch betrachtet Digitalisierung aus unterschiedlichen Perspektiven und gibt u. a. Tipps, wie neue Systeme und Tools in Kanzleien erfolgreich eingeführt und Prozesse optimiert werden können. Im Interview berichtet Claudia Schieblon, wer von der Lektüre des Buchs profitieren kann - und wieso erfolgreiche Digitalisierung in Kanzleien weit mehr ist als „nur“ Legal Tech.

Frau Schieblon, zu Beginn kurz zusammengefasst: An wen richtet sich Ihr neues Buch „Digitalisierung und Innovation in Kanzleien“ und welchen Mehrwehrt können die Leser:innen aus der Lektüre ziehen?

Das Buch richtet sich an alle, die in ihren Kanzleien Digitalisierung und Innovation vorantreiben und an diejenigen, die sie dabei als Externe unterstützen. Die Beiträge des Buchs sollen ihnen Informationen und Anregungen geben, wie sie Digitalisierung in ihrer Kanzlei konkret aufsetzen können. Es bietet eine Vielzahl an Beispielen von Kanzleien, die zeigen, wie diese unterschiedliche Herausforderungen erfolgreich angegangen sind.

Außerdem bietet es Argumente, um diejenigen zu überzeugen, die meinen, dass Kanzleien auch ohne Digitalisierung auskommen.

Der Blickwinkel der Autor:innen ist unterschiedlich, entsprechend ihren Funktionen als Managing Partner, CFO, Leiter IT oder als Legal Engineer sowie dem Zuschnitt ihrer Kanzlei. So ist sicherlich für jeden Leser bzw. jede Leserin ein Ankerpunkt dabei.

Wie ist die Idee zu dem Buch entstanden?

Innerhalb des PMN (Professional Management Network) forciere ich den Austausch der Managementverantwortlichen von Wirtschaftskanzleien und habe gesehen, dass Digitalisierung alle Bereiche betrifft – in der Mandatsarbeit lässt sich ebenso viel durch Technik vorantreiben wie im Knowledge-Management oder in der Finanzabteilung. Ich wollte die Breite des Digitalisierungspotenzials in Kanzleien aufzeigen. Doch zugleich verändert sich noch vieles mehr: Die Kanzlei- und Führungskultur, die Offenheit für Innovation und die Offenheit für fachübergreifende Teams. Digitalisierung ist kein reines Technikthema, sondern geht in jede Pore der Kanzlei.

In dem Vorwort zu dem Buch schreiben Sie, dass viele Anwälte und Anwältinnen die Digitalisierung in Kanzleien ausschließlich auf Legal Tech reduzieren, obwohl das Thema Digitalisierung in Kanzleien noch viel umfassender ist. Können Sie kurz erklären, wie diese Aussage zu verstehen ist und wie Sie das Thema im Buch behandeln?

Legal Tech ist ein wichtiger Teil der Digitalisierung in Kanzleien und es ist großartig, dass so viel Begeisterung für Legal Tech im Markt und für die damit einhergehenden Innovationen entstanden ist. Durch Legal Tech gibt es ja nun richtig coole Tools auf dem Markt und die Arbeit daran macht auch Jurist:innen viel Spaß, wie die Erfolge der Inhouse-Angebote, wie „Coding for Lawyers“ und „Legal Hackathons“ zeigen. Doch es reicht nicht nur, einige neue Systeme zu implementieren. Wenn eine Kanzlei sich ernsthaft auf die Herausforderungen der nächsten Jahre vorbereiten möchte, muss sie alle Prozesse der Kanzlei daraufhin untersuchen, wie diese standardisiert und digitalisiert werden können. So wird die Kanzlei effektiver arbeiten und künftig bei Mandant:innen bestehen können, für die es immer wichtiger wird, dass ihre juristischen Partner:innen preislich wie technisch auf der Höhe der Zeit sind.

Das Buch beschäftigt sich mit einer Vielzahl von Themen rund um Legal Tech und die Digitalisierung in Kanzleien, z. B. dem Wandel der Kanzleikultur, Legal Innovation, Künstliche Intelligenz in der Rechtspraxis und Datensicherheit beim mobilen Arbeiten. Doch welches Digitalisierungsthema ist das dringlichste?

Auf diese Frage würden Sie wohl die unterschiedlichsten Antworten bekommen, je nachdem wen Sie fragen. Ich denke, dass letztendlich die Veränderung der Kanzleikultur am wichtigsten ist, denn sie bereitet den Weg für mehr Digitalisierung und Fortschritt in der Kanzlei. Doch jede:r, der/die sich mit Kulturwandel beschäftigt hat, weiß, wie schwierig schon kleine Veränderungen sind.

Letztendlich muss das Kanzleimanagement die große Linie festlegen und dann durch eine Vielzahl an Aktivitäten Veränderungen auf allen Ebenen forcieren.

Dafür braucht man tolle Initiativen, die viele begeistern und mitziehen - und vor allem einen langen Atem. Und immer wieder: Kommunikation. Kommunikation. Kommunikation.

Vor welchen besonderen Herausforderungen stehen Wirtschaftskanzleien beim Thema Digitalisierung und wie können diese gemeistert werden?

Generell ist es in einer Partnerschaftsgesellschaft schwieriger, Beschlüsse zu fassen und Investitionen zu tätigen als in anderen Unternehmen. Da werden aufgrund unterschiedlicher Interessen der „Shareholder“ wichtige Investitionen für die Zukunft nicht selten auf unbestimmte Zeit vertagt. Zudem haben Kanzleien aktuell eine hohe Arbeitsauslastung sowie einen Mangel an Mitarbeiter:innen, so dass nicht wenige Digitalisierungsinitiativen verschoben werden. Da lohnt es sich, frühzeitig Fachkräfte für diesen Bereich gewonnen zu haben, die diesen Bereich kontinuierlich vorantreiben und potenzielle Einsatzmöglichkeiten für Legal Tech-Lösungen oder neue Software bei aktuellen Mandant:innen einbringen – dafür muss natürlich ein entsprechendes Budget für Technologie zur Verfügung stehen.